1С:Предприятие 8
Система программ

Как сдавать в аренду помещения и свести затраты к минимуму: оптимизация расходов на эксплуатацию недвижимости

3 октября 2022
1320
Рейтинг статьи

Как сдавать в аренду помещения и свести затраты к минимуму: оптимизация расходов на эксплуатацию недвижимости

О компании: Группа компаний «Балтийские активы», г. Калининград, на рынке более 10 лет. Основная деятельность — сдача в аренду офисных помещений. В активе компании 10 объектов недвижимости. В планах дальнейшее расширение путем строительства и приобретения новых объектов недвижимости.

На протяжении всей деятельности компании бухгалтерский и управленческий учет по аренде вели в «1С: Бухгалтерия» 2.0. В основном с помощью программы контролировали оплаты, отслеживали финансовый результат предприятия и вели бухгалтерский учет. Детальную информацию по договорам аренды, расчет коммунальных и эксплуатационных платежей вели в Excel.

В августе 2021 решили автоматизировать процессы. Сформулировали перечень требований к программному продукту:

  • наличие бухгалтерского учета;
  • организованный учет аренды помещений;
  • возможность расширения функционала;
  • отсутствие изменений конфигурации.

Для решения задач выбрали компанию «Консалт Инфо» и совместно разработали план мероприятий и поэтапного внедрения программного продукта:

  1. Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета
  2. Настройка учета аренды, коммунальных платежей
  3. Разработка инструмента расчета и распределения эксплуатационных расходов
  4. Разработка инструментов, группового формирования документов
  5. Интеграция с внешними системами

После демонстрации возможностей выбрали программный продукт «1С:Бухгалтерия 3.0». Также установили дополнительный модуль «1С:Аренда и управление недвижимостью».

1 этап. Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета

На первом этапе настроили базу, внесли первичные данные, остатки и задолженности по счетам. Для организации управленческого учета добавили реквизиты во все основные документы бухгалтерского учета. Расширение реквизитов отражает разрез «центра финансовой ответственности», распределение доходов и расходов по «Объектам аренды».

2 этап. Настройка учета аренды, коммунальных платежей

Далее организовали специфический учет, связанный со сдачей в аренду недвижимости, а именно:

  • Договорная часть (объекты, параметры объектов, стоимость, услуги)
  • Настройка учета обеспечительных платежей и расчета пеней
  • Автоматический расчет аренды, распределение и расчет коммунальных платежей
  • Связка поступления оплат с выставленными документами

Также добавили следующие инструменты:

  • Расчет площади объекта аренды с учетом мест общего пользования. При заключении договора можно включать МОП в площадь аренды или нет.
  • Дополнительные методы распределения коммунальных платежей:данный инструмент позволил отказаться от EXCEL, теперь все расчеты в 1С.
  • Доработали механизм автозаполнения всех полей аналитики в платежных документах на основании договора. Сотрудник, указав договор в выписке, получает автоматически заполненный документ в аналитике (объект аренды, финансовый учет, период оплаты)
  • Изменили инструмент контроля взаиморасчетов за платежный период. Долги теперь группируются по месяцам оплаты
  • Добавили инструмент формирования акта сверки по видам расхода, теперь акт сверки формируется на аренду отдельно, коммуналку отдельно. Частая потребность клиента, получить сверку, разделенную по услугам

3 этап. Разработка инструмента расчета и распределения эксплуатационных расходов

Дополнительный учет расходов связан с эксплуатацией здания. Любые дополнительные услуги, которые не попали в коммунальные платежи, также требуется распределять. Инструмент распределяет расходы по объектам аренды и пропорционально платежам, формирует этапы оплаты на длительный срок. Данный блок ранее также был в Excel, теперь весь учет перенесли в 1С.

4 Этап. Разработка инструментов, группового формирования документов

Теперь нужно упростить работу сотрудников по следующим задачам:

  • Регистрация оказанных объемов услуг
  • Формирование задолженности арендатора
  • Рассылка документов

Для уменьшения трудозатрат настроили групповое формирование счетов и актов и сделали групповую рассылку документов на почту арендаторам. Таким образом, сотрудник выполнил регистрацию объемов услуг, буквально в 2 клика формирует и рассылает документы арендатору.

5 этап. Интеграция с внешними системами

В группе компаний «Балтийские активы» для управления бизнес-процессами компании используется корпоративный портал Битрикс24. Для удобной работы и достоверности данных настроили синхронизацию с 1С. Синхронизованы компании, на портале Битрикс24 фиксируются все документы для рассылки арендаторам.

Для управления финансовой деятельностью и планированием используется веб- решение «Финансист». Для работы инструмента нужны обороты компании, которые учитываются в 1С. Выгрузка данных из 1С в «Финансист» настроена по расписанию. Аналитика управленческого учета, выполненная ранее, помогает формировать бюджет компании.

Результаты:

  • Все решения по расширению конфигурации выполнены без изменения конфигурации
  • Перенесли весь учет из Excel в 1С, сотруднику больше не нужно вручную заполнять файлики
  • Организовали полный учет по взаимоотношениям с арендаторами. Учли условия, платежи, фиксацию документов
  • Организовали бухгалтерский и управленческий учет, на основании которого выполняется финансовое планирование
  • Автоматизировали процессы. Сотрудник выполняет свою работу на 250% быстрее и эффективнее, чем в прежней базе.

Долгосрочные перспективы:

Группа компаний «Балтийские активы» и компания «Консалт Инфо» выстроили партнерские отношения и определили задачи для дальнейшего расширения учета:

  • Формирование дорожной карты по внедрению блока строительства и связки с арендой недвижимости
  • Разработка конструктора бюджета БДР и БДДС на базе программного продукта 1С. Разработка мобильного приложения.

Автор:

Андрей Соловьев

Оценить статью: