Программа: «1С:Бухгалтерия»
О компании
«ФАБРИКА КАЧЕСТВЕННОГО БЕТОНА» успешно работает на строительном рынке Самарского региона более пяти лет.
Компания производит и реализует товарный бетон и цементный раствор. Продукция предприятия была поставлена на многие строительные площадки города: монолитные многоэтажные жилые комплексы, торгово-развлекательные и офисные центры.
У нас небольшой коллектив — всего 14 сотрудников: директор, главный бухгалтер, оператор БСУ, технолог, диспетчер, менеджеры по продажам продукции и водители бетоносмесительных машин.
Доставляем продукцию до объектов строительства юридическим и физическим лицам в любом объеме и в любое время суток, быстро и надежно.
Часы работы: от рассвета и до последнего клиента!
С первых дней работы мы столкнулись с целым рядом проблем:
Выпуск и отгрузка продукции производится по предварительным заявкам покупателя, поступающим по телефонной и электронной связи. Возникла трудность в ручном учете поступающих заявок, на основании которых планируется и строится работа производства.
Нужно было вручную выписывать не только 4 экземпляра транспортных накладных для водителей, но и учесть всю отгруженную продукцию в товарных накладных, актах выполненных работ (услуг), счетов-фактур или УПД для расчета с покупателями.
Много времени уходило на ручную обработку отгрузок, а их в течение дня накапливается большое количество! Возникали ошибки при формировании УПД для контрагента с учетом объектов строительства, была вероятность невозврата подписанных транспортных накладных.
Для контрагентов мы выписываем сертификаты на поставленную продукцию и ведем журнал их учета. Для этого использовали электронные таблицы. Но не все покупатели сразу требовали сертификаты, некоторые их просто теряли и просили новые. Так как проконтролировать при ручном режиме работы это трудно, возникала путаница и информация дублировалась.
ЗАЯВКИ покупателей — это огромный пласт информации, формирующий основу первичного учета завода-производителя и транспортировщика промышленных грузов для строительных заказов!
Задача
Вопрос автоматизации процесса отгрузок стал нашей целью в решении задачи оптимизации труда сотрудников. Процесс должен быть удобным и понятным в повседневной работе и в создании последующих отчетов и документов.
Мы хотели видеть полную картину рабочего дня: объем отгруженной продукции, состав номенклатуры, информацию о покупателе, водителе, автомобиле. Нужно учитывать адрес объекта строительства, информацию о расстоянии до объекта для расчета объема израсходованного ГСМ, время отгрузки и разгрузки бетона во избежание штрафов за простой машины и потери качества продукции.
Решение
Решить эту задачу помогла организация «ОВС-ПРОФ» — партнер фирмы «1С».
К программе «1С: Бухгалтерия», редакция 3.0 внедрили дополнение «Обработка заявок для производства», разработанное «ОВС-ПРОФ».
При разработке расширения учитывалась специфика работы нашей организации. При внедрении автоматизировали процесс отгрузки и ведения документации в программе «1С:Бухгалтерия», ред. 3.0.
Особо благодарны автору разработки Наталье Череповской за ее четкий подход к решению поставленной задачи.
Наталья Череповская при внедрении разработки учитывала все нюансы нашего производства. Она либо дополняла функционал, либо предлагала вариант, как лучше выполнить и устранить возникшую проблему.
Обучение сотрудников проходило в процессе работы с реальными данными, без отрыва от производства. Это сократило время на внедрение решения.
У нас появилась волшебная кнопка «Сформировать документы». По этой кнопке создаются документы по отобранным заявкам выпуска и реализации продукции:
- Выпуск продукции с расходными материалами
- Реализация продукции, услуги доставки
Результат
1. Для диспетчера сократилось время на обработку поступающих заявок. После ввода заявки в программу он печатает документы (ТТН, сертификаты качества) из программы и отслеживает статусы выполнения отгрузки по заявкам контрагентов.
В системе установлены цены на доставку продукции. Стоимость транспортных услуг заполняется в заявках автоматически с учетом цен доставки, объема загрузки транспорта и расстояния до объекта разгрузки. Автоматическое заполнение цен транспортных услуг исключило ошибки при расчете сумм за доставку;
2. Для бухгалтера сократилось время обработки и ввода документов реализации по контрагентам и объектам отгруженной продукции. Появилась возможность анализировать состав услуг и продукции по заявкам.
Автоматическое формирование комплекта документов учета в программе «1С:Бухгалтерия» по обработанным заявкам:
- уменьшило время на ввод первичных документов;
- сократило количество ошибок в документах.
Можно создать отчеты по отгрузочным рейсам за любой период и быстро проанализировать отгрузки в различных разрезах аналитики.
3. Для технолога сократилось время на планирование выпуска продукции и загрузки транспорта. Сократилось время на ввод «Отчета производства за смену», можно сравнивать расход материалов в отчетах производства с фактическими расходами.
4. Для руководителя стала доступной и наглядной информация обо всех этапах обработки заявок от контрагентов.
В результате внедрения:
- Получили первоклассное решение для работы нашего производства. Это внедрение сократило объем ручной работы, связанной с обработкой транспортных накладных и заявок от покупателей;
- Полностью автоматизирован процесс формирования документов для покупателей, исключены ошибки;
- Полный и прозрачный контроль за производимой и отгружаемой продукцией;
- Удобный и оперативный анализ нашего производства;
- Не понадобилось приобретение сервера и дорого программного обеспечения для автоматизированного учета нашей продукции по поступившим заявкам, что позволило сэкономить;
- Намного уменьшилось время ввода документов в приложении «1С:Бухгалтерии» за счет внедренных «Заявок на отгрузку»;
Во время самоизоляции в период пандемии COVID‑19 потребовалось предоставить сотрудникам, не связанным с производством, удаленные рабочие места.
«1С:Бухгалтерия» доступна в сервисе «1С:Фреш». Мы перенесли базы в сервис. Это позволило:
- Иметь доступ к данным в любое время суток;
- Всегда работать в последней версии программного обеспечения;
- Иметь удаленные рабочие места.
В итоге мы смогли без каких-либо трудностей и изменений перевести сотрудников на удаленку.
Работа по автоматизации выполнена компанией «ОВС-ПРОФ».
На полное внедрение ушло 4 недели.
