Наш заказчик — компания ONUR — работает на рынке сантехнического оборудования Узбекистана с 2000 года. Приоритетом стали оптовые продажи сантехники в эконом-сегменте. Со временем в компании образовались четыре независимых направления: оптовые продажи, дилерская сеть, дистрибуция и собственный розничный магазин. Благодаря отлаженным связям с поставщиками, прямым поставкам с заводов и большому опыту работы ONUR предлагает лучшие товары по соотношению «цена — качество». В ассортименте представлены проверенные позиции, которые не теряют своей актуальности на рынке, а также регулярно добавляются новые модели. За счет этого сама компания и ее партнеры предлагают те товары, которые оценят покупатели сантехники. Оптовыми клиентами являются как крупные, так и небольшие фирмы и предприниматели — их количество постоянно увеличивается.
Чтобы управлять взаимоотношениями с клиентами, вести складской учет, контролировать финансы и выполнять другие операционные функции в компании использовались различные программные продукты, среди которых были и программы фирмы «1С». Но создать единую управленческую систему, которая отражала бы все бизнес-процессы, не получалось.
«Например, в управленческом учете особенную сложность вызывали оплаты и взаиморасчеты с контрагентами, так как мы используем разные финансовые инструменты: взаимозачеты, переводы с расчетных счетов, овердрафты, кредитные линии.
Часто структура состоит из нескольких юридических лиц. Из-за этого сложно учитывать все платежи вручную. Отсюда — проблемы с дебиторской и кредиторской задолженностями, кассовые разрывы, недостоверные данные о финансах», — отмечает CEO компании ONUR Комилжон Одилжонов.
Со временем стало трудно управлять финансами и договоренностями с партнерами. Информация хранилась в нескольких источниках, менеджеры предлагали своим клиентам продукцию по различным ценам, копилась дебиторская задолженность. И все это росло как снежный ком и мешало развивать бизнес. В сложившейся ситуации руководство компании решило провести масштабное обновление IT-инфраструктуры, чтобы собрать в единую управленческую систему всю информацию и автоматизировать бизнес-процессы.
«После тщательного анализа нескольких программ для автоматизации учета мы остановились на „1С:УНФ“. Наш выбор обусловлен несколькими факторами. Во-первых, мы уже имели положительный опыт работы с продуктами „1С“, что упростило процесс внедрения и обучения сотрудников. Во-вторых, „1С:УНФ“ обладает более понятным интерфейсом и широкими возможностями настройки. Это позволяет адаптировать программу под наши специфические бизнес-процессы.
Наличие мобильного приложения также стало важным аргументом в пользу решения, так как позволяет нам контролировать бизнес-процессы в любое время и в любом месте. Также „1С:УНФ“ предлагает гибкую систему отчетности и интеграции с другими системами. Кроме того, просмотр видео Михаила Пинягина, где подробно объяснялись необходимые нам процессы автоматизации учета, убедил нас в том, что „1С:УНФ“ соответствует нашим потребностям. Так мы решили запустить проект по модернизации нашей управленческой системы с компанией „Айтон“», — рассказывает бизнес-аналитик компании ONUR Алишер Мирносиров.
Дебиторская задолженность — самая большая боль
Как отмечалось ранее, у компании четыре направления по продажам, и, за исключением розничного магазина, везде применяется практика отсрочки платежей. Когда клиентов было немного, легко справлялись. Но когда их число превысило 20, а потом и 100, проблема приобрела большие масштабы.
Сложнее всего было в направлении дистрибуции, где среди клиентов — огромное количество маленьких магазинчиков и торговых точек. Часто такие точки располагаются на одном рынке, и их владельцы дружат между собой. Для нашего клиента эта дружба выливалась в неконтролируемые оплаты, так как владелец одного магазина мог перевести на счет деньги по заказу от других партнеров.
