Корпоративное казначейство

«1С:ERP. Управление холдингом» позволяет автоматизировать казначейские процессы современных компаний любого размера и степени централизации — от монопредприятий до крупных холдингов, в том числе с выделенными общими центрами обслуживания, обеспечивающими платежи сотен предприятий.

Основные функциональные возможности подсистемы:

• гибкое управление лимитами БДДС;
• управление коммерческими договорами и договорами финансирования;
• фабрика платежей;
• централизованное казначейство холдинга;
• управление ликвидностью;
• валютный контроль;
• инструменты для продуктивных коммуникаций;
• управление финансовыми рисками;
• наглядное представление показателей.

Управление коммерческими договорами и договорами финансирования

Система обслуживает полный жизненный цикл договора, от согласования проекта до закрытия. Для сокращения трудоемкости подготовки большого количества однотипных договоров, предусмотрено заполнение их текстов по шаблону. При управлении ликвидностью казначей может использовать финансовые инструменты для привлечения и размещения средств.

Реализован учет обеспечения договоров в различных формах, в том числе документарные операции (аккредитивы, банковские гарантии), залоги и поручительства. Предусмотрен расчет графиков платежей на основании параметрических платежных условий коммерческих договоров (вида «20% аванс — 80% постоплата») и договоров финансирования (процентные ставки, рыночные индикаторы, дни платежа, аннуитет и т. п.).

Управление обязательствами по расходным и доходным договорам позволяет контролировать текущий  уровень задолженности, быстро выявлять расхождения между графиками платежей и начислений, актуализировать графики, формировать заявки на платеж, напоминания о приближении даты оплаты, инициировать претензионно-исковую работу или факторинговые операции.

Более подробно с подсистемой управления договорами можно ознакомиться в разделе «Управление договорами».

Фабрика платежей

Система позволяет повысить результативность управления мгновенной, краткосрочной и среднесрочной ликвидностями, обеспечить платежи «Точно в срок». Одновременно с этим сокращаются затраты на исполнение казначейской функции, повышается платежная дисциплина и контроль за расходными операциями компании.

Функции управления ликвидностью позволяют улучшить нетто-результат процентных доходов/расходов благодаря:

• более точному прогнозированию ликвидности с использованием данных о вероятности наступления событий взаиморасчетов;
• анализу достаточности собственных средств в разрезе организаций, банков, валют, пулов ликвидности;
• управлению платежной позицией на основе срочности и приоритетов заявок;
• моделированию «Что если?» в мультивалютном платежном календаре;
• использованию инструментов привлечения, перераспределения и размещения ликвидности для покрытия кассовых разрывов или размещения временно свободных остатков денежных средств.

Платежный календарь

В «1С:ERP. Управление холдингом», в отличие от многих других информационных систем, «Платежный календарь» может работать не только как краткосрочный план, в котором компания отражает ожидаемые ежедневные поступлении, платежи и остатки денег. Данный инструмент может работать одновременно с несколькими горизонтами планирования:

• краткосрочное планирование — краткосрочный план по дням;
• среднесрочное планирование — прогноз до конца месяца;
• долгосрочное планирование — БДДС (на произвольный период, превышающий месяц).

«Платежный календарь» также имеет свой отдельный слой планирования: в рамках работы с ним есть техническая возможность быстрой балансировки благодаря командам: перенести на завтра, перенести на ближайший платежный день, перевод между счетами, а также быстрое привлечение / размещение денежных средств, если такая функция предусмотрена банком. Физически документы в системе создаются только по подтверждению казначея (до этого можно планировать различные варианты балансировки).

Возможно использование различных источников данных из системы и вне ее:

• заявки на оплату, плановые поступления ДС;
• плановые данные, в том числе и по резервам;
• данные бюджетирования.

Есть возможность учитывать вероятность исполнения операций в зависимости от источника данных (заявки, операционные планы, данные бюджетирования) и статуса этих данных (утвержденные / неутвержденные). Значения вероятности могут отличаться по горизонтам планирования. 

Учет наличных денежных средств

Наличные денежные средства учитываются кассовыми ордерами.

Использование рабочего места по работе с приходными кассовыми ордерами обеспечивает доступ к списку распоряжений на поступление денежных средств, что в свою очередь, упрощает работу в части формирования приходных кассовых ордеров с различными типами хозяйственных операций:

• поступление оплаты из кассы ККМ;
• поступление оплаты от клиента;
• поступление от другой организации;
• возврат оплаты от подотчетника;
• возврат оплаты от поставщика и другие.

Оформление приходных кассовых ордеров

Для оформления операций выдачи наличных денежных средств доступно рабочее место «Расходные кассовые ордера», в котором представлен список распоряжений на выдачу наличных денежных средств, являющихся источником данных для оформления расходных кассовых ордеров с различными типами хозяйственных операций, таких как:

• выдача ДС в кассу ККМ;
• выдача ДС подотчетнику;
• оплата поставщику;
• возврат оплаты клиенту.

Основаниями на выдачу денежных средств выступают заявки на расходование денежных средств, если заявки используются как инструмент планирования или объекты расчетов.

В «1С:ERP. Управление холдингом» реализована возможность оформлять:

• операции по перемещению денежных средств между кассами организации и операционными кассами,
• операции по инкассации наличных денежных средств;
• операции конвертации денежных средств (передачи денежных средств из валютной кассы или расчетного счета предприятия в рублевую, либо наоборот).

Поддерживается работа с контрольно-кассовой техникой в соответствии с требованиями 54-ФЗ.

