Меня зовут Станислав Шаповалов, мы с партнерами Иваном Гончаровым и Меружаном Осепяном владеем 11 ресторанами Subway в Ростове-на-Дону, Краснодаре, Липецке и Казани. Subway стремится поддерживать многообразие в меню, но при этом важно, чтобы учетная система была единой. В наших подразделениях работает 105 человек. Всего в России более 550 заведений Subway, а в мире — более 44 800.
В меню ресторанов — сэндвичи, салаты и роллы. С учетом предпочтений покупателей, мы предлагаем здоровую альтернативу традиционному фастфуду: овощи, мясные начинки, соусы и хлеб, который выпекается прямо на местах каждые 4 часа. Свежие продукты, приятная атмосфера, молодой персонал — так видят наш бизнес клиенты. Но как он устроен изнутри?
Причины автоматизации
Еще пару лет назад мы вели учет одновременно во множестве различных программ. В основном использовали привычные «гугл-документы» и Excel. Для печатных форм приема на работу — «1С:Зарплата и управление персоналом», которая была установлена на компьютере менеджера. Малую часть бухгалтерских операций проводили в «1С:Бухгалтерия предприятия». Также отдельно вносили и получали данные из системы контроля работы персонала и системы учета рабочего времени.
Из-за отсутствия единого программного обеспечения для ведения учета мы, то и дело, сталкивались с трудностями. Было сложно хранить и систематизировать большое количество данных из истории работы организации, нормативно-справочная база была разрозненной, много времени уходило на создание первичных документов, на обработку и сопоставление разноплановой информации, часть из которой могла и вовсе потеряться. У нас не было уверенности в полноте и стопроцентной достоверности аналитических отчетов.
Тогда очень остро встал вопрос о систематизации ведения управленческого учета. Объединения в одном месте, по принципу одного окна, всего контура управленческих инструментов, касающихся операционной и аналитической деятельности ресторана быстрого питания - от внесения и получения данных до постановки задач.
В нынешних реалиях мы хотели создать учетную систему именно с помощью российской программы. И к тому времени уже знали компанию «ГЭНДАЛЬФ» как одного из ведущих партнеров «1С» по автоматизации в России и первого в Южном федеральном округе, поэтому обратились к ним для решения наших учетных проблем. Мы оперативно встретились со специалистами, оценили объем задач, заключили договор, составили тех. задание и приступили к запланированным действиям.
Решение
«ГЭНДАЛЬФ» разработал комплексный план по реализации управленческих механизмов на базе системы «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» и приступил к реализации.
Взаимодействие с внешними учетными системами:
- Для получения данных о продажах и поступлениях денежных средств настроили механизм обмена с фронт-офисом на базе компьютерно-кассовой системы для автоматизации ресторанного бизнеса.
- Для получения информации об эффективности работы персонала в рамках установленных стандартов доработали механизм обмена с системой контроля работы сотрудников.
- Для расчета зарплаты по фактически отработанному времени сотрудников создали механизм получения данных из системы учета рабочего времени.
- Для корректного распределения зарплаты в привязке к показателям сотрудников доработали механизм обмена данными с бухгалтерией.
- Для автоматического разнесения данных и проставления корректных статей затрат и статей ДДС доработали механизм загрузки информации из банка клиента.
Блок управленческой документации для учета и формирования мотивационной части заработной платы сотрудников:
- Создали механизм по учету и распределению премиальных показателей сотрудников в зависимости от типов продаж: продажи в ресторане и доставки через сервисы Delivery Club и Яндекс Еда. И от видов продаж: большие сэндвичи, напитки или десерты.
- Разработали систему учета для фиксации и распределения премиальных фондов, а также персонального премирования и депремирования.
- Настроили механизм для формирования внутренней отчетности за контрольный период: отдельный документ + отчет «Планерка».
Создали обработки для упрощения работы управленческого персонала:
- групповая обработка по созданию заказов клиента с анализом предполагаемых остатков товара на складе и размерности упаковок продукции с привязкой к контрагенту;
- групповая обработка по созданию платежных поручений на основании заказов клиентов и условий договоров с указанием графика платежей по периоду;
- ряд отчетов для фиксации источников привлечения персонала.
Механизмы для контроля взаиморасчетов с контрагентами и управляющей компанией:
- контроль взаиморасчетов с агрегаторами доставок Яндекс Еда и Delivery Club;
- формирование строгой отчетности для Управляющей компании — отчет типа Wiser;
- контроль выплат роялти и НДС с роялти.
На базе типового функционала системы «1С» создали блок взаимодействия сотрудников, включающий:
- голосование и проведение опросов;
- проставление групповых периодических задач пользователям;
- автоматические переносы неисполненных задач сотрудников.
Настроили роли и права доступа пользователей. Для этого «ГЭНДАЛЬФ» внедрил карту прав с разграничением по доступности объектов пользователям и доработал ряд документов с условием видимости объектов на форме в зависимости от роли пользователя.
Результаты
Мы довольны результатом. Мы получили единую систему для формирования управленческой отчетности и ведения всей операционной деятельности на базе «1С:Управление предприятием общепита». Необходимое ПО было куплено и установлено на один сервер. Совокупная стоимость проекта, включая разработку ПО, приобретение и настройку серверного оборудования, составила около 5 млн рублей.
Теперь мы можем хранить всю историю предприятия, не боясь утери или искажения данных. Наша нормативно-справочная информация унифицирована в разрезе всех точек учета: номенклатура, контрагенты, рецептуры. А скорость создания первичной документации выросла в разы.
Кроме того, у нас с партнерами появились действенные инструменты для анализа деятельности компании и работы с персоналом. Увеличился уровень контроля мотивации и расчета заработной платы.
Но останавливаться на достигнутом мы не планируем. Сейчас единая система учета на базе «1С» охватывает только 6 из 11 принадлежащих нам заведений Subway. В рамках постпроектного обслуживания у ГЭНДАЛЬФ мы планируем расширить систему на остальные рестораны.
Работы по проекту выполнены компанией «ГЭНДАЛЬФ».