В направлении дистрибуции наш клиент в основном имеет дело с микробизнесом. Взаимодействие с клиентами возложено на торговых агентов. За каждым из них закреплены клиенты, а контролирует весь процесс супервизор. В этой схеме наладить прозрачный учет было сложнее всего, так как огромную роль играл человеческий фактор.
Для того чтобы навести порядок в этом направлении, мы смоделировали процесс в «1С:УНФ» и обучили сотрудников работе по новой схеме. Для этого стали использовать инструмент «Корректировка долга» со специальной операцией, которая переносит задолженности на соответствующих контрагентов.
Если говорить о направлениях оптовых продаж и дилерской сети, то здесь наладить прозрачный процесс оплат было намного проще. В каждом из этих направлений есть менеджеры по продажам, которые работают с собственной базой клиентов. В основном это компании, которые делают большие заказы, работают в рамках договора и соблюдают сроки оплат. Дебиторская задолженность таких клиентов отобразилась сразу, как только в систему внесли данные по договорам. Благодаря этому менеджеры могут отслеживать задолженность по каждому клиенту и своевременно напоминать об оплатах.
Для того чтобы контролировать дебиторскую задолженность на уровне руководства, настроили статистику в различных срезах:
- по клиенту;
- по менеджеру, супервизору, торговому представителю;
- по количеству дней просрочки по каждому клиенту, так как компания на этот счет имеет собственные регламентные сроки.
«Совместные усилия помогли навести порядок с дебиторской задолженностью. Важно отметить, что это стало возможным не только благодаря моделированию и программным настройкам системы. В-первую очередь это заслуга сотрудников ONUR, которые внесли необходимые данные по контрагентам в новую управленческую систему», — подчеркивает аналитик компании «Айтон» Алик Галин.
В результате проделанной работы в системе отображаются задолженности по клиентам и формируются отчеты. Это дает возможность заранее принимать меры для своевременного получения оплат.
Внутренние взаиморасчеты: кто кому и сколько должен
Все бизнес-направления компании, а именно, оптовые продажи, дилерская сеть, дистрибуция и розничный магазин, разделены между собой. Это обусловлено тем, что все они делают закупки у различных поставщиков. Например, оптовое подразделение закупает товары на зарубежных рынках, а дилерское направление покупает оборудование напрямую у заводов. За счет этого компания разнообразит ассортиментную матрицу и предлагает своим клиентам выгодные цены и условия.
К слову, направления продают товары не только внешним заказчикам, но и внутренним подразделениям. Например, дистрибуторское закупает у оптового и дилерского практически 70% товаров для дальнейшей перепродажи. При такой схеме актуальным вопросом стала внутренняя экономика. С помощью «1С:УНФ» начали учитывать, сколько продаж было между подразделениями и на какие суммы. Ведь продукцию в смежные структурные единицы продают с наценкой. Появляется внутренняя выручка, которую нужно учитывать.
С этой целью мы выполнили специальную доработку. Основная ее задача — автоматическое создание документов перепродажи между подразделениями и перемещение товаров между складами. Благодаря этому любая структурная единица компании может сформировать заказ покупателя и включить в него товары, которые относятся к другим подразделениям. Когда в систему попадают такие заказы, она автоматически распознает их, формирует пакет документов и производит отгрузку. При возвратах происходит обратный процесс, который также автоматизирован, но об этом чуть позже.
На скриншоте показаны два подразделения: дилерство продает внутри компании, дистрибуция — конечному покупателю. Выручка первого является себестоимостью второго.
Автоматизация возвратов
Автоматизация этого бизнес-процесса не обошлась без доработок, так как типовой функционал «1С:УНФ» не покрывал потребности нашего заказчика. При большом объеме продаж клиент регулярно сталкивается с возвратами. При этом от одного клиента может поступить возврат товара из разных заказов, которые в системе, естественно, оформлялись разными документами. В такой ситуации менеджерам приходилось тратить много времени, чтобы найти и сопоставить возвращенные товары с соответствующими заказами покупателей.
