Скорость получения аналитической и финансовой информации сократилась с одного дня до нескольких минут. По каждому заказу можно сразу видеть планируемую прибыль и маржинальность, а сроки обработки заявок клиентов сократились примерно на 50%.
О компании «КанцМаркет»
Первый магазин открылся в 1995 году и обеспечивал канцтоварами жителей близлежащих домов. С 2005 года компания начинает активно развивать направление в сфере корпоративного обслуживания, предлагая комплексное снабжение организаций города канцтоварами, бытовой химией, мебелью, спецодеждой и прочими товарами, необходимыми для бесперебойной и комфортной работы.
В настоящий момент «КанцМаркет» доставляет заказы организациями и частным лицам по городу и близлежащим населенным пунктам и имеет розничную сеть из 5 магазинов самообслуживания, работающих ежедневно.
Группа компаний КанцМаркет включает четыре юридических лица.
С чего начиналась автоматизация
С основания компании учет велся в программе «South». Каждая из розничных точек имела свою отдельную базу, со своими справочниками и остатками.
Бухгалтерский учет и взаиморасчеты с контрагентами велись в «1С:Бухгалтерия 7.7.». Для каждой организации велась отдельная база.
Чтобы получить финансовый результат, проанализировать рентабельность и валовую прибыль, на основании которой, в том числе, считается зарплата менеджеров и продавцов, руководителю нужно было вручную собрать информацию из нескольких баз и перенести ее в многочисленные таблицы Excel. Полной и актуальной информации для анализа бизнеса руководство не получало.
Количество заказов и документов увеличивалось с каждым днем. Собственники бизнеса видели, что сотрудники тратят очень много времени на обработку и анализ заказов, и это сдерживает рост компании.
Идея автоматизации бизнеса с помощью 1С пришла собственникам еще в 2019 году, и спустя год компания обратилась в «ПрограмМастер», так как был позитивный опыт совместной работы — специалисты «ПрограмМастер» сопровождали программы 1С.
На первой встрече обсудили главные потребности компании, и специалисты «ПрограмМастер» предложили использовать «1С:Управление торговлей» в качестве основы информационной системы.
В группе компаний насколько юридических лиц, поэтому одно из основных требований к программе — использование механизма интеркампани. Нужно было объединить все разрозненные информационные базы в одну, чтобы весь учет велся в единой базе.
Первый этап — переход на новую программу
На первом этапе были разработаны технологии переноса накопленных данных, методики ведения учета и обучены ключевые сотрудники.
Специалисты «ПрограмМастер» перенесли данные из учетных программ:
- информацию по контрагентам и взаиморасчетам из «1С:Бухгалтерия 7.7» по каждому юридическому лицу отдельно;
- номенклатуру, остатки товаров из South;
Параллельно с реализацией обработок для переноса наши технические специалисты проверяли весь парк техники на точках и в головной компании. С целью убедиться в готовности к работе в новой программе проверяли:
- Скорость интернета;
- Работу торгового оборудования (Сканеры штрих кодов, ККМ);
- Скорость и надежность работы программы при пиковой нагрузке — это критично, так как в магазинах достаточно большой поток покупателей, и остановка программы недопустима.
Второй этап — оптимизация процессов
1. Рабочее место менеджера по продажам
Одним из основных требований менеджеров коммерческого отдела было работать в едином окне. Рабочее место менеджера по продажам было доработано таким образом, чтобы пользователь мог видеть не только все виды цен и остатки на всех складах, но здесь же набирать корзину и оформлять необходимые документы. Это позволило значительно сократить время на прием заказа от клиента:
2. Доработка документа «Заказ клиента»
Основным документом для работы корпоративного отдела стал «Заказ клиента». По каждому из документов в момент создания можно проанализировать планируемую прибыль и маржинальность:
3. Уведомление по факту поступления всего товара по «Заказу клиента»
На основании заказов клиентов накапливаются данные, которые учитываются при формировании отделом закупок заказов поставщикам.
Когда по «Заказу клиента» на склад поступает товар, то менеджер получает уведомление электронным письмом и всплывающим окном в программе. Данная доработка существенно упростила отгрузку заказов клиентам и освободила менеджеров по закупкам от постоянных вопросов о поступлении товаров.
4. Проверка сборки товаров заказа клиента сканером штрихкодов
На складе был внедрен механизм проверки собранных на доставку заказов по Штрихкоду.
Работники склада собирают товар по отдельной накладной на сборку и отдают собранный заказ на упаковку, где каждая позиция сканируется и отмечается в заказе как собранная. Эта дополнительная проверка уменьшила число ошибок при сборке заказов:
5. Интеркомпани. Учет товаров в разрезе организаций
Внедрение механизма «интеркампани» позволило вести работу всех магазинов в единой информационной базе с общим перечнем номенклатуры и контрагентов, с общими остатками на складах. Благодаря этому ситуация по складским остаткам и остаткам товаров по организациям стала прозрачной, уменьшилось время на выставление счетов корпоративным клиентам.
6. Работа с тендерной документацией
«КанцМаркет» участвует в тендерных поставках. Бывают ситуации, что одни и те же позиции в тендерной документации и в информационной базе имеют разное название. Чтобы каждый раз не менять наименование товаров под тендер, был доработан механизм, при котором можно заменить наименование товара прямо в заказе, и измененное наименование будет выводиться во все типовые печатные формы:
Третий этап — планы на будущее
В планах «КанцМаркет»:
- сделать интеграцию с сайтом;
- добавить детальную аналитику по всем участкам учета, для получения более точного финансового результата.
Результаты автоматизации
Сейчас автоматизированы все основные участки учета:
- Закупки
- Ценообразование
- Оптовые и розничные продажи
- Взаиморасчеты с покупателями поставщиками.
Благодаря объединению всех магазинов в едином информационном пространстве, повысилась скорость получения аналитической и финансовой информации: раньше это занимало почти целый день, сейчас составление отчетом занимает несколько минут, так как вся информация имеется в одной информационной базе и не нужно собирать данные из разных источников.
За счет доработанной формы рабочего места менеджера по продажам сроки отработки заказов от клиента сократились по общей оценке примерно на 50%.
Мы не вносили никаких изменений непосредственно в типовую программу, а только дополняли с помощью внешних инструментов (расширения, отчеты, печатные формы). Программа легко обновляется и всегда находиться в актуальном с точки зрения законодательства состоянии.
Работы по проекту выполнила компания «ПрограмМастер».
