Разработка собственной WFM-системы для сети Tom Tailor на платформе 1С: как автоматизация графиков работы персонала и интеграция с KPI помогли сократить рутину на 50%, оптимизировать ФОТ и повысить прозрачность мотивации. В кейсе — архитектура решения, ключевые возможности и экономический эффект от внедрения «идеального графика».
Tom Tailor — бренд casual одежды на каждый день, созданный, выросший и расположенный в Гамбурге, Германия. Производит одежду для повседневной жизни.
Причины создания «идеального графика»
Как и во многих розничных сетях, здесь точность планирования и оптимальное распределение ресурсов напрямую влияют на выручку. В России у сети порядка 60 магазинов в разных городах, несколько сотен продавцов с разным рабочим графиком и постоянно меняющийся поток покупателей, что, в итоге, увеличивает нагрузку на управленцев, формирующих графики смен персонала.
В компании решили создать собственный инструмент планирования рабочей нагрузки — «идеальный график», который будет показывать, сколько сотрудников нужно вывести в смену. Такой подход позволит оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ) и отслеживать возможные неточности в управлении.
Аналитики сети разработали математическую модель для определения покупательского трафика в разрезе часов и дней. А команда «Ателье информационных систем» выступила партнером в реализации проекта, взяв на себя разработку самописного модуля 1С на управляемых формах, интеграцию с действующей инфраструктурой заказчика и перенос логики в новую информационную базу.
Целью проекта является создание нового цифрового инструмента, который позволит руководителям магазинов оперативно формировать рабочие графики на основе прогноза трафика и заданной нормы человеко-часов с учетом бюджетов, особенностей конкретных точек продаж и рабочего расписания каждого сотрудника.
Как было
До начала проекта планирование рабочих смен в сети Tom Tailor выполнялось вручную. Администраторы и директора магазинов формировали графики на основе личного опыта, субъективных оценок трафика и ограниченных данных прошлых месяцев. Бывали ситуации, когда в день с минимальным количеством покупателей выводили чрезмерное число продавцов, что увеличивало затраты на оплату труда при небольшой выручке, и наоборот: при высоком трафике продавцов в зале было меньше — это приводило к упущенной выгоде.
При этом существующие табели заполнялись не постоянно, встречались переработки или пробелы в сменах. Поэтому был нужен новый подход, который бы позволил управленцам принимать обоснованные решения, — основанные на данных, но при этом гибкий, понятный и простой в использовании.
Этапы проекта
На первом этапе разработали систему в виде самописного решения на управляемых формах 1С с использованием 1С:Библиотеки стандартных подсистем (БСП). Такой подход обеспечивает гибкость, удобство доработки и независимость от типовых ограничений.
Первым этапом разработали интерфейс планирования графиков с возможностью загрузки норм человеко-часов по каждому магазину. Эти данные поступают в систему из Excel-шаблонов и формируют основу расчета.
На основании прогноза трафика система строит модель: необходимое количество персонала в зале в каждый конкретный час, исходя из заданной нормы. Пользователь (администратор или директор) видит на экране таблицу с указанием, сколько людей нужно на каждый час и день. Человеку остается только выбрать конкретных сотрудников из списка доступных — и система заполняет график.
Помимо заданных данных по трафику система рассчитывает норму сотрудников, опираясь на текущие тренды: есть встроенная логика корректировки модели на основе реального трафика текущего месяца. Если данные за первые дни месяца показывают, например, резкий рост посещаемости по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, система пересчитывает прогноз с повышающим коэффициентом. Это позволяет оперативно скорректировать план: например, усилить смену в пиковые часы, даже если история предыдущих лет таких пиков не показывала. После завершения месяца аналитики компании получают данные об отклонениях и используют их для уточнения формул.
Система контролирует и общий фонд рабочего времени и предупреждает, когда количество часов превышено. Например, сотрудник должен отработать 160 часов в месяц, а ему уже проставили 168 часов. Администратор может отредактировать график, подвинуть смены, распределив нагрузку иначе — и сразу увидеть результат. Информация о корректировках сохраняется для последующего анализа.
При этом проект реализуется параллельно с переносом на новую информационную базу: помимо организационной структуры в самописную систему для отслеживания графика будет перенесена и мотивация. Это позволит заложить фундамент под будущие этапы развития: добавление аналитики и отчетности.
В итоге на первом этапе мы внедрили рабочий прототип системы «идеальный график», который используется директорами магазинов при формировании смен.
Результат — перераспределение ручной нагрузки: руководителю больше не приходится с нуля заполнять график, проверять, нет ли перегрузки на сотрудников и гадать, сколько продавцов стоит вывести в смену, чтобы не было перерасхода бюджета на оплату труда или упущенной выгоды. Формирование графика опирается на данные: прогнозируемый трафик, норму человеко-часов, занятость сотрудников, текущие тенденции.
Сейчас система самостоятельно формирует расписание, учитывая:
- ставку сотрудника — 0.25, 0.5, 0.75, 1;
- его доступность по времени;
- необходимое количество людей в зале в каждый конкретный час;
- уже отработанные сотрудником часы.
