Торговая сеть «Аллея мебели» — активно развивающаяся компания на мебельном рынке Северо-Западного и Центрального регионов РФ. С 2008 года открыты шесть гипермаркетов в городах Вологде, Архангельске, Череповце, Котласе, Ярославле, Иваново, а также в населенных пунктах Вологодской, Ярославской, Ивановской и Архангельской областей.
Благодаря обширной оптово-розничной сети «Аллея мебели» занимает лидирующее положение на мебельном рынке Вологодской области. Каталог товаров компании включает кухни, шкафы-купе, диваны и кресла, мягкие уголки, прихожие, гостиные, спальни, стулья, матрасы и многое другое.
О складах
Общее количество складов: 11 шт. Общая площадь: около 15 000 кв. м.
Структура: склады разделены на зоны хранения различных категорий мебели, преобладает напольное хранение.
Количество товарной номенклатуры в системе около 70 000 sku. Грузопотоки большие, например, в месяц, входящий может составлять около 850 тонн, исходящий — порядка 750 тонн.
Общее количество сотрудников на складах — 40 человек, сформированы рабочие бригады, состоящие из кладовщиков и грузчиков.
Сложности учета
Учет комплектов. Мебельная продукция может включать номенклатуру с различными характеристиками (материалов отделки, цветовой гаммы) и состоять из отдельных комплектующих. Одна номенклатура мебели может складываться из частей и составлять комплект из нескольких отгрузочных мест.
До автоматизации кладовщики работали с комплектами мебели вручную, по бумажным носителям, фиксируя каждую часть комплекта. Часто случалось так, что кладовщики забывали отгрузить клиенту полный комплект. Например, загрузили кухонный гарнитур (шкафы, ящики
Так как автоматизация подразумевает идентификацию товаров посредством считывания штрихкодов с помощью терминала сбора данных (ТСД), то возникла необходимость привести в порядок справочник номенклатуры. В частности, необходимо было присвоить номенклатуре-комплекту ее составные части, присвоить товарам штрихкоды и загрузить их в систему. Чтобы учитывать комплекты, необходимо создать механизм работы с комплектующими.
Ввод данных. На каждом складе сформированы рабочие бригады, состоящие из кладовщиков и грузчиков. Для фиксации показателей работы сотрудников склада в системе «1С:Управление торговлей» (1С:УТ) ред. 10.3 был разработан отчет по КТУ (коэффициентам трудового участия).
Отчет учитывает показатель веса номенклатуры (в тоннах), который обработал каждый участник бригады за смену. Данные по обработанному весу ранее вносились оператором в систему учета вручную — это было неудобно. Решили, что вводить данные коэффициентов с ТСД будут старшие кладовщики в бригадах. Для реализации функционала потребовалась доработка ввода данных с ТСД в WMS-систему.
Кроме двух основных, проблем было намного больше. Без автоматизации и доработок системы развивать бизнес стало сложно, компания хотела обеспечить склад необходимым функционалом. Таким образом, предстояло решить задачи:
- установки WMS-системы для управления и контроля работы склада, выполнения операций по приему комплектов, сборке и отгрузке мебельных заказов;
- упорядочения базы номенклатур и их частей в системе учета;
- создания механизма работы с комплектами и комплектующими в WMS-системе;
- доработки отчета по КТУ сотрудников с вводом данных с ТСД;
- уменьшения использования бумажных носителей в работе склада;
- снижения ошибок (некомплектов и пересортов).
Пути решения и поиск необходимого функционала
С учетом проблем составили «скелет» технического задания, в котором зафиксировали цели, принципы, последовательные шаги реализации проекта и необходимый функционал. Специалисты «Технологии учета» предложили следующие настройки систем:
Система учета 1С:УТ ред. 10.3
Для контроля работы склада система должна проводить проверку продукции на комплектность в рамках складской операции. Например, при приемке от поставщика товара, который комплектуется составными частями, оператор с помощью ТСД должен подтвердить наличие всех комплектующих для товара, иначе такая позиция считается непринятой. Было необходимо доработать систему учета, включая:
- Создание обработки системы хранения мультиштрихкодов, к которым привязаны несколько объектов.
- Доработку документа «Проверка комплектности» для использования новых типов данных.
Результатом работы оператора ТСД является ввод данных в учетную систему. После операции с товаром в 1С:УТ ред. 10.3 фиксируется документ, приводящий к проводкам. Например, на основании документа «Заказ поставщику» создается документ «Поступление товаров и услуг». На основании «Заказа покупателя» сначала создается «Реализация товаров», а затем — итоговый документ «Расходный ордер».
Подсистема управления складом AS WMS
При вводе товара через ТСД необходимо разделять товары и наборы. Кладовщик, как правило, получает товарные строки из документа либо вводит их сканированием штрихкода. Разделение планируется выполнять с помощью анализа связки «Номенклатура + Характеристика», по данным учетной системы. Например, от поставщика оператор принимает sku «Кровать 1400*2000 с ящиками» с характеристикой «ЛДСП вишня оксфорд».
Этот sku является набором, о чем свидетельствует наличие связи с характеристикой «ЛДСП вишня оксфорд» на закладке «Пакеты (комплектующие)».
