Участники проекта
Заказчик — ООО «Юл Таш».
«Юл Таш» входит в тройку крупнейших компаний по добыче инертных материалов в Татарстане. Компания располагает собственными месторождениями, заводами, 7 складами и автопарком из 50 грузовых автомобилей.
С 2018 года «ЮлТаш» комплексно работает с нерудными материалами: добывает, производит, хранит и самостоятельно доставляет асфальт, щебень, ОПГС, песок и гравий.
Исполнитель — ООО «Центр Автоматизации», г. Казань.
Зачем понадобилась автоматизация и как было до нее
До начала проекта в «1С:Комплексная автоматизация» работали 4 специалиста «Юл Таш»: менеджер, бухгалтер и руководство компании.
- Менеджеры вели коммуникацию с клиентами и перевозчиками — это важная работа, поскольку любые задержки с отгрузкой материалов чреваты финансовыми потерями. До старта автоматизации этот процесс состоял из трех этапов: Менеджеру поступал заказ, он выписывал счет в «1С:Комплексная автоматизация» на конкретную позицию и передавал клиенту. Документооборот велся по электронной почте, а после оплаты менеджер передавал данные о заказе диспетчеру, у которого нет 1С.
- Диспетчер записывал в журнал все машины, которые приехали от конкретного клиента. Здесь учитывались номер машины, вес (пустой и с грузом), отгружаемая позиция и вес товара. В конце дня диспетчер сводил итоговый вес и номенклатуру, которую вывез каждый клиент, затем отчет передавался менеджерам.
- Далее менеджер добавлял в 1С информацию по произведенным отгрузкам. Еще через день клиент интересовался остатком средств в предоплате, но специалисты компании могли увидеть только вчерашние отгрузки — за текущий день данные поступали вечером. Чтобы ответить на запрос, менеджерам приходилось связываться с диспетчерами на карьере, поскольку только они в перерыве между основной работой могли предоставить актуальные данные. Порой этот процесс занимал от 40 минут до 2 часов. Если у клиента было более 2 заказов (песок, щебень, гравий) — до 4 часов.
Почему такой подход к использованию 1С работал неэффективно
Конечно, такой процесс не устраивал руководство компании. Дело было не только в задержке во времени, были и другие сложности, в частности:
- Риск пересорта. Когда машина приезжала на карьер, диспетчер только при выезде узнавал, что именно в нее загрузили. Пересорт случался достаточно часто.
- Временные издержки. Клиент получал информацию о количестве отгруженного товара с опозданием в день-два. Если у него было несколько строек и десятки машин, то задержка в получении информации вызывала проблемы на объектах.
- Трата ресурсов. Прежде всего, это перегрузы сверх оплаченных лимитов — долгие сверки расчетов, работа с дебиторской задолженностью.
С чего начинали и что изменилось после старта проекта
Проект автоматизации реализовывали в течение 5 месяцев. Все новации внедрялись по каскадной модели. В команду проекта включили аналитика, архитектора, двух разработчиков и руководителя, который курировал все процессы.
У команды было четыре ключевых задачи:
- трансформация работы в 1С,
- разработка и запуск личного кабинета клиента на сайте компании,
- интеграция промышленных весов и видеонаблюдения в 1С,
- разработка и запуск системы штрихкодирования.
Что изменилось в использовании «1С:Комплексная автоматизация»
Для улучшения работы установили 5 дополнительных рабочих мест программы «1С:Комплексная автоматизация» — на карьере и всем менеджерам в офисе. Диспетчеры перестали писать в журналы данные машин и веса. Все данные поступают автоматически на экран диспетчера. Эту же информацию могут видеть в системе 1С менеджеры и руководство.
Разработали личный кабинет клиента на сайте компании
На сайте появился личный кабинет для каждого клиента. В нем можно выписать счет, сделать заказ, отменить заказ, перезачесть деньги с баланса на другой заказ (счет), а также получить информацию по балансу и лимиту (отгрузка без оплаты).
Данные клиента связываются с 1С. Клиент может создать заказ самостоятельно, сформировав счет, или, если баланс положительный, просто сделать заказ на нужный товар. Информация о заказах дублируется в 1С.
За счет этого удалось оптимизировать рутинные процессы, уменьшив тем самым трудозатраты. Часть менеджеров начали заниматься активным прозвоном новых клиентов, за счет чего клиентская база увеличилась на 17%.
Интегрировали весы и видеонаблюдение в 1С
Интеграция промышленных весов и видеонаблюдения в 1С позволила автоматически и без ошибок получать данные автомобиля и его вес (пустой и груженой машины), а после сопоставлять данные машины и заказа, за которым она приехала — вся информация наглядно представлена в 1С.
