Участники проекта
Заказчик — Компания «Кронион» (юридическое наименование — ООО «Тетлог»)
Компания существует на рынке с 2010 года и является таможенным брокером полного цикла. Основная деятельность компании направлена на таможенное оформление и доставку грузов из-за рубежа.
Количество пользователей 12 человек.
Исполнитель — Компания «Джинн» (юридическое название — ООО «ПЛЮС ПРО»)
Компания «Джинн» является официальным партнером фирмы «1С» с 2019 года.
Наша компания опирается в своей работе на знание и повседневное применение стандартов качества, проектных методов в управлении, процессного подхода в организации деятельности.
Зачем понадобилась автоматизация?
Когда компания начала работать стабильно (набрав определенный объем и постоянно увеличивая его), то рутинные процессы стали забирать много времени у сотрудников. Необходимо было тратить силы на постоянное информирование клиентов и контроль каждой перевозки.
Понимая, что так не должно быть, что нет автоматизации постоянно повторяющихся процессов, мы начали искать решение. Изучив внимательно рынок, мы на первых порах обратились в компанию СТМ, которая предоставила нам API для слежения по ЖД. Данный способ облегчил страдания, по крайней мере одному сотруднику, который ранее ежедневно вносил в ручном режиме сведения по каждой перевозке в таблице Excel и одной кнопкой отравлял цифры в остатке км клиенту. Однако это решение постоянно давало сбой, так как алгоритмы вечно не дружили друг с другом.
После работы в таком режиме в течение двух месяцев мы поняли, что так не может больше продолжаться. Мы обратились в компанию «Джинн».
Генеральный директор Костюков Валентин Павлович
Основой целью обращения заказчика к нам стала проблема в области автоматизации учёта грузоперевозок. Изначально компания работала в «облаке», где велся лишь бухгалтерский учет. Работа, связанная непосредственно с грузоперевозками, велась в Excel.
Выполнив аудит процессов клиента, были определены основные проблемы заказчика:
- ведение учета грузоперевозок в Excel. Менеджеры по каждой новой сделке вносили в общий файл Excel, где содержалась информация о номере сделки, характере груза, названии клиента, дате подхода, выходе, статусе груза и тп.
- работа в отдельных программах для ведения бухгалтерского учета. Компания имеет 4 юридических лица. Для каждого юридического лица велся раздельный учет в «облачной» 1С:Бухгалтерии.
- большое число рутинных операций. Так как информация о грузоперевозках велась в Excel, то бухгалтерская документация так же изначально создавалась в Excel-формате. После чего она вручную переносилась менеджером в программу 1С.
- долгая передача информации о статусе грузоперевозки. Менеджерам компании приходилось самостоятельно проверять информацию об изменении статуса грузоперевозки, размещении груза, местоположении контейнера в пути по ЖД, остатке до пункта назначения, о поданной Декларации на товары (далее ДТ) или выпущенной. Подача ДТ осуществляется через софт СТМ. После изменения статусов таможенного оформления (Подача, Выпуск, взвешивание груза, МИДК) декларант в ручном режиме уведомлял всех сотрудников в группе WhatsApp. Далее ответственный менеджер уведомлял клиента в мессенджере WhatsApp и сообщал об изменении статуса грузоперевозки.
- неравномерная загруженность сотрудников.
Что сделано и как это работает
Работа по автоматизации была проведена в 6 этапов.
1. Подбор программ
После анализа бизнес-процессов компании заказчика, мы поняли, что «облачный» вариант работы не мог покрыть все нужды компании. Поэтому заказчику было предложено перейти с 1С:Фреш на локальную 1С с приобретением следующих программных продуктов:
- 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ. Комплект на 5 пользователей;
- 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест — 2 комплекта.
Также заказчику было рекомендовано приобрести программу «Бухгалтерия экспедитора 8», которая является дополнительным модулем для «1С:Бухгалтерия 8» и расширяет ее функциональные возможности.
2. Создание единой информационной системы
Запуск типового функционала «1С:Бухгалтерия 8» и установка дополнительного модуля «Бухгалтерия экспедитора 8»
Так как заказчик уже вел некоторый учет в 1С:Фреш, в первую очередь при переходе на локальную версию 1С были объединены 4 «облачных» программы в одну локальную и перенесены остатки на начало года.
После настройки типовой программы 1С был установлен модуль «Бухгалтерия экспедитора 8». Данный модуль позволил расширить возможности «1С:Бухгалтерия 8» в части отражения операций по оказанию услуг по договорам перевозки, транспортной экспедиции и таможенному оформлению грузов.
Интеграция 1С и Бухгалтерии экспедитора
Переход учета грузоперевозок от Excel в 1С
Был произведен переход учета грузоперевозок из Excel в 1С. За основу табличной части списка грузоперевозок были взяты используемые табличные шаблоны Excel.
3. Получить все то, что можно получить автоматически
Интеграция с сервисами предоставления информации (API)
Начали принимать API:
- оператор сервиса VesselFinder.com Получение информации о бронировании места на судне и номера контейнера/коносамента. Получение по IMO судна дату его выхода и реальное местоположение судна с контейнерами, и планируемая дата подхода в порт прибытия.
- морские порты. Размещение груза по факту прибытия в порт и его убытие.
- ЖД операторы. Погрузка контейнера на платформу и начало движения с остатком пути. Ежедневно в 1С обновляются изменения на пути следования и станции пройденной.