Алгоритм также учитывает внутренние правила, например:
- ночные часы и особенности открытия/закрытия магазинов;
- предпочтения сотрудников — через документ «График доступности»
- сезонные колебания, распределяя вес нагрузки по дням недели и времени суток.
После завершения этапа построения архитектуры и базового функционала, наша команда приступила к следующему шагу — расширению возможностей системы.
Одно из важных улучшений на втором этапе — введение графика доступности сотрудников. Это отдельный документ, в котором каждый человек может заранее указать:
- в какие дни он готов выходить на работу;
- какие дни желательно оставить выходными;
- приоритетные часы — например, кому-то удобно работать только во второй половине дня, а кто-то предпочитает утренние смены.
Благодаря этому снижается риск неожиданных неявок и повышается удовлетворенность сотрудников.
Визуализация и контроль отклонений
Был внедрен механизм контроля конфликтов в графике: система подсвечивает переработки, пробелы и выход за пределы фонда рабочего времени, а руководитель получает предупреждение в реальном времени и может оперативно скорректировать план.
Также реализован план-фактный анализ: можно сравнивать ожидаемую загрузку с фактически отработанными часами и принимать решения по корректировке графика.
Введение электронного согласования
Руководители могут формировать печатные формы графиков и отправлять их сотрудникам через Кадровый электронный документооборот (КЭДО) на подпись, также доступна возможность согласования табелей территориальными менеджерами. А система автоматически напомнит о необходимости внести фактические данные.
Интеграция с мотивацией и KPI сотрудников
Мы реализовали систему расчета мотивации. Благодаря этому руководители получают прозрачный, объективный и автоматизированный инструмент для оценки работы персонала и начисления бонусов.
Фактически отработанные часы, зафиксированные в графике, становятся базой для расчета премий, при этом размер KPI-бонуса зависит от доли выполненной нормы часов. Например, если сотрудник отработал только половину нормы — он получает пропорционально меньший бонус. Все показатели считаются автоматически, что исключает возможность ошибки.
В расчете мотивации учитываются:
- отработанные часы — в сравнении с установленной нормой;
- количество чеков — общее число завершенных продаж, проведенных сотрудником;
- сумма продаж — общая сумма реализованного товара, она показывает вклад сотрудника в выручку магазина;
- возвраты товаров — учитывается как отдельная метрика, влияющая на итоговую премию;
- онлайн-заказы (ДСС) — учитываются заказы, оформленные через сайт, но выданные в офлайн-магазинах. Это помогает видеть реальную загрузку сотрудников, обрабатывающих интернет-заказы;
- CR (Conversion Rate, конверсия) — отношение количества чеков сотрудника к количеству посетителей;
- выполнение плана продаж — основной показатель, на который опирается бонусная система;
- квартальная премия LFL (Like-for-Like) — сравнивается выручка магазина за текущий квартал с аналогичным периодом прошлого года. Если текущие показатели превышают прошлогодние, сотрудник получает дополнительную премию.
Данные автоматически сопоставляются внутри системы, подтягиваясь из разных систем:
- 1С:Управление торговлей — для чеков, возвратов, онлайн-заказов;
- 1С:УПП — для финансовых и товарных показателей;
- «Идеальный график» — для отработанных часов и планов.
В будущем, если появится такая необходимость, можно будет доработать функционал мотивации так, чтобы показатели эффективности сотрудников влияли на составление графика: например, продавцы, показывающие лучшие результаты, смогут получать приоритетные или более удобные смены. Это станет дополнительным стимулом для сотрудников.
Модуль как альтернатива классическим WFM-системам
По сути, «Идеальный график» — это собственная WFM-система, разработанная на платформе 1С. В отличие от типовых решений:
- она не требует внедрения отдельного ПО;
- интегрирована с существующими системами заказчика — 1С:УПП, 1С:ЗУП и модулем управления продажами;
- использует единую математическую модель прогнозирования, адаптированную под реальные условия конкретной сети.
Результаты проекта
Мы вышли за рамки базовой архитектуры и сосредоточились на расширении функционала — с акцентом на реальные процессы, с которыми ежедневно сталкиваются магазины. В результате появился не просто конструктор графиков, а полноценный инструмент управления персоналом, который влияет на:
- экономию времени руководителей и HR. Благодаря описанному выше функционалу рутинные операции сократились на 30−50%;
- оптимизацию фонда оплаты труда и устранение ошибок, возникающих при ручном планировании;
- прозрачность расчетов мотивации, так как и сотрудники, и руководители теперь видят, из чего складывается итоговая премия;
Также проект несет и экономическую выгоду — альтернативные WFM-системы предполагают высокую стоимость за обслуживание в год, с необходимостью ежегодного продления подписки. А разработка «Идеального графика» с модулем мотивации не требует постоянных платежей — решение внедряется один раз. Это обеспечивает снижение совокупных затрат на владение системой.
Проект окупает себя 9 раз.
13,7 млн. рублей — эффект на Ebitba
При этом разработанная архитектура позволяет гибко наращивать функциональность. Система готова к масштабированию — ее можно адаптировать под новые задачи, добавлять дополнительные метрики, расширять на другие магазины или регионы.
Работы по проекту выполнены компанией «Ателье информационных систем».
