С чего все началось
В начале 2020 года к нам в компанию «Комплексное управление бизнесом» обратилась русскоговорящая бухгалтер, живущая и работающая в Южной Корее. Она осознанно хотела приобрести программу 1С:Бухгалтерия, потому что была хорошо с ней знакома. Ее запрос был — вести хоть какой-то учет, потому что учет в компании совсем не был выстроен.
Мы получили разрешение от фирмы «1С» на продажу программы и бухгалтер начала вести в ней учет. Сначала в локальной версии около 2 месяцев, потом перевели базу в облако 1С:Фреш, и она работала в нем пару лет.
Компания «Royal Food» представляет собой холдинг. Холдинг включает в себя 7 пищевых производств: пекарный цех, колбасный цех, молочный цех, рыбный цех и другие.
В фокусе нашего внимании была логистика, поскольку бухгалтер Марина — двигатель нашего проекта, занималась именно ей.
Как выглядели процессы вначале
Логистика — это люди, которые занимаются продажей готовых продуктов. Это 15 сотрудников, из которых 4 офисных (бухгалтерия и склад) и 8 водителей-продавцов.
Продажи осуществлялись следующим образом: водители-продавцы, у которых есть грузовичок, загружают в него продукты на складе, и затем едут по своим клиентам. Клиенты — это небольшие магазины, в том числе и русские (в Южной Корее, как например, в Германии или Израиле, тоже есть русские магазины!). На месте они договариваются с магазином что им нужно из имеющегося в грузовичке ассортимента. Соответственно то, что нужно оставляют у клиента и уезжают. Фиксируют все от руки на бумажных накладных, выданных бухгалтерией, и отчитываются тоже бухгалтерии.
Иногда случается обмен товара. Например, магазин говорит, что эта палка колбасы, которую вы привезли нам в прошлый раз, на ней надорвана этикетка. Водители-продавцы без проблем её меняют. Весь процесс основан на доверии. Это звучало для нас удивительно, так как никаких подтверждений не было, но они так работали.
Ситуация на старте: использовали в работе бумажные документы и Excel. Много информации терялось и забывалось. Так происходило долго, со всеми сопутствующими проблемами.
Поиск решения
Запрос к нам был «придумайте что-то более эффективное и современное». Специалисты нашей компании «Комплексное управление бизнесом» провели исследование бизнес-процессов и спланировали будущую автоматизацию.
Родилась идея — использовать мобильные устройства для работы водителей и создать базу на центральном складе. Для мобильных устройств сначала было решено использовать ПО не на платформе 1С — выбрали ТСД со специализированным ПО. Вначале мы посчитали, что так будет проще и лучше.
Это было не складское программное обеспечение. Оно должно было уметь видеть остатки, взаиморасчеты, уметь распечатывать накладную, но не на листах А4, как принято в России, а в виде длинного чека с отображением в нем товаров. Также оно должно было уметь делать специфические вещи. Например, обмен товарами и соответственно уметь помечать обменные товары, находящиеся в грузовике.
Миниатюрное оборудование для водителей — ТСД и принтер этикеток
Склад мы решили автоматизировать на программе 1С для зарубежных клиентов -1C:Drive.Sales & Services Pack. Приобрели программу через 1C International LLC. Склад запустили довольно быстро и просто без особых проблем. Немного доработали взаиморасчёты, зачет авансов, печатные формы. Печатные формы изначально были сделаны не как в типовых программах, поэтому немного переделали для удобства клиента. Взаиморасчеты и все что в центре — автоматизировали довольно привычным для нас образом.
Сложности в процессе автоматизации и их решение
Для автоматизации водителей-продавцов приобрели устройства ТСД и специализированное программное обеспечение для них. Несмотря на то, что было заявлено, что ПО кастомизируемое, вендор выделил нам программистов, которые специализировались на этом ПО. Но выделенные программисты недостаточно хорошо понимали бизнес-логику работы клиента. Многие вещи обсуждали по несколько раз, но в итоге это не приводило ни к какому результату. Двигалось все очень-очень туго. Они объясняли это тем, что случай нестандартный, не такой как они привыкли, что это ПО предназначено не для таких бизнес-процессов. Оказалось, что не так-то просто оно кастомизируется. Мы столкнулись с тем, что начали ностальгировать по 1С в этом плане.
