Дом быта «Сапожник Без Сапог» оказывает услуги по ремонту обуви и кожгалантереи, пошиву и ремонту одежды, химчистки, а также осуществляет ремонт ювелирных изделий, зонтов, чемоданов, очков и других изделий в городе Екатеринбург. В городе открыто две мастерские — на улице Мамина-Сибиряка, дом 56 и на улице Счастливой, дом 3.
Почему задумались об автоматизации?
Учет обращений и заказов покупателей велся только на бумаге — в обычном блокноте. Число клиентов росло, и такой способ ведения клиентской базы стал затруднителен.
Собственник изучал опыт предприятий-конкурентов и выделял важные и ценные моменты в работе с собственными заказчиками. Хотелось получить инструмент для предоставления максимально комфортного и удобного сервиса для своих клиентов: видеть историю заказов, осуществлять допродажи, проводить рассылку сообщений. Например, о подготовке обуви к началу сезона, о необходимости почистить шубу или пуховик после зимы и так далее.
Компании необходимо было создать электронную базу данных с контактами покупателей, причем особое значение было уделено безопасности хранения информации. Так собственник принял решение об автоматизации учета.
Как искали решение?
За решением своих задач «Сапожник Без Сапог» обратился в группу компаний «Эрикос», как компании, имеющей статус «Центр сопровождения торговли» в Екатеринбурге. Первым этапом необходимо было выбрать программный продукт. Совместно с руководителем компании рассмотрели каждый этап работы предприятия — какие действия совершаются, какие документы при этом формируются.
Бизнес-процесс в компании «Сапожник без сапог» устроен таким образом:
- Заказчик обращается в один из филиалов.
- Приемщик принимает заказ, оформляет.
- Заказчик вносит оплату картой или наличными.
- Заказ передается в работу мастеру.
- Хранение заказа, сообщение о готовности.
- Выдача готового заказа клиенту.
После обсуждения и анализа остановились на решении «1С:Управление нашей фирмой».
Что было сделано?
Руководство дома быта «Сапожник Без Сапог» хотело видеть в программе максимально простой механизм работы, чтобы все происходило практически «по нажатию одной кнопки». Для упрощения работы пользователя и минимизации количества действий в программе был реализован ряд настроек.
Интерфейс программы. Скрыли все поля и настройки, с которыми заказчик не работает. Рабочее место кассира открывается сразу при открытии программы. Для удобства работы выведены только необходимые разделы. Таким же образом настроены справочники и документы: в них убрана та часть полей, которая не используется.
В программе завели услуги компании в справочнике «Номенклатура»
Постоянных покупателей добавили в справочник «Контрагенты»Рабочее место кассира. Добавили возможность в одном окне занести всю необходимую информацию по предстоящему заказу. В табличную часть добавили колонку «Изделие» и возможность фиксировать дату выдачи заказа, вывели поле «Финиш».
Механизм формирования документов по заказу и оплате. По нажатию одной кнопки «Пробить чек», создается вся необходимая цепочка документов: заказ-наряды, документы оплаты по заказ-нарядам, чеки ККМ с автоматическим заполнением всеми необходимыми данными. При этом одновременно распечатываются три разные печатные формы на разных устройствах: чек и квитанция печатается на принтере чеков, а этикетка печатается на термо-принтере.
Квитанции и этикетки. Для удобной работы с данными сделали индивидуальные печатные формы для квитанции и этикетки.
В печатной форме квитанции содержится вся информация о заказе, она распечатывается одновременно с чеком на принтере чеков. В квитанции автоматически заполняется информация о номере заказа, выполняемых работах, дате готовности заказа. Она выдается клиенту.
Форма с этикеткой, в которой также содержится вся информация о заказе, распечатывается на термопринтере и наклеивается на изделие, с которым предполагается работа по заказу
На этикетке мастер может посмотреть список работ, например, по ремонту обуви, которые были сделаны именно для этой пары. Можно видеть — оплачен ремонт покупателем или еще нет, номер заказа, дату выдачи заказа. Все это очень удобно и для заказчика, и для исполнителя.
Результаты автоматизации
На текущий момент заказчик работает в автоматизированном «Рабочем месте кассира» в программе «1С:Управление нашей фирмой». Упрощенный автоматизированный механизм розничных продаж позволяет сотрудникам мастерских буквально нажать «одну кнопку», и программа сама создает необходимый заполненный пакет документов и печатных форм.
Стало гораздо проще работать с заказами покупателей. В новой системе осуществляется быстрый поиск заказов по номеру телефона покупателя, по фамилии или номеру заказа. Выполнены персональные настройки журналов для быстрого поиска и отслеживания даты выдачи заказов.
В результате автоматизации появилась надежная и удобная система хранения данных о покупателях и их заказах. Значительно сократилось время обработки заказа за счет его полностью автоматического формирования в системе вместе с документами оплаты. А, значит, повысились качество и скорость обслуживания клиентов, что крайне важно для организации, оказывающей услуги!
Дом быта «Сапожник Без Сапог» — небольшая современная организация, которая очень трепетно относится к своим клиентам и старается создать для них максимально комфортный и удобный сервис. Автоматизация стала одним из факторов, которые позволяют обеспечивать высокое качество обслуживания клиентов и соответствовать их высоким ожиданиям.
Планы по развитию системы
Дом быта планирует совершенствовать свою систему взаимодействия с клиентами. Есть планы автоматизировать рассылку сообщений покупателям о выполнении заказа.
Для рассылки уведомлений о готовности заказа и рекламных предложений планируем настроить в 1С:УНФ типовой механизм SMS-уведомлений. Для решения этой задачи предполагаем привлечь «Дашу» — это встроенный в программу бот, который помогает автоматизировать рутинные задачи. Как только статус заказа меняется, например, на «Готов к выдаче», бот «Даша» может автоматически отправить SMS покупателю о том, что заказ готов — можно забирать. Шаблон и текст отправляемого SMS может быть любой, он настраивается также в программе.
Работы по проекту выполнены компанией «АиБ + ЭРИКОС».