Но что еще более сложно, — это сформировать в ручном режиме приходные накладные и соотнести их с расходными накладными. И здесь менеджеры сталкивались с ограничением: в типовой версии программы одной приходной накладной соответствует одна расходная накладная. Необходимо учитывать то, что в ONUR расходных накладных может быть несколько. В результате на выполнение работы тратили часы времени, а к желаемому результату не приходили в силу ограничений самой системы. Данные заполнялись некорректно, и это влияло на себестоимость продукции и просроченные задолженности.
Нам важно было добиться того, чтобы система распознавала состав такого возврата и автоматически формировала нужные документы. Именно для этого мы и выполнили доработку. В результате «1С:УНФ» при возврате товаров находит соответствующие им заказы и формирует пакет документов в автоматическом режиме. В результате менеджерам уже не нужно делать на каждый товар отдельный документ «Возврат от покупателя». Все оформляется в одной приходной накладной с операцией «Возврат от покупателя». При проведении этого документа автоматически заполняются расходные накладные, к которым относятся эти возвраты.
Благодаря выполненной доработке мы значительно сократили трудозатраты, а также добились корректного учета себестоимости и просроченной заложенности.
Доллары, рубли, евро или сумы?
Зачем выбирать, если можно настроить мультивалютность?! Расчеты у нашего клиента проводятся в различных валютах. Даже в рамках одного заказа клиент может оплатить часть заказа долларами, а другую часть — рублями или узбекскими сумами. С внедрением «1С:УНФ» это перестало быть проблемой. Мы договорились о том, что весь управленческий учет будет конвертироваться в доллары, но при этом можно посмотреть и те валюты, в которых находятся деньги.
На скриншоте — отчет «Деньги», который показывает суммы в долларах. При этом в документе «Расход из кассы» указывается другая валюта, что видно на следующем скриншоте.
Telegram-бот, который заменяет 99% сотрудников
Живое общение никто не отменит. Но с другой стороны — если можно делегировать технологиям обязанности и повысить клиентский сервис, то нужно пользоваться этой возможностью. Для того чтобы снизить нагрузку менеджеров и дать больше свободы клиентам, в компании ONUR разработали специального бота. Основная задача бота — предоставлять клиентам информацию и помогать с оформлением заказов. Но этим функциональность не ограничивается. Бот умеет:
- считать, начислять и списывать баллы;
- сообщать об отгрузках и статусах заказов;
-
присылать документы (счета, договоры, акты
и т. д. ); - оформлять заказы.
Любой клиент может обратиться к боту с запросом и оперативно получить информацию. При этом клиенту не нужно дозваниваться до своего менеджера, а менеджеру — тратить время на телефонные разговоры. Естественно, бот интегрирован с «1С:УНФ» и между ними происходит обмен данными.
Если заглядывать вперед, то представляется, что скоро можно будет создать единую систему интеграции 1С нашего заказчика с 1С клиентов и ботом. В результате этой интеграции бот будет получать сведения о наличии товаров на складах клиентов и, если товара недостаточно, рекомендовать сделать заказ. Таким образом, мы получим инструмент, который будет помогать управлять ассортиментом и анализировать продажи.
Ценообразование: от хаоса к порядку
Ценообразование тоже было болью нашего заказчика. В компании работает 20 сотрудников, которые ежедневно заключают сделки, и каждый из них предлагает клиентам выгодные условия на личное усмотрение. В итоге одна и та же продукция продавалась со скидками от 5 до 50%. Эту практику было решено прекратить, и с этим помогла «1С:УНФ». В результате удалось навести порядок с ценами и разработать единый стандарт предоставления скидок.
Помимо положительного финансового результата, мы добились того, что между менеджерами пропали разногласия. Все сотрудники стали работать по единым стандартам. К тому же это помогло избавиться от недовольства клиентов, когда кто-то узнавал о том, что другой партнер купил дешевле.
