Объединение учета всех филиалов в единой базе 1С:УНФ позволило компании «Real» повысить управляемость и избежать повторяющихся ошибок

Суперэффект автоматизации

До проекта каждый филиал имел свою локальную базу 1С со своими справочниками, документами, не было никакого обмена между ними. Руководители не могли видеть всю сводную информацию и, как следствие, принимать оперативно управленческие решения. Именно это было основным запросом клиента.

В результате автоматизации компания, в лице всех филиалов, начали работать в одной базе и оперативно видеть всю необходимую информацию.

После проекта руководство и топ-менеджмент смогли:

• осуществлять своевременный и качественный контроль удаленных филиалов и сотрудников;
• видеть оперативно любую управленческую отчетность;
• принимать на основе этой отчетности более правильные и эффективные решения;
• стандартизировать работу всех филиалов;
• постоянно улучшать программу 1С под нужды фирмы.

О компании

Компания «Real» — одна из лидирующих компаний на рынке Северного Кавказа по обслуживанию ресторанов и кондитерских пекарен, а также поставке оборудования для предприятий общественного питания.

Продукция: оборудование, посуда, мебель, инвентарь, расходные материалы, упаковка, ингредиенты сферы общественного питания.

Клиенты: предприятия малого и среднего бизнеса сегмента HoReCa — кафе, бары, столовые, рестораны, также розничные магазины.

Открыто несколько филиалов в различных республиках, каждый из которых имеет свою инфраструктуру: склад, выставочные залы, торговые площади, собственная логистика, персонал и т. д. Фирма осуществляет торговлю, как через собственные магазины, так и через торговых представителей в розничные точки и предприятия.

Также компания имеет свой сервисный центр и осуществляет ремонтные услуги.

Т К Реал — единственная фирма в регионе, которая работает напрямую с производителями и оказывает комплексные услуги и продажу всего необходимого для общепита.

Толчок для старта проекта по автоматизации

Основной проблемой было то, что все филиалы работали в локальных файловых базах 1С:Управление торговлей 10.3, которые были развернуты локально на рабочих местах. В связи с этим руководство не видело управленческую отчетность в оперативном виде. Приходилось подключаться к различным компьютерам на филиалах, брать оттуда отчеты, а затем собирать все отчеты в один общий сводный отчет по фирме. Все это происходило в ручном режиме, что влекло за собой много ошибок.

Руководство не могло контролировать процессы и принимать своевременно стратегические и тактические решения.

Также по причине отсутствия одной общей базы совершалось много повторяющихся операций в ручном режиме:

• перемещения между филиалами
• ведение справочников
• установка цен, скидок и т. д.

Отсутствовали единые стандарты работы в 1С. Каждый филиал вел базу по-своему, начиная с ведения справочников и заканчивая документооборотом.

Эти проблемы мешали фирме расти и масштабироваться, так как с ростом и масштабированием эти проблемы также кратно возрастали, что влекло за собой увеличение рисков. И потом разрешать все было бы сложнее и дороже.

Руководство это понимало и уже более полугода искало выход из сложившейся ситуации.

Ситуация усугублялась тем, что в фирме не было специалиста 1С, который мог бы помочь решить эту проблему и в дальнейшем помогать выстраивать всю ИТ-инфраструктуру правильно.

Основные ожидания руководства от проекта автоматизации:

• объединение всех баз 1С в единую;
• переход на более современную и подходящую конфигурацию 1С;
• аудит работы в 1С и последующая стандартизация и регламентация процессов;
• постоянное обновление, доработка и поддержка в качестве ИТ-аутсорсинга.

Как были решены задачи автоматизации

Для начала выбрали в качестве основной конфигурации 1С:Управление нашей фирмой, так как по нашему мнению, эта конфигурация является самой универсальной и подходящей для малого бизнеса. Новую базу развернули на облачном сервере и опубликовали. Организовали работу пользователей через тонкий клиент. Настраивали систему последовательно — филиал за филиалам. Первичные данные вносили с помощью типового механизма программы — загрузку через Excel. Сделали обучающие видеоинструкции по всем необходимым процессам для персонала.

Видеоинструкция по созданию контрагентов

Разработали новые единые правила работы в 1С, ограничили доступы, чтобы персонал одного филиала не видел данные по другим филиалам.

