Автоматизация всему голова: управление пекарней

О клиенте

Бизнес многих предпринимателей в определенный момент достигает таких масштабов, что без автоматизации обладать достоверной информацией о результатах становится просто невозможно. 

Именно с такой постановкой вопроса к нам обратился успешный предприниматель Арман Айрапетян, владелец крупной пекарни «Джубга-Хлеб» (Краснодарский край). 

Основным средством учета предприятия был Excel. Большая часть фактов хозяйственной деятельности отражалась только в блокноте бухгалтера, а точные размеры дебиторской и кредиторской задолженности были покрыты тайной.

При этом предприниматель успешно участвует в торгах на миллионные поставки продуктов в лагеря и санатории Крыма, прошел производственный аудит для заключения договора поставки с крупной федеральной торговой сетью.

Автоматизация

Для автоматизации была выбрана программа «1С:Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского производства», которая совмещает производственный учет с логистическим блоком. 

В результате проекта были автоматизированы все аспекты деятельности компании: 

• прием заявок,
• расчет потребности в производстве, 
• расчет сырья и материалов, исходя из влажности муки и применения замен в спецификациях, 
• сезонность использования спецификаций, 
• автораспределение загрузки в соответствии с маршрутами и грузоподъемностью транспорта.

О каждом из этапов стоит рассказать отдельно.

Заявки

Конфигурация позволяет выбрать один или несколько способов заведения заявок на приобретение документом «Заказ покупателя»: по разнарядке, из личного кабинета клиентов, загрузкой из файла, через форму быстрого подбора номенклатуры. Это ускорило и оптимизировало процесс принятия заявок. 

Благодаря сервису 1С:Линк операторы могут принимать заказы дистанционно. Это позволило максимально обеспечить санитарные требования в период пандемии коронавирусной инфекции без снижения качества работы.

Производство

Программа автоматически формирует заказ на производство с учетом остатков на складах, желаемой даты выпуска и доставки. Это существенно сократило время передачи заказов в производство и минимизировало вероятность ошибки при подсчете.

Далее программа на основании действующих спецификаций и влажности сырья точно рассчитает потребность в материалах с учетом этапов производства. Экономия материалов в результате корректировки расчетов на влажность муки позволила снизить материальные расходы. При этом величина экономии или перерасхода наглядно демонстрируется типовыми отчетами конфигурации.

Отражение выпуска продукции и списания материалов также производится автоматически. При этом простота и понятность структуры документов позволяет быстро освоить работу в программе сотрудникам производственных цехов, которые не имели опыта работы в программах «1С».

Доставка

Один из наиболее трудоемких этапов реализации хлебобулочного и кондитерского производства — подготовка продукции к доставке. Распределение заказов по маршрутам и машинам обычно занимает немало времени и усугубляется ночными погрузками. 

«Джубга-Хлеб» доставляет продукцию более чем по 50 направлениям, а транспортный парк компании перешагнул отметку 40 машин. 

Быстро и качественно выполнить распределение продукции по маршрутам позволяет Автоматизированное рабочее место «Управление доставкой». В этом разделе пользователь видит уже сгруппированные заказы по направлениям с указанием суммарной массы и объема продукции. Экспедитору остается только распределить заказы по машинам, контролируя их загрузку. Программа наглядно выводит информацию о массе и объеме уже загруженного товара и оставшемся объеме и предупредит в случае перегруза.

Остается только распечатать погрузочные ведомости и маршрутные листы для водителей.

Функционал программы позволил оператору распечатывать погрузочные ведомости с указанием не только маршрута, но и стоимости продукции с уточнением способа оплаты. Так, некоторые покупатели оплачивают товар водителю при разгрузке, а некоторые переводят на расчетный счет или оплачивают авансом. Теперь водитель точно знает, за какую сумму он должен отчитаться по возвращении с маршрута.

В результате распределение заказов стало занимать у оператора менее получаса.

Автоматическая рассылка отчетов о результатах отгрузки и в целом деятельности предприятия позволила с помощью 10 автоматизированных рабочих мест отгружать поток до 500 накладных в сутки.

Контроль и аналитика

Типовой функционал был дополнен системой складов, что позволило четко отделять свежую продукцию от возвращенной. Это усилило контроль качества продукции. Впервые технолог и экспедиторы в любой момент времени смогли точно определить остатки на складе и потребность в выпуске.

Впервые стало возможно определить себестоимость выпускаемой продукции для каждой номенклатурной группы. Была проведена ревизия списка поставщиков сырья, выявлены наиболее экономически целесообразные сделки. Пересмотрена ценовая и скидочная политика компании. Сняты с выпуска нерентабельные и непопулярные виды продукции.

Все это позволило чувствительно увеличить прибыль, которая также впервые была рассчитана максимально точно.

По итогам автоматизации предприниматель смог увидеть достоверный финансовый результат деятельности, себестоимость выпускаемой продукции, определить наиболее востребованные товары и уточнить размеры задолженностей.

Таким образом, этот проект для клиента явился не только рывком в автоматизации деятельности, но и принес ощутимый экономический эффект.

Но на этом рано ставить точку. Возможности программ «1С» с применением опыта и квалификации наших штатных разработчиков позволяют реализовать даже самые смелые идеи, в результате чего уровень автоматизации растет вместе с бизнесом наших клиентов.

Работа по автоматизации выполнена компанией «Легасофт».