О компании: Группа компаний «Балтийские активы», г. Калининград, на рынке более 10 лет. Основная деятельность — сдача в аренду офисных помещений. В активе компании 10 объектов недвижимости. В планах дальнейшее расширение путем строительства и приобретения новых объектов недвижимости.
На протяжении всей деятельности компании бухгалтерский и управленческий учет по аренде вели в «1С: Бухгалтерия» 2.0. В основном с помощью программы контролировали оплаты, отслеживали финансовый результат предприятия и вели бухгалтерский учет. Детальную информацию по договорам аренды, расчет коммунальных и эксплуатационных платежей вели в Excel.
В августе 2021 решили автоматизировать процессы. Сформулировали перечень требований к программному продукту:
- наличие бухгалтерского учета;
- организованный учет аренды помещений;
- возможность расширения функционала;
- отсутствие изменений конфигурации.
Для решения задач выбрали компанию «Консалт Инфо» и совместно разработали план мероприятий и поэтапного внедрения программного продукта:
- Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета
- Настройка учета аренды, коммунальных платежей
- Разработка инструмента расчета и распределения эксплуатационных расходов
- Разработка инструментов, группового формирования документов
- Интеграция с внешними системами
После демонстрации возможностей выбрали программный продукт «1С:Бухгалтерия 3.0». Также установили дополнительный модуль «1С:Аренда и управление недвижимостью».
1 этап. Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета
На первом этапе настроили базу, внесли первичные данные, остатки и задолженности по счетам. Для организации управленческого учета добавили реквизиты во все основные документы бухгалтерского учета. Расширение реквизитов отражает разрез «центра финансовой ответственности», распределение доходов и расходов по «Объектам аренды».
2 этап. Настройка учета аренды, коммунальных платежей
Далее организовали специфический учет, связанный со сдачей в аренду недвижимости, а именно:
- Договорная часть (объекты, параметры объектов, стоимость, услуги)
- Настройка учета обеспечительных платежей и расчета пеней
- Автоматический расчет аренды, распределение и расчет коммунальных платежей
- Связка поступления оплат с выставленными документами
Также добавили следующие инструменты:
- Расчет площади объекта аренды с учетом мест общего пользования. При заключении договора можно включать МОП в площадь аренды или нет.
- Дополнительные методы распределения коммунальных платежей:данный инструмент позволил отказаться от EXCEL, теперь все расчеты в 1С.
- Доработали механизм автозаполнения всех полей аналитики в платежных документах на основании договора. Сотрудник, указав договор в выписке, получает автоматически заполненный документ в аналитике (объект аренды, финансовый учет, период оплаты)
- Изменили инструмент контроля взаиморасчетов за платежный период. Долги теперь группируются по месяцам оплаты
- Добавили инструмент формирования акта сверки по видам расхода, теперь акт сверки формируется на аренду отдельно, коммуналку отдельно. Частая потребность клиента, получить сверку, разделенную по услугам
3 этап. Разработка инструмента расчета и распределения эксплуатационных расходов
Дополнительный учет расходов связан с эксплуатацией здания. Любые дополнительные услуги, которые не попали в коммунальные платежи, также требуется распределять. Инструмент распределяет расходы по объектам аренды и пропорционально платежам, формирует этапы оплаты на длительный срок. Данный блок ранее также был в Excel, теперь весь учет перенесли в 1С.
4 Этап. Разработка инструментов, группового формирования документов
Теперь нужно упростить работу сотрудников по следующим задачам:
- Регистрация оказанных объемов услуг
- Формирование задолженности арендатора
- Рассылка документов
Для уменьшения трудозатрат настроили групповое формирование счетов и актов и сделали групповую рассылку документов на почту арендаторам. Таким образом, сотрудник выполнил регистрацию объемов услуг, буквально в 2 клика формирует и рассылает документы арендатору.
5 этап. Интеграция с внешними системами
В группе компаний «Балтийские активы» для управления бизнес-процессами компании используется корпоративный портал Битрикс24. Для удобной работы и достоверности данных настроили синхронизацию с 1С. Синхронизованы компании, на портале Битрикс24 фиксируются все документы для рассылки арендаторам.
Для управления финансовой деятельностью и планированием используется веб- решение «Финансист». Для работы инструмента нужны обороты компании, которые учитываются в 1С. Выгрузка данных из 1С в «Финансист» настроена по расписанию. Аналитика управленческого учета, выполненная ранее, помогает формировать бюджет компании.
Результаты:
- Все решения по расширению конфигурации выполнены без изменения конфигурации
- Перенесли весь учет из Excel в 1С, сотруднику больше не нужно вручную заполнять файлики
- Организовали полный учет по взаимоотношениям с арендаторами. Учли условия, платежи, фиксацию документов
- Организовали бухгалтерский и управленческий учет, на основании которого выполняется финансовое планирование
- Автоматизировали процессы. Сотрудник выполняет свою работу на 250% быстрее и эффективнее, чем в прежней базе.
Долгосрочные перспективы:
Группа компаний «Балтийские активы» и компания «Консалт Инфо» выстроили партнерские отношения и определили задачи для дальнейшего расширения учета:
- Формирование дорожной карты по внедрению блока строительства и связки с арендой недвижимости
- Разработка конструктора бюджета БДР и БДДС на базе программного продукта 1С. Разработка мобильного приложения.