На скриншоте представлен механизм, который автоматически устанавливает цены от себестоимости. У каждого вида цен свои условия формирования, которые тоже задаются в программе.
Имея прозрачные схемы ценообразования и скидок, мы настроили планы продаж. Теперь каждый менеджер знает, сколько ему нужно заключить контрактов и на какую сумму, чтобы получить премию. Это повысило мотивацию и здоровую конкуренцию, и продажи, как следствие, выросли.
Избавление от электронных таблиц
Конечно, до внедрения «1С:УНФ» наш заказчик, как и многие другие, не обходился без электронных таблиц. В основном с их помощью формировались заявки поставщикам. С внедрением «1С:УНФ» мы полностью оцифровали этот процесс. В результате каждая структурная единица ведет расчет потребностей в разрезе своего склада, кстати, последние поделили между подразделениями. На основании этих расчетов оформляют заказы поставщикам. Система сама подсказывает, какие товары нужно закупить, и подставляет актуальные цены. А если система находит взаимные задолженности, она их учитывает при взаиморасчетах.
На скриншоте представлен расчет потребностей в запасах. Система формирует список товаров и материалов, предлагаемый к закупкам:
- номенклатура;
- заказ (если товар или материал требуется для конкретного заказа);
- дефицит (количество товара или материала, которое нужно закупить);
- потребность в разрезе дат.
При расчете потребности учитываются заданные в карточке номенклатуры минимальный и максимальный уровни запаса.
Чек-лист закрытия месяца
Прочитайте этот раздел очень внимательно. А лучше сохраните информацию для себя, потому что мы постарались описать его максимально подробно и универсально. Следуя предложенному алгоритму, любой управленец сможет им воспользоваться.
Чтобы убедиться в том, что мы успешно внедрили систему и настроили управленческий учет, а заказчик научился использовать новые инструменты в своей работе, мы придумали операцию под названием «Чек-лист закрытия месяца». Смысл заключается в том, чтобы выполнить определенную последовательность операций в системе для того, чтобы сформировать управленческую отчетность. Процедура помогает подвести итоги деятельности компании за прошлый месяц и подготовиться к новому отчетному периоду.
Если говорить про закрытие месяца в «1С:УНФ», то его можно условно разделить на две части: «Техническое закрытие месяца» и «Финансовое закрытие месяца». Обе процедуры взаимосвязаны между собой, но есть принципиальные различия.
Техническое закрытие месяца заключается в том, что система проходит по основным пунктам, анализирует все движения за месяц и в силу своих возможностей приводит в порядок себестоимость. Во время данной процедуры «1С:УНФ» начисляет амортизацию, делает взаимозачеты, рассчитывает себестоимость, учитывает прямые затраты, определяет финансовый результат. Если пользователи где-то допустили ошибку, например создали документы задним числом, то система найдет такие ошибки и исправит их. Все это позволит привести в порядок данные в учетной системе и вовремя исправить недочеты.
Для того чтобы техническое закрытие месяца прошло без ошибок, нужно проверить следующее:
- Документы перепроведены;
- Отсутствуют отрицательные остатки;
- Отсутствуют непроведенные документы в базе (кроме документов, созданных на основании ввода начальных остатков);
- Отсутствуют документы, помеченные на удаление;
- Отсутствуют дубли;
- Отсутствует товар с нулевой или отрицательной себестоимостью;
- Отсутствует товар без количества.
Если говорить о финансовом закрытии месяца, то это понятие намного шире и включает в себя гораздо больше моментов, которые необходимо учесть. Финансовое закрытие месяца позволяет владельцу удостовериться, что его отчеты отражают верную информацию. И если его провести по нашему чек-листу, система подскажет, какой информации не хватает для корректного учета. Даже расхождения по первым трем пунктам могут говорить о том, что управленческий учет ведется неправильно и его данные ничтожны.
