О компании
ООО «Компания „Медтехсервис“ занимается ремонтом, обслуживанием и поверкой медицинского оборудования различных типов и классов. Фирма сотрудничает со многими медицинскими учреждениями города Омска. Мастера настраивают даже самые сложные аппараты, изготавливают комплектующие, а также сопровождают подготовку помещений и монтаж тяжелой техники.
Почему задумались об автоматизации
Учет заявок и выполненных работ компания ведет в программе «1С:Управление сервисным центром», бухгалтерский учет — в программе «1С:Бухгалтерия».
В штате «Медтехсервиса» трудятся 70 специалистов, каждый из которых получает от 1 до 5 заявок на ремонт и обслуживание в день. Техническому директору приходилось формировать, распечатывать и вывешивать на доску листы с заданиями, чтобы поставить задачи мастерам. Специалистам нужно было найти свои листы, ознакомиться с заявкой и отправиться с бланком к заказчику. После выполнения задачи сотрудник заполнял лист задания и отдавал его техническому директору. Руководитель вручную переносил цифры в программу, рассчитывал стоимость выполненных работ и оплату труда мастера.
При таком подходе скапливались большие стопки бумаг, иногда листы с заданиями терялись, специалисты брали не свои задачи. Но самое страшное — появлялись ошибки в расчетах.
Руководство «Медтехсервиса» решило оптимизировать выдачу и учет заявок, создать возможность мастерам работать в «1С:Управлении сервисным центром» и убрать бумажный документооборот в этом бизнес-процессе.
За решением поставленной задачи обратились в ООО «Комплексные системы автоматизации». Мы давно обслуживаем программы 1С компании, и сотрудники «Медтехсервиса» уверены в квалификации наших специалистов.
Цель проекта: разработать удобную систему учета заданий мастеров.
Задачи:
- упростить процедуру выдачи заданий мастерам;
- минимизировать ошибки при распределении заявок;
- настроить учет выданных и выполненных заявок;
- свести к нулю потерю заявок;
- упростить расчет стоимости работ и оплаты труда мастера.
При этом каждый мастер должен иметь доступ к своим задачам на день из любой точки города, а технический директор — видеть, на какой стадии выполнения находятся все заявки. При таком подходе важно уделить особое внимание безопасности данных.
Что было сделано
Наши специалисты проанализировали текущую ситуацию в компании «Медтехсервис» и исходя из поставленных задач предложили решение:
- разработать собственную базу для хранения текущих заявок;
- настроить интеграцию с уже установленными программами 1С;
- подключить Телеграм-бота для дублирования заявок мастерам.
Программисты «КСА» создали рабочее место мастера, в котором собираются все текущие заявки. Специалист авторизуется в системе, изучает задания на день и приступает к их выполнению. После — заполняет бланк и отдает его техническому директору. Интерфейс программы максимально простой и удобный даже для мастеров, которые никогда не работали в 1С.
Для каждой заявки формируется штрихкод и уникальный номер. Чтобы увидеть подробности заказа и при необходимости отредактировать его — изменить или добавить номенклатуру, сложность или срок исполнения, оставить комментарий — достаточно отсканировать штрихкод или ввести номер с устройства, у которого есть доступ в интернет. Так исключается любая вероятность ошибки и повтора заявки.
Информация о номере и подробное описание заявки дублируется в Телеграм-бот.
Особое внимание мы уделили безопасности данных. Для того чтобы мастера могли видеть свои задачи в любой точке города, необходимо было открыть доступ в интернет учетной системе «1С:Управление сервисным центром». Но тогда возрастала вероятность несанкционированного доступа к информации. Такой вариант нам не подходил.
Мы пошли по другому пути — разработали новую конфигурацию. Создали отдельную базу, в которую из «1С:Управление сервисным центром» переносятся только текущие заявки. Как только мастер отметит задачу выполненной, она сразу удаляется. Даже если сотрудник оставит доступ к своей учетной записи на чужом компьютере, никто не сможет получить финансовую информацию.
Наши специалисты автоматизировали 10 рабочих мест, сейчас в базе работает 61 мастер.
Мы получили следующие результаты:
- каждый мастер видит только свои текущие задачи, может редактировать их и отмечать выполненными. Снизилось число ошибок, неверно взятых специалистами заявок;
- мастер может просмотреть свои заявки с любого устройства через интернет;
- упростился учет выполненных заявок и расчет стоимости;
- увеличилась скорость назначения специалиста на задание;
- упростилось отслеживание выполнения заявок.
Работы по проекту выполнила компания ООО «Комплексные системы автоматизации».
