Наш лесхоз осуществляет деятельность в сфере лесного хозяйства, выполняет работу качественно и эффективно, не забывая при этом о важной миссии предприятия по сохранению и рациональному использованию лесного фонда Республики Беларусь. Основные направления деятельности Могилевского лесхоза — обеспечение народного хозяйства древесиной и топливом при сохранении и усилении полезных природных свойств и функций леса, а также охрана леса от незаконных порубок и лесных пожаров.
В состав лесхоза входит 10 лесничеств, лесной питомник, а также два деревообрабатывающих цеха и лесоохотничье хозяйство.
Специфика деятельности лесхозов предполагает использование различных транспортных средств. Так, автопарк нашего лесхоза насчитывает 159 единиц транспорта (специальная техника, пассажирский транспорт), который постоянно используется.
Водители заправляются по топливным картам на автозаправках «Белоруснефть». Расчет фактического расхода топлива и подготовка данных для последующего списания либо перемещения горюче-смазочных материалов (ГСМ) по каждой единице автотранспорта — одна из самых трудоемких задач для бухгалтеров лесхоза. Для расчета нам прежде всего необходимы достоверные данные о поступлении ГСМ: фактический объем, полученный при заправке по топливным картам, отраженный в документе «Поступление материалов» в программе 1С.
Как раньше выглядела наша работа
На протяжении месяца работники лесхоза заправлялись по топливным картам на автозаправках «Белоруснефть». В конце каждого месяца на e-mail мы получали данные от поставщика,
- место, дата и время отпуска топлива;
- номер топливной карты;
- вид и объем топлива;
- цена, НДС, итоговая сумма с НДС.
Нам приходилось вручную:
- группировать данные по топливным картам;
- по номерам топливных карт определять и затем суммировать объем израсходованного топлива в разрезе каждой единицы транспорта;
- по каждому транспортному средству рассчитывать расход и остатки ГСМ;
- в разрезе отдельной единицы используемого автотранспорта определять общую стоимость заправок;
- переносить полученную информацию в учетную систему и формировать данные для списания либо перемещения ГСМ.
Большой объем сложных ручных операций занимал много времени. Это подтолкнуло нас к поиску вариантов решения данного вопроса.
Мы решили обратиться в компанию «СофтСервис», специалисты которой ранее успешно внедрили на нашем предприятии «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и продолжали нас консультировать в рамках поддержки программы. Мы описали проблему и озвучили запрос: максимально автоматизировать операции по обработке и подготовке необходимых данных для последующего списания либо перемещения ГСМ в разрезе отдельной единицы автотранспорта.
Решение
Специалисты компании «СофтСервис» добавили в программу обработку, которая позволяет в автоматическом режиме:
- загружать подробный отчет «Белоруснефть» в 1С;
- преобразовывать полученные данные и представлять их в виде таблицы;
- заполнять данные по объему ГСМ в документе «Поступление материалов».
Как теперь выглядит наша работа
В конце месяца «Белоруснефть» присылает подробный отчет о фактически осуществленных заправках топлива. Бухгалтер сохраняет этот файл себе на компьютер. Затем заходит в программу 1С и выбирает необходимую обработку, в которой уже прописан путь к папке с отчетом на компьютере.
Удобно, что при открытии обработки бухгалтер сразу видит перечень файлов, которые можно загрузить в 1С, и выбирает из перечня нужный ему в данный момент.
Дальше программа обрабатывает файл и представляет полученные данные в виде подробной таблицы. Бухгалтер применяет необходимые настройки, например: «загрузка на единую дату», «загрузка на единый склад», «загрузка на единый счет», «создавать недостающие материалы автоматически», «сворачивать строки в документах после загрузки» и др. После чего программа создает документ «Поступление материалов» с применением всех заданных на предыдущих этапах настроек.
Затем бухгалтер открывает полученный документ для просмотра, осуществляет выборочную проверку корректности данных и проводит документ. На этом всё — документ «Поступление материалов» заполнен, сформирован и проведен, а, значит, готовы необходимые данные для списания либо перемещения ГСМ по каждой единице транспорта.
Результат
Обработка ускорила и упростила работу бухгалтерской службы лесхоза, уменьшила количество рутинных ручных операций, позволила ежемесячно экономить значительное количество рабочего времени.
Мы благодарны специалистам компании «СофтСервис» за качественно проделанную работу.