Внедрили штрихкодирование
Систему штрихкодирования внедрили для учета отгрузки. Установили сканеры и мониторы для работы с QR-кодами, которые водители получают в личном кабинете.
На каждый заказ формируется свой QR-код, в который занесена вся информация о клиенте, закупаемой номенклатуре, количестве и оплате. Этот QR-код передается водителю на телефон или в распечатанном виде. До заезда на погрузку машина встает на весы, где фиксируется ее вес и номер, а данные передаются в 1С. Водитель подносит QR-код к считывателю, понимает за каким материалом он приехал и сколько необходимо загрузить. Диспетчер, в свою очередь, может оценить данные по клиенту и заказу. При положительном балансе клиента открывается шлагбаум — в ином случае водитель не допускается на погрузку.
QR-код и все необходимые данные считываются и при выезде машины. Вся важная информация поступает в 1С и личный кабинет клиента. На этом этапе видно, существует ли перегруз по заказу и лимиту. Если клиент «злостный дебиторщик», то можно поставить ограничение на выезд с перегрузом и шлагбаум не откроется, а водитель вернется на разгрузку лишнего объема. Если перелимит у клиента разрешен, то машина выезжает, но на всю сумму отгрузки автоматически выписывается реализация. Иными словами в личном кабинете клиента тут же появляется дебиторская задолженность и для формирования следующего заказа необходимо будет пополнить счет через ЛК.
С какими сложностями столкнулись во время автоматизации и как их решили
Проект автоматизации для «Юл Таш» позволил трансформировать бизнес-модель компании. После реализации проекта часть работы менеджеров по продажам была делегирована клиентам и специалисты смогли увеличить свою продуктивность. Что касается сложностей, их было две — небольшие поломки и боязнь перемен.
- Поломки. На карьере часто отключались или ломались сканеры и уличные мониторы. Это «живой» промышленный объект, поэтому такие ситуации не удивительны — они возникали из-за скачков напряжения. Было решено выполнить заземление и установить источники бесперебойного питания — такая небольшая модернизация избавила от риска поломок.
- Боязнь перемен. Еще одна сложность состояла в сопротивлении изменениям. После запуска проекта в сезон у клиента упали продажи на 20%. Так водители саботировали нововведения. Однако уже через 2 месяца все «староверы» вынуждены были вернуться. Руководство «Юл Таш», в свою очередь, ни минуты не сомневалось в успехе проекта автоматизации. Одна из ключевых фраз после реализации — «Мы на 10 лет обогнали конкурентов».
Что изменилось в работе компании после автоматизации
Работать стало проще. Автоматизация упростила большую часть рабочих процессов. Теперь клиенты компании регистрируются на сайте и получают доступ к собственному ЛК, через который и ведется вся работа.
Меньше шансов на ошибки. QR-код хранит всю необходимую информацию о заказе и его оплате, по нему осуществляется въезд и выезд. Все отгрузки под контролем.
Экономия во всем. На все отгрузки автоматически формируются реализации, которые отображаются в реальном времени в 1С и в ЛК клиента. Если у клиента несколько объектов строительства, то можно в режиме онлайн увидеть на какой объект, сколько машин и какого товара отправилось. Если на открытых заказах остались небольшие остатки по деньгам (недостаточные для отгрузки целиком машины), то одной кнопкой в личном кабинете можно сгенерировать взаимозачеты, закрыть все такие заказы, а освободившиеся деньги направить на новый заказ или сформировать долг.
Оперативность. Клиент-банк интегрирован с 1С, а кроме этого обмен настроен и с личным кабинетом клиента, что позволяет видеть любые операции с платежами через 3-6 минут в ЛК.
Ресурсы в нужное русло. После автоматизации все операции клиент Заказчика делает самостоятельно. Это позволило компании отформатировать работу отдела продаж, перенаправив энергию менеджеров на поиск новых клиентов.
Прозрачная оплата. После автоматизации системы оплаты, данные клиент-банка стали подгружаться за несколько минут. Кроме того, теперь менеджеры могут устанавливать лимиты для клиентов с постоплатой — понадобятся только фото или скан платежного документа, все изменения можно внести в личном кабинете.
Ключевые цифры проекта автоматизации:
- 30% — сокращение ФОТ менеджеров;
- 80% — сокращение трудозатрат в подразделениях на этапе отгрузки;
- 40% — ускорение обработки заказов;
- 7% — снижение объемов складских запасов;
- 35% — сокращение просроченной дебиторской задолженности.
Работы по проекту выполнила компания «Центр Автоматизации», г. Казань.