Например, если не проведена инвентаризация, то система может выдавать данные о том, что на складе находится определенное количество товара, а фактически этот товар может отсутствовать. Или если не сходятся данные по остаткам денежных средств, вообще не стоит смотреть на прибыль. В этом случае собственнику нужно зайти в клиент-банк и сверить остаток с тем, что числится на расчетном счете и в «1С:УНФ». Если есть расхождения, это может быть следствием того, что поступления денег были отражены неправильно или забыли отразить расходы. А если так, то и финансовая отчетность будет неверной и, пока не решится вопрос, нет смысла смотреть прибыль. Также важно правильно учитывать статьи отчета о движении денежных средств (ДДС) и статьи затрат — это помогает получить полную картину по доходам и расходам и управлять ими.
Для корректного финансового закрытия месяца нужно обратить внимание на следующее:
- Проведена инвентаризация запасов;
- Остатки безналичных ДС в 1С соответствуют факту;
- Остатки наличных ДС в «1С:УНФ» соответствуют факту;
- В документах по банку и кассе верно указаны статьи ДДС;
- В документах отгрузки верно указаны статьи затрат;
- В «Анализе бизнеса» — Доходы и расходы — отражены все документы отгрузки;
- В «Анализе бизнеса» — Денежный поток — отражены все документы и операции ДДС;
-
Остатки ДС у подотчетных лиц совпадают с фактом и отсутствует развернутое сальдо; - Остатки сумм расчетов с контрагентами совпадают с фактом;
- Остатки в отчетах «Расчеты с поставщиками» и «Расчеты с покупателями» совпадают с оборотно-сальдовой ведомостью;
- Отсутствует развернутое сальдо по расчетам с контрагентами;
- Остаток сумм расчетов с персоналом совпадает с фактом и отсутствует развернутое сальдо;
- Начислены налоги (примерное значение исходя из показателей месяца, которое по итогам сдачи отчетности корректируется);
- Расчеты по кредитам в «1С:УНФ» соответствуют факту;
- Прочие оборотные активы в балансе = ноль;
- В балансе АКТИВ=ПАССИВ;
- В балансе нераспределенная прибыль=чистая прибыль-дивиденды.
Мы постарались составить максимально подробный чек-лист. Он помогает провести и техническое, и финансовое закрытие месяца. И если выполнить все пункты, то с вероятностью 99% финансовая отчетность сформирована верно и на ее основе можно делать управленческие выводы.
Результаты проекта
«Компания "Айтон" продемонстрировала индивидуальный подход, разработав для нас детальный план внедрения, учитывающий специфику нашего бизнеса. Ее экспертиза и готовность к сотрудничеству стали решающими факторами при выборе партнера. И после завершения проекта мы можем с уверенностью сказать, что не ошиблись с выбором», — рассказывает CEO компании ONUR Комилжон Одилжонов.
Главным результатом проекта стал корректный управленческий учет. Появилась возможность развивать бизнес на основании реальных фактов и принимать правильные управленческие решения.
Благодаря проекту внедрения «1С:УНФ» были не только автоматизированы основные бизнес-процессы компании, но и продумана и реализована бизнес-логика, которая связала все процессы в единую систему.
За счет автоматизации удалось значительно сократить время на выполнение рутинных операций. В среднем получилось высвободить 30% времени для каждого сотрудника, который задействован в операционной деятельности компании.
«Сократились издержки примерно на 40−50%, а выручка увеличилась более чем на 85%. Нам предстоит еще много работы по оптимизации процессов. Но уже сейчас мы получаем конкретные и точные данные из „1С:УНФ“, в частности такой показатель, как финансовый результат по подразделениям. В компании выполняется более строгий контроль данных», — считает бизнес-аналитик компании ONUR Алишер Мирносиров.
Проект длился примерно три месяца. Было много сложностей, с которыми удалось справиться благодаря совместной работе.
Работы выполнила компания «Айтон».