При этом грузоперевозка, состоящая из нескольких контейнеров, содержит информацию по каждому контейнеру в отдельности.
- автоперевозчики. На завершающем плече перевозки берутся статусы о постановке контейнера на авто, данные о водителе, данные о доставке и сдаче пустого контейнера в сток.
- оператор СТМ. Получение и хранение всей истории по ДТ.
4. Автоматизировать необходимые рассылки и уведомления
Для сотрудников
Настройка Telegram-бота
Изначально заказчик имел общую группу в WhatsApp, где менеджеры вручную размещали информацию клиентам о состоянии грузоперевозки. В ходе автоматизации было принято решение заменить WhatsApp на Telegram с использованием чат-ботов.
При изменении информации о статусе грузоперевозок, которая получается с помощью регламентированных заданий через API, сообщение с актуальной информацией автоматически отправляется из 1С в Telegram клиенту с помощью ботов. Для ботов было создано несколько сценариев:
- по ДТ. Отправляется, когда в 1С заказчик получает информацию о смене статуса ДТ на «выпущена».
- по WH. Отправляется, когда в 1С отображается информация, что у всех контейнеров грузоперевозки заполнен параметр «выгрузка».
- по Alta. Отправляется, когда в 1С заказчик получает информацию, о заполнении параметра «дата размещения грузоперевозки».
- по RailScan. Отправляется сообщение об отправке контейнера, когда в 1С отображается информация о дате начала пути.
А также отправляется сообщение о прибытии контейнера, когда в 1С отображается информация о дате прибытия.
Пример автоматической отправки информации заказчику из 1С
Автоматическое уведомление бухгалтерии о необходимости оправки документов клиенту
При изменении параметра (статус грузоперевозки) в состоянии грузоперевозки через API или вручную, ответственному бухгалтеру отправляется на электронную почту письмо с уведомлением согласно следующим сценариям:
- выставление счета за ФРАХТ. Отправляется, когда в 1С появляется информация о смене статуса грузоперевозки на «судно в пути».
- Отправляется, когда условия поставки FOB (цена на борту судна) или EXW (цена с завода).
- выставление счета за ДТ. Отправляется, когда в 1С появляется информация о смене статуса ДТ на «выпущена».
- выставление счета за таможенное оформление. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате выпуска ДТ.
- выставление счета за внутрироссийскую перевозку. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате отгрузки с терминала.
- выставление счета за терминальные расходы по грузу. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате отгрузки с терминала (текущая дата + 5 дней).
- проверка выставления счетов по данному грузу. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате завершения перевозки.
Для клиентов
Благодаря тому, что большинство информации получается и хранится в системе, появилась возможность реализовать уведомления клиентам в автоматическом режиме. На данный момент реализованы следующие сценарии уведомления:
- ежедневное уведомление о движущихся грузах по ЖД;
- уведомление при подаче и выпуске груза по ДТ;
- уведомление о размещении груза в порту;
- уведомление клиента при автодоставке (срок, машина, водитель и т.д.).
Пример автоматической отправки письма клиенту из 1С
5. Автоматизация специализированных регламентированных отчетов
После перехода из Excel в 1С, в системе появились данные для заполнения специализированной отчетности для транспортных компаний «Реестр по НДС: Приложение 08».
Заполнение данного вида отчетности не предусмотрено типовой системой, поэтому были реализованы механизмы заполнения данной отчетности. Данный механизм позволил:
- исключить двойной ввод информации;
- бухгалтеру уйти от заполнения отчета, а только проверять его;
- увеличить скорость сдачи отчетности в разы.
6. Формирование управленческих отчетов для развития компании
Анализ заказов клиентов и «отвалов»
Был реализован отчет, который показывает динамику заказов клиентов. Основная цель отчета отследить тех клиентов, которые перестали заказывать услуги, и произвести дальнейшую работу с этими клиентами (выяснить причину и т.д.).
Анализ загруженности менеджеров и автоматическое распределение новых заказов (сделок)
При каждой созданной перевозке система анализирует, у какого менеджера наименьшая нагрузка (наименьшее количество перевозок в работе) в данный момент и ставит его ответственным автоматически, тем самым справедливо распределяя нагрузку и расчет по KPI.
7. Прочие автоматизированные функции
Результаты автоматизации
- увеличение объема грузоперевозок;
- структуризация компании (уход от нескольких независимых систем)
- высвобождение десятков часов сотрудников, связанных с информированием пользователей о состоянии и получении информаций слежения;
- убрали 90% «спам-звонков» клиентов с вопросами о состоянии перевозок;
- сильное конкурентное преимущество в отрасли.
В тандеме с компанией «Джинн» мы сделали полезный проект, который упростил жизнь всем. Теперь все детали по перевозке заполняются автоматически, насколько это возможно на каждом этапе. После чего передаются клиенту на контрольных точках, а также информируют ответственных лиц о необходимости выполнить дальнейшее действие, например, сдать контейнер на ЖД или подать ДТ в таможенный орган.
Генеральный директор Костюков Валентин Павлович
Дальнейшие планы проекта
- расширение сценариев уведомлений клиентов и сотрудников;
- запуск кабинета клиента;
- интеграция с IP телефонией, создание рабочего места с необходимой информацией при поступлении звонка от клиента;
- разработка управленческих отчетов, для оценки деятельности компании и корректировки ее стратегического пути.
Работы по проекту выполнила компания «Джинн».
