О компании
Компания «Orange» занимается производством и продажей сантехнического оборудования: смесителей, душевых кабин, ванн и мебели для ванных комнат. История компании уходит корнями в 1952 год в небольшую фирму в Германии. Сегодня компания поставляет товар в крупные сетевые магазины и имеет свое производство на территории России. Среди конкурентов ее выделяет высокое качество продукции по доступным ценам.
Главная гордость компании — первоклассные смесители Orange Mixers, которые производятся в Германии из пищевой латуни с высоким содержанием меди. За счет уникального состава сплава корпус смесителя демонстрирует высокую прочность и долговечность. В свою очередь низкое содержание свинца делает продукцию экологически безопасной для потребителя.
С чего началась автоматизация
На момент обращения к нам компания вела управленческий учет в таблицах Excel, что создавало проблемы в складском документообороте для расчета себестоимости.
Себестоимость считалась так: за основу брался предыдущий год и проводился анализ косвенных затрат. Все фактические затраты на производство, логистику, зарплату персонала делили пропорционально на стоимость выпущенной продукции.
Таким образом получали процентное соотношение стоимости всех косвенных затрат к стоимости всего выпуска. В результате выходило 30% косвенных затрат, которые и закладывали в себестоимость.
Основные задачи автоматизации:
- перевести ведение управленческого учета из таблиц Excel в программу 1С:Управление нашей фирмой;
- автоматизировать расчет себестоимости товара в программе 1С:УНФ;
- отразить возврат ранее отгруженного товара;
- настроить интеграцию с маркетплейсами: Wildberries, OZON, Мегамаркет, Яндекс Маркет, AliExpress.
Так как компания отказался от предварительного обследования бизнес-процессов, было принято решение провести внедрение по методологии Agile.
Решение
Для корректной работы программы 1С все процессы должны основываться на документах. А это значит, что нужно внести фактическую хозяйственною операцию документом, и тогда программа сможет зачесть косвенные затраты.
Фактическую себестоимость можно корректно рассчитать только по занесенным документам. И когда компания обратилась к нам с задачей «сделать в ордерном складе аналог Excel, в котором будет считаться себестоимость» — это стало отправной точной для полноценного внедрения.
Что было сделано
Первоначальная настройка и подготовка новой информационной базы
Мы сделали копию текущей базы со всей нормативно-справочной информацией, пометили на удаление лишние документы, связанные с ордерами.
Настроили учет по работе с:
- заказами;
- договорами;
- типовыми наборами;
- договорами эквайринга;
- маркетплейсами.
Печать этикеток и штрих-кодов
С печатью этикеток была своя особенность — компания печатала этикетки, исходя из контрагента. Этикетки печатались в зависимости от ячейки, ячейка в свою очередь соответствовала контрагенту.
Система работала по следующей схеме:
С началом внедрения этот процесс мы завязали на указанного в заказе контрагента, для которого печатаются этикетки. Таким образом, чтобы напечатать этикетки по разным макетам и для разных контрагентов, мы берем контрагента из документа — заказ или расходная накладная, и печатаем разные макеты.
Штрих-коды также нужно было адаптировать под контрагентов. Для печати штрих-кодов мы сделали отдельную настройку Регистра штрих-кодов в части формы документа и добавили реквизиты:
- контрагент;
- артикул контрагента;
- штрих-код контрагента;
- наименование контрагента.
При печати для определенного контрагента мы получаем на штрих-коде нужное наименование и артикул, а сам штрих-код остается прежним.
Остатки наборов и номенклатуры
Компании требовалось считать остатки наборов и общих финальных номенклатур в одном отчете и направлять данные по остаткам контрагенту.
Данные по остаткам наборов и остаткам по товарам входили в разные отчеты и не были объединены. Перед нами возникла задача — организовать отправку отчета по всем остаткам нужному контрагенту.
С помощью внешней обработки мы настроили рассылку по остаткам наборов и остатками по номенклатуре в формате Excel или CSV на почту или на FTP сервер контрагента.
