Организация работы с арендаторами в новых условиях или антикризисная автоматизация с «1С:Аренда и управление недвижимостью»

Пандемия COVID-19 меняет мир, бизнес и людей уже многие месяцы. Коснулись эти изменения и рынка аренды коммерческой недвижимости. Бизнес повсеместно сокращает расходы, и одной из основных статей, которая попала «под нож» в этот кризис, стала арендная плата.

Кто-то перебрался в более скромный офис или сократил торговые площади, кто-то нашел более подходящее пространство и переехал, а кто-то не выдержал давления и закрылся совсем.

Так или иначе и арендаторы, и арендодатели ищут возможность удержать свой бизнес на плаву и потому вынуждены находить совместные решения и идти на компромиссы. Значит на какое-то время возникают новые договоренности: появляются скидки, отсрочки, меняются правила игры по штрафам и пеням.

• Как быстро и эффективно отразить изменения в договорах с арендаторами: изменить арендуемую площадь, снизить арендную плату, предоставить отсрочку платежа, отменить начисление пеней?
• Как контролировать исполнение новых условий договоров?

Решение не представляется сложным, если изменения произошли у двух-трех арендаторов. А если их 50? А если 100? Тогда задача становится неподъемной для отдела аренды или бухгалтера. С такой проблемой столкнулись арендодатели, которые еще не используют в своей работе «1С:Аренда и управление недвижимостью». Давайте разберемся, как в новых условиях программа позволяет держать ситуацию с арендаторами под контролем.

Как отразить условия договора и управлять изменениями в договорах

Шаблон договора с арендатором может быть единым, условия похожими, но все же каждый арендатор, а значит и каждый договор, уникален. Любая программа из линейки «1С:Аренда и управление недвижимостью» позволяет отразить все условия договора с арендатором и запомнит их для дальнейшей работы. В документе «Заключение договора аренды» можно указать передаваемые в аренду объекты, арендуемую площадь, оказываемые услуги и финансовые условия: ставки на услуги, способы расчета, сроки оказания услуг, условия по срокам оплаты, условия внесения обеспечительного платежа, штрафные санкции за просрочку оплаты и прочее.

В однажды заключенный договор может потребоваться внести изменения: добавить новые услуги, изменить сроки существующих, уточнить условия предоставления услуг. Программа позволяет отражать самые разные изменения в условиях договоров и при выполнении расчетов учитывает историю этих изменений. Для учета корректировок предназначен документ «Дополнительное соглашение».

Бывает, что изменения носят временный характер. Яркий пример — ситуация с пандемией, когда арендодателю приходится проявлять лояльность и снижать арендную плату на время кризиса. Для решения задачи ввода временных условий система позволяет ограничить срок действия соглашения. По окончании срока действия происходит возврат к условиям, действовавшим до ввода дополнительного соглашения.

Актуально сейчас и требование предоставления отсрочек платежей и временного отказа от начисления штрафов и пеней в отношении арендаторов. «1С:Аренда и управление недвижимостью» позволяет гибко описать и легко изменить правила определения сроков оплаты услуг и параметры начисления пеней за просрочку оплаты. Система позволяет настраивать сроки оплаты как в привязке к периоду аренды (например, к конкретной дате месяца, за который начисляется аренда, а также предыдущего или следующего месяца), так и в привязке к дате счета или акта за аренду, что позволяет предоставить арендатору произвольную отсрочку по оплате.

Для отмены расчета пеней достаточно установить ставку пеней равную нулю.

Как контролировать исполнение новых условий договора

Изменения согласованы, подписи поставлены. Возникает резонный вопрос: как проверить начисление арендной платы по новым правилам, как не запутаться в периодах действия условий и не потерять контроль над исполнением условий договора.

Справиться с этой задачей поможет блок аналитической отчетности программы.

Отчет «Сравнение условий договоров и фактических начислений» ответит на вопрос — все ли начисления, которые требуются по условиям договора, отражены в системе. Отчет полезен для анализа услуг, относящихся к постоянной части арендной платы, и показывает отклонение суммы фактических начислений от суммы договора.

Важная задача для арендодателя — контроль соблюдения сроков оплаты услуг и расчет пеней за задержку оплаты. Ее решение обеспечивает Отчет «Анализ задержек платежей по аренде». Он содержит сведения о количестве дней просрочки оплаты услуг и сумме пени, которая может быть выставлена арендатору в качестве штрафных санкций в соответствии с условиями договора аренды. Отчет отображает данные о штрафных санкциях, которые могут быть применены к арендатору, но фактически еще не применялись. Решение о фактическом применении санкций остается за арендодателем.

Ключевой задачей в управлении арендой является оперативный контроль за ситуацией с дебиторской задолженностью, анализ структуры долга каждого арендатора, включая данные как по видам задолженности (основные расчеты по услугам, расчеты по пеням, данные по депозиту), так и по аналитике задолженности — в разрезе периодов, услуг, объектов. Для решения этой задачи достаточно сформировать отчет «Взаиморасчеты по услугам аренды». Отчет позволяет проанализировать данные по задолженности отдельно по основной сумме долга, по пеням, по депозиту, а также суммарные показатели; предусматривает возможность анализа взаиморасчетов с различной детализацией, которая зависит как от настройки ведения взаиморасчетов, так и от настроек отчета, выбранных пользователем.

Так с помощью продуктов линейки «1С:Аренда и управление недвижимостью» арендодатель получает возможность управлять договорами и контролировать взаиморасчеты с арендаторами.

Как оставаться на шаг впереди

Какую бы задачу в сфере управления недвижимости мы не взяли, мы обязательно столкнемся с вопросом визуализации. Узнать какие помещения в здании свободны, какие арендаторы или помещения располагаются рядом, опубликовать поэтажные планы на сайте компании, распечатать план помещения к договору аренды, выяснить куда идут инженерные коммуникации и так далее. Для таких сложных систем, как здания, скорость, точность и наглядность получения подобных данных становится конкурентным преимуществом арендодателя. Поэтому для продуктов «1С:Аренда и управление недвижимостью» мы активно развиваем перспективное направление — управление недвижимостью с использованием BIM-технологий и 3D-моделирования. Модели, построенные с помощью программ 3D-проектирования, можно загрузить в «1С:Аренда и управление недвижимостью» и использовать для задач управления арендой и эксплуатацией.

Более подробно с возможностями, которые открывает использование 3D-моделей в программах «1С:Аренда и управление недвижимостью» и «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП», вы можете познакомиться в видеоролике на YouTube-канале компании «ЭЛИАС».

Узнать больше о продуктах по управлению недвижимостью, заказать онлайн демонстрацию и выбрать партнера для покупки можно на сайте фирмы «1С» на страницах «1С:Аренда и управление недвижимостью» и «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП».