Переход на кадровый электронный документооборот в ИТ-компании

О компании

SimbirSoft — ИТ-компания, которая предоставляет услуги по разработке и тестированию программных продуктов на заказ.

Все услуги оказывают только своим штатом специалистов, который насчитывает более 1700 сотрудников. Головной офис и центры разработки находятся в нескольких городах России.

SimbirSoft входит в список крупнейших IT-компаний России и мировой рейтинг Software 500. Темпы роста и качество услуг подтверждены международными и отечественными наградами и рейтингами RAEX, RUSSOFT AWARD, CNews, Tadviser и Tagline.

Почему мы выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника»?

Цифровые инструменты для работы с кадровыми и бухгалтерскими службами сегодня становятся неотъемлемой частью бизнеса. Нам нужно было удобное решение, которое упростит доступ сотрудников к документам, заявкам и уведомлениям. В этой статье расскажем о своем опыте внедрения, почему мы выбрали «1С:Кабинет сотрудника» и какие плюсы он дал.

Почему мы решили сменить систему КЭДО?

Ранее мы уже использовали другую систему для кадрового электронного документооборота (КЭДО), однако столкнулись с рядом проблем, которые мешали её эффективному использованию. Основные сложности заключались в ограниченном функционале, неудобном интерфейсе и трудностях с доработкой системы под наши бизнес-процессы. Нам было важно, чтобы сервис не только соответствовал текущим требованиям, но и позволял вносить изменения и адаптировать процессы без значительных затрат времени и ресурсов. В связи с этим мы приняли решение искать альтернативу, которая обеспечит большую гибкость, удобство для сотрудников и соответствие нашим требованиям.

Как мы выбирали систему

Мы рассмотрели пять сервисов, сравнили их по функциональности, стоимости и удобству.

Наша компания насчитывает 1700 сотрудников, поэтому при выборе решения мы ориентировались на следующие ключевые критерии:

• Простота — чтобы сотрудники быстро освоили систему без сложных инструкций.
• Надежность и масштабируемость — стабильная работа при высокой нагрузке.
• Электронная подпись — автоматизация документооборота.
• Веб-версия и мобильное приложение — доступность с любых устройств.
• Автоматическая рассылка расчетных листов - снижение нагрузки на бухгалтерию.
• Гибкость в создании шаблонов документов — адаптация системы под внутренние процессы.
• Интеграция с 1С:ЗУП — синхронизация с учетной системой.
• Размещение на собственных серверах — обеспечение безопасности данных.

«1С:Кабинет сотрудника» наилучшим образом соответствовал нашим требованиям. Большим плюсом стала возможность доработки системы нашей командой без привлечения поставщика.

Функциональные возможности

Благодаря 45-дневному тестовому периоду мы смогли полноценно оценить систему. Вот ключевые функции, которые мы выделили:

• Массовая рассылка документов.
• Управление отпусками и отсутствиями (больничные, отгулы, командировки).
• Двухфакторная аутентификация.
• Запросы на выдачу справок и документов.
• Самостоятельное создание документов сотрудниками.
• Настройка процессов согласования.
• Возможность создания собственных шаблонов документов.
• Чат-бот для оперативных консультаций.
• Удобное мобильное приложение с биометрической аутентификацией.
• Калькулятор отпуска для планирования дней отдыха.
• Учет рабочего времени.
• Автоматическая передача заявлений в 1С одним нажатием.
• Совместимость с различными конфигурациями 1С (ЗУП, ERP, БП и др.).

Мнение кадровых специалистов: как изменилась работа с переходом на «1С:Кабинет сотрудника»

Спустя несколько месяцев использования «1С:Кабинет сотрудника» наши кадровики отметили явные улучшения в повседневной работе. Среди них:

• Работа с кадровыми документами заметно ускорилась по сравнению с ранее используемой системой.
• Приказы по отпускам можно удобно и быстро направить на подписание сотрудникам прямо из системы.
• Заявления из «Кабинета сотрудника» обрабатываются напрямую через карточку в «1С:ЗУП».
• Личный кабинет создается автоматически для каждого нового сотрудника.
• В «Кабинете» сотрудники могут в любой момент посмотреть актуальную информацию по остаткам отпусков.
• Если документ был отправлен ошибочно, его можно отозвать в «1С:ЗУП», и он будет удален из интерфейса сотрудника.

Опыт внедрения

Внедрение системы не обошлось без сложностей. Было много вопросов, ответы на которые не могли найти в сети и в документации. Нам потребовалось время для тонкой настройки сервиса под наши процессы, а также дополнительная поддержка от специалистов 1С. Несмотря на возникающие технические вопросы, служба поддержки оперативно помогала с их решением. Более того, некоторые наши пожелания уже включены в план будущих обновлений.

Процесс внедрения требовал подготовки инструкций и обучения пользователей. 1С предоставляет подробную документацию на ИТС, что значительно упростило процесс адаптации сотрудников к новой системе.

Хотим отдельно рассказать про возможность создания своих шаблонов документов. Ответственный за «1С:Кабинет сотрудника» может подготовить необходимый шаблон документа на стороне ЗУП. Заполнить его текстовым содержанием и указать, какие данные о сотруднике и куда должны быть подставлены.

Дополнительно есть удобный функционал «Параметры», где можно указать, какие данные сотрудник будет сам заполнять при формировании документа.

Например, нам необходимо, чтобы сотрудник мог формировать заявление о предоставлении донорских дней с указанием даты сдачи крови. Зайдя в «1С:Кабинет сотрудника», он выбирает документ «Заявление о предоставлении донорских дней». Во всплывающем окне нужно ввести необходимые данные, в том числе дату сдачи крови.

После ввода периода и подписания документ уходит в ЗУП для отработки ответственному сотруднику. Больше ничего заполнять не нужно, личные данные появятся в документе автоматически, указанная дата будет подставлена в необходимое место. При формировании шаблона, мы также можем указать, что для данного документа необходимо добавление вложений, обязательное его подписание или обязательное согласование.

Хотя мы еще не приступили к доработке системы, изучение ее возможностей показало, что она позволяет реализовать дополнительные функции, адаптированные под наши нужды. Например, можно добавить новостной портал для информирования сотрудников или механизм ввода нестандартных данных для дальнейшей обработки в 1С. Это подтверждает, что сервис обладает большим потенциалом для развития под индивидуальные бизнес-задачи.

Итоги

В результате внедрения «1С:Кабинет сотрудника» мы получили удобный и эффективный инструмент для ведения КЭДО. Он позволил:

• Автоматизировать кадровые процессы
• Обеспечить удобный доступ сотрудников к кадровым данным и документам.
• Минимизировать ручной ввод и исключить дублирование данных.
• Оптимизировать процессы подписания документов и согласования заявлений.

Система оправдала наши ожидания, и мы продолжаем адаптировать ее под нужды компании. В будущем рассчитываем на расширение функционала и дальнейшее развитие сервиса.