Маркетплейсы
Подключение модулей для работы с маркетплейсами проводили по схеме FBS (Fulfillment by seller). Модуль обмена предоставляет возможность:
- автоматически отправлять цены и остатки по товарам из 1С на площадки по расписанию;
- управлять лимитами товаров и деления остатков по товарам между площадками;
- групповой обработки и сборки заказов в 1С с помощью «Умной ленты»;
- формировать в 1С отчеты по продажам и анализировать заказы.
Подключили сразу 5 маркетплейсов. Начали с установки расширения и интеграции 1С со всеми площадками:
- провели первичную настройку;
- настроили автоматическое сопоставление номенклатур;
- настроили обмен остатками;
- настроили работу склада под текущие бизнес-процессы;
- провели работы по настройке отправки остатков.
Затем настроили «Умную ленту», благодаря которой ускоряется сборка заказов. Это происходит за счет того, что этикетки печатаются по ходу движения на складе. Остается только пройтись с ТСД по нужным товарам и наклейки будут напечатаны в том же порядке.
Интеркампани
Следующим этапом — мы перевели всех работников из 1С:Бухгалтерии в 1С:Управление нашей фирмой. С этого момента все первичные документы и заказы стали оформляться в новой базе.
С переходом на 1С:УНФ начали использовать механизм «интеркампани», который позволяет реализовывать товары, принадлежащие другой организации, и оформлять автоматические передачи товаров между организациями по результатам продаж. Добавили возможность резервирования товаров при использовании интеркампани.
Возврат ранее отгруженных товаров
У компании очень большой срок приема возврата от своих оптовиков. Возврат может приходить спустя несколько месяцев с момента продажи.
Главной задачей внедрения было настроить корректной учет себестоимости, а значит и организовать учет возврата товаров, которые были проданы до начала автоматизации, а значит в информационной базе не было себестоимости проданных товаров.
Пользователи уже начали работать в новой программе, и мы оперативно занялись решением этой задачи. Оформили приход товаров на дату перед запуском программы. Работы начали в июле, оприходование мы провели 30 июня. Этой же датой оформили продажи и возврат товара. Таким образом, товар был учтен по фактической себестоимости, и средняя себестоимость тоже стала корректной.
Подключение блока Производство
Через 3 месяца после перехода на 1С:УНФ мы приступили к внедрению учета производства.
Для начала мы внедрили MVP (Minimum Viable Product), в котором отразили реализации. Все что компания произвела сама, было оприходовано как поступление от поставщика. То есть вносим контрагента и программа считает его поставщиком. Это было необходимо для отражения поступлений до полной настройки блока производства.
Далее мы отразили заказы на производство, поступление материалов, занесли спецификации на каждый из производимых продуктов. Оформили один заказ на месяц и по этому заказу каждую неделю отражали выпуск.
Однако, в блоке производство была нужна себестоимость не только материальная, но и косвенные затраты.
Мы долго думали, как это лучше отразить. Запросили у компании все статьи затрат управленческого учета — на что могли уходить деньги в производстве, в ведении деятельности и какие из этих денег относятся к себестоимости. В результате у нас сформировался список статей затрат. По этому списку мы смогли сформировать план счетов управленческого учета.
Следующее что мы сделали — это разграничили права по RLS (Record Level Security) для сотрудников для того, чтобы каждый из них видел только свои виды цен и необходимые документы.
Результаты
В результате внедрения мы добились основной задачи — прозрачной себестоимости. Компания «Orange» в режиме реального времени может видеть:
- как пришел товар, если он закупаемый;
- какие документы повысили его себестоимость;
- какая конечная цена товара и почему.
Также мы отразили отдельными типовыми документами поставки товаров в контейнерах, брокерские услуги, транспортные услуги, которые включены в себестоимость.
Работы по проекту выполнила компания «Сол-АйТи.Ру».
