Процессы, задачи и оповещения

Подсистема «Универсальные процессы» предназначена для проведения согласования документов, автоматической обработки информации и мониторинга состояния выполнения процессов, то есть реализует функции систем класса Workflow (описания бизнес-процессов с помощью потока работ) применительно к задачам финансового управления. Универсальные процессы применяются для:

• согласования документов;
• подготовки отчетности и планирования бюджетов;
• управления произвольными процессами, не привязанными к объектам конфигурации.

В ходе исполнения процесса система формирует задачи пользователям, таким образом организуется их совместная работа в рамках установленного регламента. Оповещения о различных событиях, происходящих в системе, и возможность оставлять комментарии и прикреплять файлы к справочникам и документам способствует совершенствованию коммуникаций.

Простая настройка

В «1С:ERP. Управление холдингом» имеется возможность создания произвольных маршрутов согласования, с назначением ответственных лиц и выстраиванием логических цепочек, для согласуемых объектов.

В зависимости от видов задач возможны следующие варианты маршрутов согласования:

• последовательное и параллельное согласование;
• переход по условию, работа в контексте объекта;
• переход по выбору;
• управление доступностью реквизитов.

Маршрут процесса легко настраивается с помощью визуального конструктора. Этапы процесса и связи добавляются мышкой. Система сразу указывает на ошибочно настроенные этапы, подсвечивая их красным.

При прохождении объекта по маршруту процесс у него могут изменяться статусы, что позволяет также выстраивать бизнес-логику работы с объектами. В системе заранее предопределен универсальный набор статусов:

• черновик;
• на утверждении;
• утвержден;
• отклонен;
• который, при необходимости, может быть дополнен новыми видами необходимых статусов для сложных объектов.

Ролевая адресация

Ролевая адресация позволяет одни и те же маршруты процессов применять в разных организациях. Исполнителем этапа может быть явно указанный пользователь или роль. Ответственность по ролям указывается в разрезе по организациям.

Условные переходы

Система может выбирать путь исполнения процесса в зависимости от сведений, содержащихся в согласуемом документе. При настройке условия перехода доступны все реквизиты согласуемого объекта. С помощью произвольных источников можно обращаться к любым данным, хранящимся как в текущей, так и во внешних информационных базах.

Таким образом, можно настраивать сложные маршруты согласований с комбинацией различных условий, в том числе связанных с получением информации из внешних информационных систем, то есть выстраивать кросс-системные механизмы согласования, опираясь на актуальные данные из различных информационных баз.

Генерация документов

Универсальный процесс может автоматически создавать и заполнять документы. Кросс-системные и кросс-функциональные процессы можно связать в единую цепочку. Автоматизация рутинных операций достигается без изменения конфигурации.

Поэтапное заполнение

Управляя доступностью реквизитов можно организовать поэтапное заполнение документа несколькими пользователями. На каждом этапе согласования можно настроить доступность в документе только определенных полей и кнопок.

Интеграция с внешними системами

Универсальный процесс может работать с данными внешних информационных баз так же как с внутренними. Эта возможность позволяет организовать неразрывное исполнение кросс-системного бизнес-процесса, связанного с обработкой данных в разных информационных системах.

Данные внешних баз могут использоваться в условных переходах для определения пути исполнения процесса. На основании данных внешних баз можно формировать документы. Можно формировать документы во внешних базах. 

К рассмотрению документа можно привлекать дополнительных согласующих. По усмотрению участников согласования в особых случаях можно дополнять предопределенный маршрут процесса. В организациях без формализованных процессов согласования можно полностью отказаться от предопределенных маршрутов.

В системе имеются механизмы гибкой адресации:

• назначение дополнительных согласующих лиц;
• при отсутствии согласующего:
• назначение заместителя;
• автоматическое согласование по времени.

Система обладает возможностями расширенной адресации:

• роль по реквизиту объекта согласования;
• пользователь по реквизиту объекта согласования (с поддержкой адресации руководителям);
• роль по фиксированному объекту;
• текущий инициатор (с поддержкой адресации руководителям);
• произвольный запрос для определения согласующего.

Таким образом, возможно назначение ответственного согласующего по этапу в зависимости от реквизита согласуемого объекта. Например, в зависимости от номенклатурной группы, указанной в документе.

В типовую поставку «1С:ERP. Управление холдингом» входит более 60 объектов (справочников и документов), подключенных к подсистеме согласования. Для тех объектов, которые не попали в перечень согласуемых объектов, предусмотрен программный интерфейс подключения к согласованию без программирования.

Согласование документов можно выполнять не только внутри системы, но и ответным письмом на оповещение по электронной почте. Для удаленного согласования по электронной почте не требуется установки специальных программ.

Безопасность передаваемых данных обеспечивается средствами защиты корпоративной почты. Простой и интуитивно понятный способ отправки решения: нажимаем на гиперссылку и отправляем автоматически сформированное письмо. В ответе можно написать комментарий визирования, который также попадет в систему.

Инструментом контроля за ходом процесса согласования является «Консоль управления процессом». В ней можно увидеть на каком этапе находится текущий процесс согласования и увидеть перечень согласующих лиц.

Оповещения и напоминания

В «1С:ERP. Управление холдингом» реализована возможность уведомления ответственных лиц о более чем 70 различных событиях.

Правила рассылки оповещений пользователей о событиях гибко настраиваются администратором системы. При желании, они могут отображаться не только внутри программы, но и дублироваться на электронную почту.

Предусмотрены следующие категории оповещений:

• о ходе согласования;
• о ходе планирования бюджетов или подготовки отчетности;
• о подготовке и оплате заявки;
• о ходе подготовки и исполнения договора;
• о ходе исполнения проекта;
• об аккредитации поставщика;
• об ошибках для администратора системы;
• напоминания о запланированных событиях.

Система взаимодействия

Для упрощения автоматизации бизнес-процессов и предоставления пользователям простого средства коммуникации используется «Система взаимодействия».

«Система взаимодействия» позволяет пользователям программ «1С:Предприятия» обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, устраивать аудио и видеоконференции. Начиная с версии 8.3.16 платформы «1С:Предприятие» появилась возможность демонстрации экрана своего компьютера в ходе видеозвонка.

Поддерживаются контекстные обсуждения, связанные с конкретными объектами приложения (документами, элементами справочников, отчетами и т. п.). При этом вся переписка связана с объектом приложения и отображается вместе с ним.

С помощью «Системы взаимодействия» есть возможность реализовать новые, ранее недоступные бизнес-сценарии, например, создавать чат-боты и автоматические ассистенты, облегчающие работу с приложениями, информировать пользователей о событиях, произошедших в приложении и др. Более подробно с возможностями «Системы взаимодействия» можно ознакомиться по ссылке.