В какой-то момент мы решили все поменять и написали свое собственное ПО на платформе 1С:Предприятие для этих мобильных устройств (ТСД).
Мобильное приложение для водителей-продавцов
Так теперь выглядит ТСД для водителей-продавцов.
Приложение может использоваться разными водителями. Поэтому на устройстве может быть несколько мобильных баз водителей. Между собой мобильные базы обмениваются документами через центральную базу. Узел обмена определяют Водитель и Идентификатор устройства.
Авторизация водителей происходит по пин-коду. Пин-коды заранее создаются в центральной базе и выдаются водителям.
Интерфейс приложения имеет англоязычную локализацию. Язык интерфейса можно выбирать в языковых настройках на устройстве.
Водители могут создавать инвойсы, возвраты, перемещения, кассовые ордера при помощи ТСД. Сюда же они получают эти документы из центральной базы — возможны случаи, когда документ создается не водителем, а бухгалтерией. Документы, которые созданы на ТСД, водитель может редактировать до момента подписания. Документы, пришедшие из центральной базы недоступны для редактирования водителям.
Товарные позиции вводятся с помощью сканера. Также возможно внесение вручную или с помощью камеры устройства в качестве сканера. Это позволяет в экстренных случаях вместо ТСД использовать обычный мобильный телефон.
Печатная форма накладной (инвойсы и возвраты) адаптирована для печати на принтере этикеток. Процесс предполагает, что водитель на месте печатает накладную, и клиент ее подписывает. Затем водитель при помощи мобильного приложения делает фото подписанного документа. Фото прикладывается к карточке соответствующего документа. При обмене — фото отправится в центральную базу как присоединенный к документу файл.
В центральной базе после синхронизации, бухгалтерия увидит документы водителей. Цветом отражается статус подписания документов. Эти статусы контролирует бухгалтер.
В присоединенных файлах документов, бухгалтер может открыть фото с подписанными накладными.
Результаты проекта
Программа заработала и хорошо справляется со своими задачами.
Водители ездят с мобильными устройствами и знают:
- свои остатки
- сколько у них брака на борту
- «умеют» встречаться и обмениваться с другими водителями и с центральным складом товаров
- умеют распечатывать накладную клиенту из устройства, похожего на фискальный регистратор (как в России фискальный регистратор, только без фискальной части)
- умеют видеть взаиморасчеты.
«Компания осталась очень довольна. У них улучшился и ускорился процесс, уменьшились потери товаров, уменьшилась дебиторская задолженность. На данном этапе ведем переговоры об автоматизации самих производств.», говорит бухгалтер компании «Royal Food» Марина.
Преимуществом 1С оказалось то, что на языке 1С:Предприятие можно сделать много всего, о чем пользователь даже не подозревает. Специалисты компании ООО «Комплексное управление бизнесом», которые погрузились и разобрались в бизнес-процессах холдинга, и 1С как система, показали себя с лучшей стороны и доказали, что 1С может работать не только в привычной ей среде.
«Аппетит приходит во время еды»
Сейчас, когда уже все доделано и все счастливы, начинается самое интересное. У компании возникают потребности, о которых раньше они просто не могли думать и соответственно формулировать.
Недавно реализовали возможность фотографировать подписанные документы, автоматически прикладывать их в мобильное приложение и отправлять в центральную базу.
Сейчас поступило новое пожелание: водители хотят заранее отправлять заявку на центральный склад — какие продукты им нужно подготовить для завтрашнего рейса, чтобы иметь лучше ассортимент, меньше времени тратить на загрузку. Будем думать как сделать такую «заявку на склад». Аппетит приходит во время еды и реальная автоматизация продолжается.
Детали выполненного проекта:
Срок выполнения проекта составил 1 год.
Компания приобрела программные продукты:
- 1C:Drive.Sales & Services Pack
- 1С:Drive. Sales & Services 5 concurrent
- 1С:Drive. Sales & Services 10 concurrent
- 1C Enterprise 8. Server license (x86−64)
- 1C Enterprise 8. 5 concurrent users license
- 1C Enterprise 8. 10 concurrent users license
Проект выполнила компания «Комплексное управление бизнесом».
