Одно из направлений деятельности нашего клиента — торгово-производственной фирмы «Гемма», обеспечение лечебно-профилактическим питанием сотрудников, работающих на вредном производстве. На территории фабрики и рудника, принадлежащих «Компании А», расположены две столовые.
Как выглядит процесс компенсации и оплаты питания
В конце каждого месяца кассир спецпитания из «Компании А» выдает работникам бумажные талоны на рационы, исходя из количества рабочих смен. В столовой работники выбирают разные блюда («первое, второе и компот») и проходят на кассу. Кассир рассчитывает итоговую стоимость блюд на калькуляторе и, если сумма превышает талон на рацион, работник доплачивает наличными.
В конце смены кассир считает талоны, заполняет акт и передает сводную информацию в головной офис. Каждые десять дней составляется промежуточный акт, а первого числа следующего месяца, талоны пересчитываются, выставляются акты выполненных работ. Бухгалтер спецпитания отвозит талоны и акты кассирам спецпитания на территорию фабрики и рудника. Талоны впоследствии уничтожаются. Параллельно проходит процесс выдачи бумажных талонов новым сотрудникам.
В начале 2024 года специалисты «Компании А» провели совещание с организациями-подрядчиками, среди которых был и наш клиент — компания «Гемма», на тему: «Бумажные талоны — прошлый век, необходимо перейти на современные способы оплаты, например RFID-карты». Так как учет в каждой организации ведется независимо, было принято решение — каждая организация должна реализовать функционал по приему оплат, исходя из уже имеющегося ПО и оборудования.
Организации договорились между собой, что RFID-карты используются одного стандарта и IT специалисты «Компании А» подготовили техническое задание для подрядных организаций. День Х был назначен на 1 июля — именно с этой даты два крупнейших подразделения переходят на оплату картами.
Согласно техническому заданию «Компания А» в конце месяца подготавливает и высылает бухгалтерам столовых файлы «эксель», которые содержат в себе информацию о ФИО работника, организации, подразделении, рационе и его количестве.
Ход проекта
Перед нами была поставлена задача — написать обработку по загрузке этих данных.
Так как в других подразделениях компании уже использовался программный продукт 1С-Рейтинг:Ресторан с удобным интерфейсом кассира, для реализации задачи решено было использовать именно его. При загрузке файла достаточно скопировать таблицу и вставить, всё остальное обработка сделает сама — создаст работников и подразделения, подберет вид рациона.
Когда обработка была готова, мы научили сотрудников столовых использовать ее.
А они, в свою очередь, начали выдавать карты работникам. В этот момент случился форс-мажор! Заказанных ранее карт с дизайном компании не хватало! Поэтому, согласовав с «Компанией А», решили выдавать карты только одному подразделению, а не двум, как было запланировано.
Корректировка талонов
Есть еще один нюанс в работе столовых. Специалисты «Компании А» ежедневно присылают корректировки по работникам — кто-то переводится на «легкий труд», кто-то уходит в отпуск, соответственно количество положенных талонов меняется. Важно понимать, что количество талонов в файле — это всегда весь положенный объем на месяц. Например, первоначально прислали 20 талонов по количеству смен, потом выяснилось что сотрудник был на больничном (минус 4 смены) и прислали корректировку с количеством талонов 16. Если сотрудник уже «проел» всё положенное количество талонов и ушел в минус из-за корректировки, то у него удержат разницу с зарплаты.
Расчет стоимости блюд
Все оказалось не так просто, как выглядело на первый взгляд
В нашем проекте важно было соблюсти требования «Компании А» по обслуживанию работников. Например, время обслуживания в очереди от хвоста до кассы должно составлять не более 10 минут.
При этом:
- среднее количество посетителей в сутки — 767 человек;
- пики посетителей:
-
выезд в шахту/из шахты:
с 06:00—09:00 ; -
обеденное время на фабрике
11:30—13:30 ; - выезд в шахту вечерней смены 17:00 — 19:30;
- время обслуживания 1 клиента на кассе ~40сек. Посчитали как интервал между пробитыми чеками.
Часы работы столовых с 05:30 до 01:00 следующего дня.
В процессе разработки решения выяснилась ключевая особенность расчета розничной стоимости блюд. Каждый рацион (вид талона) имеет свой коэффициент накрутки.
И одно и то же блюдо при оплате может стоить по-разному, в зависимости от пробитого талона сотрудника.
Модули приема оплаты пришлось переписать полностью. При оплате талоном, фискальный чек пробиваться не должен, но должен быть выдан на сумму доплаты, если она есть. Помимо кассового чека, реализовали печать бумажного талона с указанием остатка на карте. Стоимость блюд при этом знать работникам необязательно.
Последний день месяца также имеет свою особенность. Так как столовые работают до 01:00 ночи, то возможна ситуация когда работники могут рассчитываться талонами прошлого месяца (например, за июль), а могут уже текущего (например, за август). Реализовали этот нюанс, дав кассиру возможность выбора периода талонов. Действует это правило только в первый день месяца до 01:00.
Также в процессе выполнения работ обсуждали методы борьбы с потенциальным воровством кассиров и обманом работников.
Например, работник берет пару недорогих блюд и оплачивает «дорогим» талоном, остается большая «сдача». Кассир не может закрыть чек, пока не предложит еще несколько основных блюд или пирожных на выбор, пока сумма такой сдачи составляет более 50 тенге.
Кассир не может закрыть чек пока переплата более 50 тенге
Отчеты по питанию
Подготовили итоговые отчеты для кассиров и бухгалтерии.
Результаты
В итоге проекта в доработанном нами решении работают:
- Два бухгалтера — составляют меню, устанавливают цены на блюда;
- Четыре оператора — занимаются выдачей/заменой карт;
- Восемь кассиров на трех кассовых местах;
- Два специалиста технической поддержки;
- Количество организаций, питающихся по картам — 8.
Цель проекта состояла в автоматизации именно расчета работников головной организации — задача выполнена на 100%.
Так как в столовых питаются еще сотрудники подрядных организаций, выдача карт им не производилась, они продолжали пользоваться бумажными талонами. Но спустя несколько месяцев, организации изъявили желание также использовать карты.
Количество подрядных организаций, продолжающих питаться по бумажным талонами — 7. Перевод таких организаций на карты — процесс добровольный.
С помощью отчетов подготовили и предоставили информацию в офис о сотрудниках, которые «саботируют» получение лечебно-профилактического питания и не получали карты, либо карты получили, но питаться не хотят. Теперь офис знает героев пофамильно и через службу работы с персоналом ведет с ними работу.
Также видим, сколько всего талонов по «плану», сколько уже «» и сколько осталось.
Реализация проекта заняла три месяца. Сейчас проект находится на технической поддержке.
