Комплексное внедрение системы автоматизации с индивидуальными доработками под специфику деятельности Клиники Доктора Андреева

О компании

Клиника Доктора Андреева оказывает полный спектр медицинских услуг как для взрослых, так и для детей: здесь можно получить консультацию узкого специалиста, сдать анализы и оперативно узнать их расшифровку, а также пройти оздоровительные сеансы.

Клиника имеет отличную репутацию и большую базу клиентов, которые приезжают даже из соседних областей.

Ее основатель — Андреев Валерий Евгеньевич, является членом Российской остеопатической Ассоциации, членом Профессиональной медицинской Ассоциации специалистов остеопатии и мануальной медицины, а также входит в топ врачей-неврологов и остеопатов Самарской области.

Цели проекта

• Автоматизация процесса приема пациентов
• Создание единого информационного поля клиники и базы данных пациентов для быстрого доступа к карточкам пациентов
• Настройка и доработка программы с учетом всех особенностей внутренних процессов клиники
• Обучение сотрудников работе в программе.

Зачем потребовалась автоматизация

Еще год назад клиент приобрел программу «Бит. Управление медицинским центром» для автоматизации бизнес-процессов. Однако внедрение и настройка продукта не были доведены до конца, а сотрудников так и не научили работать в программе. Поэтому использование ограничивалось выдачей чеков посетителям.

Весь учет в компании велся либо в Exсel, либо в виде бумажного документооборота. Сотрудникам приходилось заполнять карточки от руки, самостоятельно составлять отчеты и выполнять другую рутинную работу, на что уходило много времени.

Специалисты компании «ПромИнфоКонсалт» проанализировали текущую ситуацию в Клинике Доктора Андреева и совместно с руководством определили необходимый функционал для повышения эффективности бизнес-процессов в организации и закрытия всех ее потребностей.

Автоматизация процессов компании

Контур медицинского учета

Первостепенной задачей была автоматизация приема пациентов. Для этого мы сначала внедрили электронные карточки пациентов. В них можно увидеть всю историю приемов пациента (рис. 1 окно слева), а также открыть любой прием и посмотреть подробнее его детали (рис. 1 окно справа).

Рис. 1

Теперь в клинике появилась единая база данных и любой специалист может оперативно получить интересующую его информацию по любому пациенту. Это важный момент, поскольку раньше, чтобы найти нужную бумажную карточку клиента, уходило приличное количество времени.

Далее мы разработали специальные шаблоны ведения приема (рис. 2 и рис.3). Работа с ними максимально проста и понятна: врач выбирает нужный шаблон для опроса пациента, а далее, среди предложенных вариантов, галочками отмечает те, которые соответствуют ответу пациента. Их использование позволяет существенно сократить время на заполнение карточки пациента и уделить больше внимания общению с ним.

Рис. 2

Рис. 3

Результаты приема и осмотра автоматически сохраняются в электронную карточку пациента. На основании проведенного приема врач устанавливает диагноз и составляет план лечения, которые также сохраняются в медицинской карте пациента.

После этого вся информация отправляется администратору, который сообщает клиенту стоимость проведенного осмотра и лечения. Далее все данные уходят в управленческий учет.

Контур управленческого учета

Настроена функция контроля за сотрудниками (рис. 4). Отчет формируется по выбранному периоду и показывает информацию по каждому врачу: сколько было клиентов, количество посещений и какую сумму пациенты заплатили за лечение. Также отчет показывает сколько за это время пришло новых клиентов, а сколько посещений пришлось на «стареньких».

Рис. 4

В дальнейшем на основании полученных данных составляется рейтинг востребованности сотрудника и его рентабельности.

Для получения более развернутых данных для аналитики, по просьбе руководства был доработан отчет «Посещаемость врачей» (рис. 5). Он также показывает информацию по каждому из врачей, только в этом случае речь идет о количестве назначенных услуг.

Рис. 5

Еще добавлена возможность отслеживания «перемещения» пациентов между специалистами, в случае направления их от одного специалиста к другому для проведения дополнительных обследований и процедур. Полученная информация помогает вести внутреннюю аналитику работы сотрудников.

Далее мы настроили и доработали блок CRM, а именно отчет «Звонки пользователей» (рис. 6). С его помощью фиксируется количество входящих звонков, ведется запись разговора, можно посмотреть кто звонил и сколько длился звонок, откуда узнали о клинике и результат звонка. Благодаря этому появилась возможность вести подробную аналитику по клиентам.

Рис. 6

Провели доработку отчета «Статистика посещений» (рис. 7 и рис. 8). Данные, которые он выдавал, не соответствовали бизнес-процессам в клинике, и получается были бесполезны. Наши специалисты привели в тот вид, который соответствует процессам клиента.

Рис. 7

Рис. 8

Для получения полноценной информации о денежных операциях, были доработаны и настроены отчеты «Движения денежных средств». Их использование позволяет отслеживать всю финансовую деятельность клиники: по каким статьям и когда были приходы и расходы.

Кроме того, прямо в программе можно рассчитывать заработную плату с помощью специальных формул, которые учитывают всевозможные премии и надбавки, исходя из показателей работы за месяц.

Настроена интеграция с государственными системами для автоматизации получения номенклатурных данных и актуальных цен. Это важный аспект, который позволил сократить время на их отслеживании «вручную».

В процессе работы было реализовано множество других доработок и расширений функционала без внесения изменений в типовую конфигурацию, что позволит не тратить дополнительные средства при обновлении системы.

По итогу в клинике был внедрен полный управленческий учет с возможностью оперативного отслеживания денежных потоков, количества записей пациентов, показателей работы сотрудников и т. д.

После завершения внедрения специалисты «ПромИнфоКонсалт» провели обучение сотрудников компании по работе с программой, учитывая весь необходимый функционал под бизнес-процессы компании.

Результаты проекта

• Автоматизирован процесс приема пациентов.
• Существенно оптимизированы временные затраты как в работе с карточками пациентов, так и в ведении всех учетных процессов.
• У клиента пропала необходимость в ведении бумажных архивов и значительно снизилось потребление бумаги.
• Исключены ошибки в отчетах и документации, возникающие по причине человеческого фактора.

Работы по проекту выполнила группа компаний «ПромИнфоКонсалт».