Клиент: ООО «Приосколье Урал».
Срок проекта: 1 неделя.
Количество АРМ: 1.
Статус изменений: значительный. Разработанный модуль будет постепенно внедрен и в другие филиалы компании.
«КБ 99» — официальный партнер Фирмы «1С». Мы занимаемся интеграцией готовых продуктов компании, а также разрабатываем собственные модули для решения более сложных задач бизнеса.
Ниже мы расскажем, как один такой модуль помог нашему клиенту сократить время обработки первичных документов с 6 часов до 15 минут, а еще — снизить вероятность человеческого фактора в этом процессе к минимуму.
Знакомство с клиентом и создание модуля для «1С:Предприятие 7.7»
«Приосколье Урал» — важный филиал крупного поставщика мяса птицы на российский рынок. Компания тщательно относится к работе с первичной документацией и дорожит временем сотрудников. Поэтому одной из первых задач, с которой клиент пришел к нам, стала доработка автоматизированного рабочего места оператора по первичным документам на платформе «1С:Предприятие 7.7».
Нам предстояло разработать бизнес-процесс, который позволит оператору контролировать статус всех документов на предприятии. При этом — тратить на это минимум времени и не допускать ошибок в процессе. Для решения этой задачи мы разработали модуль. Он позволяет использовать:
- уникальный штрих-код для формы ТОРГ12. По нему можно идентифицировать любую накладную на предприятии;
- систему статусов, благодаря которой оператор тратит существенно меньше времени на сканирование документов;
- раздел «Отчеты», который помогает оперативно обнаружить недостающие оригиналы и документы, которые нужно заменить.
Проблема контроля первичной документации часто встречается в компаниях, которые занимаются производством или дистрибуцией продуктов питания.
Из-за ошибок в отчетности страдает не только работа конкретного отдела, но и всего предприятия: остатки по складу не сходятся, себестоимость рассчитывается неправильно, становится сложнее подписать акт сверки с партнерами.
Наш модуль автоматизации работы с первичными документами в «1С:Предприятие 7.7» полностью устраивал клиента до того, как он решил перейти на «восьмерку» — современную платформу, спустя 15 лет. Тогда перед нами встала новая задача — перенести всю разработанную функциональность за это время на совершенно новую платформу.
Использование модуля в «1С:Комплексная автоматизация» — система статусов, отчеты и дополнительные комментарии
Чтобы оператор мог обрабатывать документы быстрее и не допускал ошибок, мы сформировали четыре «папки», в которые нужно распределить все документы:
- Правильные. Сюда попадают документы без вычерков и исправлений. Это значит, что запланированная поставка соответствует фактической.
- Замены. Если документ необходимо исправить и заменить, его нужно отсканировать в этой вкладке. При этом оператору важно указать, по какой причине документы не приняты, чтобы осуществлять точечный контроль и поддерживать порядок в отчетности.
- Отсутствующие. После возвращения всех машин оператор видит в системе, какие документы не вернулись, а значит, сможет быстро найти ответственных и принять меры.
- На согласовании. Если документ остался на другом предприятии, для него можно установить особый статус и отметить дату передачи на согласование — так документ точно не потеряется.
Если раньше оператор сканировал накладные и проставлял каждой из них статус вручную, то теперь достаточно открыть нужную вкладку и последовательно просканировать все подходящие документы. Например, чтобы сформировать список накладных, которые нужно заменить, оператор открывает вкладку «Замены» и сканирует только документы, где есть вычерки и исправления.
Отчеты
После распределения накладных по статусам, оператор может изучить реестры документов по каждому из них и при необходимости распечатать. Кроме того, все документы можно отфильтровать по менеджерам и автомобилям, чтобы быстрее найти человека, который был ответственным за конкретную поставку.
Дополнительные комментарии
Чтобы оператор мог оставлять и редактировать комментарии к любым документам, мы доработали стандартный раздел «Дополнительные сведения». Теперь в этом разделе он может указывать причины отсутствия или неудовлетворительного состояния даже тех документов, период по которым давно закрыт. Это позволяет фиксировать договоренности и гораздо реже иметь проблемы с документами, к которым обращались несколько месяцев назад.
Результаты
После внедрения нашего модуля оператору достаточно 15 минут, чтобы обработать весь ежедневный поток первичной документации. Ранее для этого требовалось около 6 часов. А директор теперь может оперативно получать полную картину о состоянии всех оригиналов документов на предприятии — с ответственными пофамильно.
Результаты внедрения: запрос на масштабирование модуля для филиалов «Кострома» и «Воронеж»
Благодаря нашей работе теперь ООО «Приосколье Урал» может не только использовать все возможности новой системы «1С:Комплексная автоматизация», но и продолжать применять привычный модуль обработки первичной документации, не перестраивая устоявшиеся бизнес-процессы.
«Мы дорабатывали нашу „семерку“ на протяжении 15 лет. Я думал, что перенести все эти наработки в „восьмерку“, если и возможно, то точно будет очень долго и дорого, но все же такая потребность возникла. Оказалось, что с „КБ99“ это более чем реально, а для переноса модуля сканирования и обработки первички потребовалось вообще всего одна неделя» — Сергей Юрьевич Перевозов, Коммерческий директор.
Наше решение так понравилось клиенту, что он предложил запустить наш модуль еще в двух филиалах. Так в «Приосколье Воронеж» будет автоматизировано 30 рабочих мест, а в «Приосколье Кострома» — 25. По нашим первым прикидкам решение поможет высвободить целый рабочий день операторов, что обернется для компании экономией в 2,5 млн рублей в год. Работы по масштабированию нашего модуля начнутся уже 1 января 2025 года.
Работы по проекту выполнены компанией «КБ99».