При получении информации о вводе пары «Номенклатура + Характеристика» мобильное приложение должно обратиться к данным учетной системы для проверки, является ли данная пара набором. Если да, необходимо получить все комплектующие для контроля. Ввод товара или набора может производиться ручным выбором либо сканированием.
Так же система должна работать и в обратную сторону. При сканировании комплектующего система определяет набор, которому принадлежит эта номенклатура, и указывает оператору на необходимость провести проверку всех сопутствующих комплектующих.
Главным признаком того, что работа идет с набором, является наличие связанных элементов справочника комплектующих. Если система не нашла связанных комплектующих, тогда считается, что это не набор и проверка не требуется.
Таким образом, для работы мобильного приложения с комплектующими необходимо было обеспечить:
- Поиск по регистру «Штрихкоды» с учетом комплектующих. Алгоритм должен искать штрихкод в регистре, разделяя полученный результат на комплектующие и наборы.
- В мобильном приложении в подсистеме работы с комплектами нужно изменить типы данных на комплектующие вместо номенклатуры. Соответственно, следует настроить синхронизацию — загрузку-выгрузку информации при работе с операцией.
- Реализовать алгоритм поиска связанных с набором комплектующих.
Дополнительные обработки
- Создание обработки для пометки на удаление архивных комплектующих, вышедших из торгового оборота.
- Разработка отчета «Анализ доступности товаров на складах по комплектующим».
- Доработка отчета КТУ, визуальной части, работы с коэффициентами и тарифами.
- Создание обработки для переноса остатков по ячейкам с одного склада на другой.
В результате обработки товарных комплектующих описанным способом мобильное приложение должно не позволять пропускать строки с неполными комплектами в проводки по учетным остаткам. То есть в результирующий документ не попадут строки с недобором по комплектующим.
Автоматизация
Работы по автоматизации бизнес-процессов проводились удаленно, в несколько этапов, пошагово по каждому складу. Использовались все возможные виды связи: телефонная, группы в мессенджерах, видеоконференции
- проектирование, установка и тестирование системы;
- подключение и настройка оборудования;
- обучение персонала, доработки, тестирование и ввод в промышленную эксплуатацию.
Для начала совместно утвердили календарный план-график автоматизации, определили состав рабочих групп с каждой стороны и приступили к работе.
Проектирование, установка и тестирование системы
Программисты установили модуль для управления складом AS WMS, совместно с системным администратором опубликовали базу и выполнили ее первоначальные настройки. Далее загрузили ячейки в WMS-систему.
Так как на складах преобладает напольное хранение, то вариантов обозначения ячеек не много. Прикрепили файлы с QR-кодами, обозначающими ячейки, к потолку.
Выполнили настройки прав операторов и сотрудников склада, разделив права пользователей на складские роли для расчета КТУ, настроили видимость документов складов.
Подключение и настройка оборудования
Установили мобильное приложение на ТСД. Для удобства и оперативного присвоения продукции штрихкодов, кроме основного, дополнительно подключили мобильный (карманный) принтер этикеток.
Обучение, доработки, тестирование и эксплуатация
Настроили функционал поиска номенклатуры по регистру «Штрихкоды» с учетом комплектующих. Провели обучение сотрудников по каждой операции, выполнили тренировки на учебном стенде с тестовыми документами. С помощью функции «Инвентаризация» произвели ввод начальных остатков в WMS-систему. Теперь комплекты мебели в отчете по остаткам числятся в ячейках. Далее перешли к отработке складских операций на реальных документах поставки и продаж.
Выполнили полезные доработки как для системы учета, так и для AS WMS: обработку для удаления архивных комплектующих из справочника, для переноса остатков с одного склада на другой, отчеты «Анализ доступности товаров на складах по комплектующим», «КТУ» и другие.
В процессе запуска систем устранили недостатки работы оборудования и мобильного приложения. На всех этапах автоматизации разработчик обеспечил полное информационное сопровождение, консультации и техподдержку.
Результаты
Срок автоматизации складов составил 15 месяцев. За этот период был реализован как типовой функционал, так и доработки. Несколько складов успешно работают по полгода, и есть результаты:
- Благодаря механизму работы с номенклатурой и ее комплектующими количество ошибок (пересортов и некомплектов) в заказах снизилось на 70%.
- За счет введения адресной системы хранения скорость сборки заказа увеличилась на 50%. Сократилось время поиска товаров, быстрее обучаются новые сотрудники склада.
- Время проведения инвентаризации сократилось на 60%.
- Доработка отчета по КТУ сотрудников с вводом бригадиром коэффициентов из ТСД позволила разгрузить оператора склада. Реализована возможность накопления данных по производительности и качеству работы бригад, что помогает проводить анализ, выполнять построение логистических и мотивационных схем.
- Использование AS WMS и ТСД позволило снизить количество используемых бумажных носителей примерно на 40%.
Все работы выполнены вовремя, поставленные задачи проекта успешно реализованы. Продолжается взаимодействие «Технологии учета» и «Аллеи мебели» в рамках договора технического сопровождения.
