Управление документами в современной организации

Описание

Практическое пособие подготовлено авторским коллективом, включающим преподавателей кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ, а также экспертов 1С.

Авторы: С. А. Глотова, Е. В. Кардыш, А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина, П. А. Кюнг, Л. Р. Париева, Л. В. Сергеева. Пособие подготовлено под общей редакцией Л. А. Ивановой.

Данное пособие знакомит с современными технологиями, применяемыми при управлении документами, возможностями информационных систем по поддержке процессов управления документами, методологией проектирования и внедрения систем электронного документооборота и архива.

Приводится база законодательных и нормативно-методических актов, регулирующих управление документами, рассмотрены общие требования к составлению и оформлению документов, правила документирования управленческой деятельности. Подробно описывается организация работы с документами независимо от их формы (на бумажном носителе или электронные) с использованием информационной системы управления документами «1С:Документооборот» и особенности работы с отдельными системами документации: кадровой, научно-технической, договорной. Сделан акцент на работе с обращениями граждан и документами ограниченного доступа. Организация архивного хранения рассматривается применительно как к бумажным, так и электронным документам с акцентом на использование в качестве системы хранения электронных документов информационной системы «1С:Архив». В приложениях приводятся образцы бланков, шаблонов оформления отдельных видов документов, перечень действующих нормативно-правовых актов и методические документы по управлению документами и другие справочные материалы.

Пособие адресовано студентам учреждений высшего профессионального образования, обучающимся по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», студентам, получающим среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», студентам других направлений, изучающих дисциплины, связанные с управлением документами. Представляет интерес для представителей служб делопроизводства и архива, служб информационных технологий, заинтересованных во внедрении либо расширении функций действующих в организации систем электронного документооборота и электронного архива. Будет полезно управленческому персоналу организаций, на практике осуществляющему издание документов, организацию работы с документами, их оперативное и архивное хранение.

Оглавление

Введение

Глава 1. Управление документами. Понятия, структура, принципы

1.1. Основные понятия в области управления документами

1.2. Структура, принципы управления документами

Контрольные вопросы

Глава 2. Правовое регулирование управления документами

2.1. Законы и кодексы Российской Федерации, содержащие статьи, посвященные документированию деятельности организаций.

2.2. Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы делопроизводства, в том числе организацию документооборота и работу с документами.

2.3. Нормативные правовые акты, регулирующие работу с электронными документами и электронной подписью.

2.4. Нормативные правовые акты, регулирующие организацию хранения документов.

2.5. Государственные стандарты и иные нормативно-методические документы в сфере управления документами.

Контрольные вопросы

Глава 3. Организация деятельности центра компетенций по управлению документами (службы документационного обеспечения управления)

3.1. Место в структуре управления

3.2. Построение службы ДОУ

3.3. Должностной состав службы ДОУ

3.4. Численный состав службы ДОУ

3.5. Цель, задачи и функции службы ДОУ

3.6. Форма делопроизводства

3.7. Регламентация деятельности службы ДОУ на локальном уровне

Контрольные вопросы

Глава 4. Документирование деятельности организации

4.1. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

4.2. Организационные документы

4.3. Распорядительные документы

4.4. Информационно-справочные документы

Контрольные вопросы

Глава 5. Организация работы с документами

5.1. Понятие «документооборот» и его анализ

5.2. Работа с входящими документами

5.3. Работа с исходящими и внутренними документами

5.4. Регистрация документов и ввод их в документную систему организации

5.5. Контроль исполнения документов

5.6. Ведение информационно-справочной работы

Контрольные вопросы

Глава 6. Организация работы с договорами

6.1. Электронный договор (ЭД)

6.2. «1С:Управление холдингом 8»

6.3. Правила интеграции с «1С:Документооборотом»

6.4. Учет договоров в делопроизводстве

6.5. Систематизация и текущее хранение договоров в организации

6.6. Документирование договорной деятельности

6.7. Форма договора

6.8. Форматы и реквизиты электронных договоров, условия хранения

6.9. Согласование условий ЭД. Протокол разногласий

6.10. Доверенности

6.11. Акты

6.12. Форматирование документов

6.13. Хранение договоров

6.14. Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора?

6.15. Когда договор закончен делопроизводством?

6.16. Копии договора

6.17. Проблемы, возникающие в работе с договорами (размышления юристов)

Контрольные вопросы

Глава 7. Особенности работы с отдельными системами документации: кадровой, научно-технической

7.1. Кадровая документация

7.2. Научно-техническая документация

Контрольные вопросы

Глава 8. Делопроизводство по обращениям граждан

8.1. Правовое регулирование работы с обращениями граждан

8.2. Цели, функции и принципы института обращений граждан

8.3. Понятие и виды обращений граждан. Классификация обращений граждан

8.4. Делопроизводство по обращениям граждан

8.5. Организация личного приема граждан

8.6. Организация работы с обращениями граждан в условиях применения информационных технологий

Контрольные вопросы

Глава 9. Организация работы с документами ограниченного доступа

9.1. Государственная тайна

9.2. Служебная тайна

9.3. Коммерческая тайна

9.4. Персональные данные

9.5. Биометрические персональные данные

9.6. Профессиональная тайна

9.7. Адвокатская тайна

9.8. Аудиторская тайна

9.9. Налоговая тайна

9.10. Врачебная тайна

9.11. Нотариальная тайна

Контрольные вопросы

Глава 10. Организация архивного хранения документов

10.1. Экспертиза ценности документов

10.2. Уничтожение архивных документов

10.3. Формирование дел

10.4. Передача архивных документов в архив организации

10.5. Организация хранения архивных документов

10.6. Обеспечение сохранности архивных документов

10.7. Описание архивных документов

10.8. Организация использования архивных документов

10.9. Организация передачи архивных документов в государственный (муниципальный) архив

Контрольные вопросы

Глава 11. Внедрение информационных систем управления документами

11.1. Анализ потребности, определение целей, задачи рисков проекта

11.2. Выбор системы электронного документооборота

11.3. Запуск проекта

11.4. Проектирование СЭД

11.5. Внедрение СЭД

11.6. Тиражирование

11.7. Управление изменениями

Контрольные вопросы

Приложение 1

Перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и федеральных органов исполнительной власти, ответственных за их формирование

Приложение 2

Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов

Приложение 3

Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов

Приложение 4

Примерный перечень документов, заверяемых печатью

Приложение 5

Примерный перечень утверждаемых документов

Приложение 6

Пример оформления титульного листа Устава

Приложение 7

Пример оформления структуры и штатной численности

Приложение 8

Пример оформления приказа по основной деятельности государственного органа

Приложение 9

Пример оформления приказа по основной деятельности коммерческой организации

Приложение 10

Образец оформления распоряжения федерального органа исполнительной власти

Приложение 11

Образец оформления полного протокола в государственных органах, органах местного самоуправления (из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления)

Приложение 12

Образец оформления краткого протокола в государственных органах, органах местного самоуправления (из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления)

Приложение 13

Пример оформления протокола

Приложение 14

Пример оформления выписки из протокола

Приложение 15

Пример оформления решения

Приложение 16

Пример оформления акта ревизии кассы

Приложение 17

Пример оформления внутренней докладной записки

Приложение 18

Пример оформления объяснительной записки

Приложение 19

Пример оформления справки по личному составу

Приложение 20

Пример оформления служебного письма в государственных органах, органах местного самоуправления (из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления)

Список использованных источников и литературы

Действующие нормативно-правовые акты и методические документы по управлению документами