Структура предприятия в 1С

При объединении баз филиалов возникла проблема со справочниками номенклатуры: одну и ту ж номенклатуру разные филиалы завели с разным наименованием и в новой базе эта позиция задублировалась.

Мы создали дополнительный реквизит в карточке номенклатуры, в котором менеджеры указали основную карточку, и затем через доп. обработку убрали все дубликаты.

Использование доп. реквизитов в карточке номенклатуры

Вообще использование дополнительных реквизитов позволило компании анализировать свою деятельность в различных разрезах.

Справочники номенклатуры были структурированы и названы правильно — по одному стандарту, добавлены фото, разнесены по категориям.

Карточка номенклатуры

Так же и справочники клиентов были обработаны, добавлена информация: телефоны, координаты, сегменты и т. д.

Были созданы различные печатные формы, как например, расходная накладная с именем и номером менеджера, указанием склада отгрузки и QR-кодом для оплаты:

Одна из печатных форм расходной накладной

Было написано регламентное задание, которое ежедневно делает бэкапы, а еженедельно ночью сохраняет базы в формате dt и отправляет эти файлы на Яндекс.Диск, очищая все предыдущие файлы трех недельной давности и выше.

Дисковое хранение копий базы на Яндекс.Диске

Все доработки делали и продолжаем делать без изменений в самой конфигурации, только через внешние отчеты, обработки и расширения.

Одним из доработанных отчетов стал внешний отчет «Валовая прибыль по виду цен», где за себестоимость берется определенный тип цен — приходная цена, так как в определенный момент себестоимость считалась неправильно из-за неправильного учета.

Отчет «Валовая прибыль по виду цен»

Одной из интересных доработок стал запрос от службы безопасности фирмы о возможности отключения доступа к базе на уровне сервера — в виде такой «красной кнопочки», которая всегда будет под рукой только у начальника безопасности и он сможет напрямую выключить доступ к базе. Мы написали телеграмм-бота, в который добавили номера тех, кто может выключать базу на уровне сервера.

Телеграмм — бот

Результат

• После автоматизации улучшилась работа пользователей 1С на всех уровнях:
• Автоматизированы многие процессы, требующие вноса данных через файл Excel (приходные накладные, цены, скидки и т. д.), что минимизировало человеческие ошибки и ускорило процесс в разы;
• Общие справочники позволили менеджерам разных филиалов более грамотно выстраивать друг с другом коммуникацию. Это позволило избежать ситуаций, когда один филиал заказывал одни товары, а им отправляли заказы другого;
• Перемещение товаров между филиалами делается через один документ, а не несколько, как это было раньше, что повышает удобство работы;
• Правильно настроенные отчеты с использованием дополнительных реквизитов позволили увидеть всю управленческую отчетность на разных уровнях и в разных разрезах, что позволило более качественно и оперативно управлять компанией;
• Обновление конфигурации и переход на 1С:УНФ позволило пользоваться новыми возможностями программы: синхронизацией с телеграмм-ботами, интеграцией с системами дистрибьюции и т. п.;
• Использование облачных решений и подключение через тонкий клиент позволяет масштабироваться без проблем и подключать новых пользователей быстро и безопасно;
• Выстроенная система безопасности и резервирования позволяет защитить базу от вирусов и кибератак, а также обеспечить наличие всегда свежей копии на стороннем диске;
• Распределение ролей и доступов позволило исключить риск неправильного внесения данных сотрудниками разных филиалов.

Заключение

Конечно во время внедрения было много сложностей. Одна из основных — персонал не принимал новую программу, новые правила, приходилось много объяснять, переубеждать, бывал и явный саботаж. С некоторыми сотрудниками пришлось, к сожалению попрощаться. Но со временем все начали видеть и признавать преимущества автоматизации, что это в первую очередь облегчает им работу.

Если раньше отношение к 1С было просто как к инструменту, откуда можно было максимум распечатать накладную, а цифры никого не волновали, то сейчас данные 1С являются приоритетными и весь контроль проводится в соответствии с ежедневной сверкой в базе 1С. Вся работа стала более регламентированной и стандартизированной, что позволило улучшить работу всех сотрудников и повысить эффективность.

И самое главное, фирма получила ИТ-инфраструктуру в виде облачной базы и ИТ-отдела на аутсорсе, что позволило ей расти и масштабироваться дальше.

Впереди компания ставит перед собой амбициозные цели и идет к ним. А наличие современной 1С будет только этому помогать и всячески способствовать.