Как с помощью «1С:Управление торговлей» производитель кормов для животных устранил хаос в работе людей

О компании: «Де Ново Групп» занимается производством и продажей супер-премиальных кормов для животных с уникальным рецептом.

Зачем понадобилась автоматизация?

До недавнего времени весь учет компании велся на коленке — посредством Excel. Руководители подразделений тратили много времени на сбор аналитики и подготовку управленческой отчетности. Не было четкого распределения функциональных обязанностей сотрудников компании, зоны ответственности были размыты. Кроме того, в связи с ростом компании, росла и потребность в уменьшении времени на обработку заказов.

Также, учитывая специфику компании, было необходимо осуществлять обмен данными с информационной системой «ВетИС». Здесь есть важная особенность: чтобы отправка документов производилась, ветеринарные сертификаты должны отправляться не просто на каждую отгрузку, а на каждую партию товаров.

Это означает, что если в отгрузке клиенту направляется 10 номенклатурных позиций, при этом каждая позиция имеет по 5 разных партий, то на одну накладную должны отправить 50 ЭВСД.

Задачи автоматизации

• сократить время на обработку ключевых процессов компании: закупка, продажа, производство;
• обеспечить прозрачность процессов компании;
• оптимизировать работы с отчетными документами.

В ходе проекта специалисты компании «Первый Бит» провели анализ бизнес-процессов компании, по итогам которого выбор пал на «1С:Управление торговлей», так как программа соответствует всем потребностям компании на данном этапе развития.

Ход проекта 

В первую очередь настроили обмен данных с информационной системой «ВетИС» для ускорения передачи отчетный документов. А также оптимизировали такие процессы как закупки, продажи и производство.

Закупки:

1. с помощью схем обеспечения у товара отображается способ его поступления — перемещение со склада на склад, закупка у определенного поставщика и производство.
2. с помощью обработки «Формирование заказов по потребностям», система снимает потребности, создает и заполняет документы обеспечения (заказ на перемещение, заказ поставщику) с помощью схем обеспечения (пункт 1).
3. с помощью отчетов «Остатки и доступность товаров», предоставили возможность менеджеру по продажам смотреть, сколько товара есть в наличии и сколько из этого количества доступно, либо, если товара нет в наличии, то в этом же отчете можно увидеть, в какие дни это товар поступит.

Продажи:

1. настроили механизм ценообразования, который позволяет удобно использовать прайс-листы (виды цен), чтобы хранить свою цену для каждого клиента, при этом в документах продажи не обязательно указывать цену вручную;
2. менеджеры пользуются теми инструментами, которые доступны из списка «Заказа клиента», например, они могут увидеть процент продажи и процент отгрузки, а также готов ли заказ к отгрузке в целом;
3. отчет «Задолженность клиентов» позволяет увидеть дебиторскую задолженность и своевременно среагировать на её возникновение.

Производство:

1. для выпуска продукции менеджеры используют документ «Производство без заказа»;
2. клиент использует две компании, от лица одной — продает, другая же — только производит, поэтому в системе был настроен функционал «Интеркампани», с помощью которого компания, которая осуществляет продажи, может отгружать в «минус», не боясь возникновения отрицательных остатков в конце месяца. Система автоматически собирает резервы и формирует документы передачи товаров между организациями.

Также специалисты внесли доработки в типовой функционал программы, которые помогли обеспечить прозрачность процесса работы склада и контроля за отгрузкой продукции:

• доработали документ «Заказ клиента» для контроля сроков отгрузки. Теперь нельзя создавать «Заказы клиента», в которых дата отгрузки указана на следующий день, а также для контроля максимального допустимого веса продукции к отгрузке.

• доработали проведение документа «Заказа клиента», в части своевременного оповещения менеджеров по продажам о смене статуса кладовщиком, а также для оперативного информирования о резервировании товара работников склада. Информация отправляется из «1С:Предприятия» письмом на почту менеджера, указанного в карточке документа «Заказ клиента».

В ходе проекта удалось выстроить ключевые процессы компании клиента по закупке, складскому хранению, производству и продаже. Также, с помощью программы «1С:Управление торговлей» удалось обеспечить порядок в функциональных обязанностях сотрудников компании, и как следствие, сократить время на те или иные задачи.

Результаты автоматизации 

• в компании отлажены процессы по закупке, складскому хранению, производству и продаже;
• ускорилось выполнение ключевых операций компании, повысилась прозрачность процессов;
• упростили и ускорили взаимодействие с системой «ВетИС»;
• устранили хаос в функциональных обязанностях сотрудников компании;
сократили время на обработку заказов.

Проект выполнила компания «Первый Бит».