Для отражения процесса инвентаризации наличных денежных средств в кассах предприятия предусмотрен инструмент «Инвентаризация наличных денежных средств», использование которого позволяет:

• отразить учетные и фактические остатки наличных денежных средств;
• оформить излишки и недостачи наличных денежных средств.

По результатам проведения инвентаризации можно составить акт по форме ИНВ-15.

Кассовую книгу можно формировать отдельно по каждой организации, а также по каждому обособленному подразделению — как выделенному, так и не выделенному на отдельный баланс.

Контроль и анализ оперативной информации по всем движениям наличных денежных средств предприятия осуществляются с помощью отчетов «Движения денежных средств», «Ведомость по денежным средствам», «Контроль операций с денежными средствами». 

Учет безналичных денежных средств

«1С:ERP. Управление холдингом» поддерживает ведение нескольких банковских счетов на предприятии. Обеспечивается поддержка банковских счетов, открытых в иностранных банках за рубежом (формат IBAN в номере счета банка, печать международных реквизитов банковского счета).

Реализовано управление денежными средствами предприятия участника кооперации государственного оборонного заказа в соответствии с требованиями 275-ФЗ.

Для работы с безналичными платежами предназначено универсальное рабочее место «Безналичные платежи». За счет использования данного рабочего места обеспечивается отражение различных операций поступления и списания денежных средств с расчетных счетов организации. Также использование данного рабочего места позволяет подтвердить факт регистрации платежей в банковской выписке по расчетному счету (признак «Проведено банком»).

Безналичные платежи

Для отражения поступления денежных средств на расчетный счет предназначены документы «Поступление безналичных ДС», позволяющие отразить типовые операции:

• поступление оплаты от клиента;
• поступление от другой организации;
• сдача наличных в банк;
• погашение займа контрагентом;
• прочее поступление.

Поступление безналичных денежных средств

Списание денежных средств с расчетного счета оформляется документами «Списание безналичных ДС» с указанием соответствующей типовой операции:

• оплата поставщику;
• выдача подотчетнику;
• таможенный платеж;
• выдача займа контрагенту;
• прочий расход.

Списание безналичных денежных средств

В «1С:ERP. Управление холдингом» имеется сервис обмена с банками, использование которого обеспечивает:

• передачу в банк в электронном виде платежных документов на безналичное перечисление денежных средств с расчетного счета организации;
• обратный автоматический прием из банков выписок по расчетному счету.

Передавать в банк платежные документы позволяет использование следующих технологий:

• обмен через файл «1С:Предприятие-Клиент банка». Платежные документы передаются в банк путем выгрузки платежных документов в файл и последующей загрузкой этих данных в модуль «Клиент-банка». Указание файлов выгрузки/загрузки не является обязательным, их можно уточнить в процессе обмена с банком. Для файловых обменов с банками предусмотрено два формата:
  • 1CClientBankExchange — обмен в формате 1С;
  • ISO20022 — формат международного стандарта ISO 20022 «Финансовые услуги. Универсальная схема сообщений финансовой индустрии»
    
• ​​​​​​​«DirectBank» (прямой обмен данными) — более удобный и безопасный способ передачи платежных документов в банк. Подготовленные в системе платежные документы передаются в банк напрямую, без выгрузки платежных документов в файл и последующей загрузкой этих данных в модуль «Клиент банка». Преимущества технологии «DirectBank» (прямой обмен данными):
  
  • управление расчетными счетами непосредственно из «1С:Предприятия 8» без установки системы Клиент- Банк;
    
  • повышенный уровень безопасности — подписание электронных документов прямо в «1С:Предприятие 8»;
    
  • единый пользовательский интерфейс для управления всеми счетами, открытыми в разных банках;
    
  • отправка платежного документа и получение выписки из банка по одной команде пользователя.

В режиме «DirectBank» существует возможность прямого обмена с банком валютными операциями, включая выгрузку / загрузку документов:

• поступления и списания денежных средств в иностранной валюте;
• конвертации валюты;
• валютного контроля и подтверждающих документов при совершении валютных операций.

Выгрузка платежных документов в банк и загрузка выписок из банка осуществляется в рамках рабочего места «Безналичные платежи».

Работа с банк-клиентом

Host2Host (прямой обмен с банком). 1С:ДиректБанк

Пользователи могут работать с технологией «DirectBank» в рамках сервиса 1С:ДиректБанк, входящего в состав информационно-технологического сопровождения.

Расчеты с подотчетными лицами

В «1С:ERP. Управление холдингом» предусмотрена возможность вести учет денежных средств, выданных подотчетному лицу.

Поддерживаются варианты расчетов с подотчетными лицами с использованием как наличных, так и безналичных денежных средств.

В программе можно отразить следующие операции с подотчетными лицами:

• закупка товарно-материальных ценностей;
• оформление прочих и командировочных расходов.

Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается оформлением документов «Авансовый отчет», которые также позволяют проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных в подотчет денежных средств.

Авансовые отчеты

Контроль выданных подотчетному лицу авансов. Для комплексного анализа выданных подотчетному лицу денежных средств предназначен отчет «Контроль операций с денежными средствами», с помощью которого реализуются следующие возможности:

• контроль выданных подотчетному лицу авансов;
• контроль закупок через подотчетных лиц в разрезе целей;
• контроль перерасхода денежных средств подотчетным лицом.
• анализ суммы использованных и возвращенных подотчетным лицом авансов;
• контроль незавершенных операций с денежными средствами (безналичными/наличными);
• рекомендации по дальнейшим требуемым действиям («Оформите авансовый отчет», «Оформите выдачу подотчетнику» и другие);
• контроль остатка задолженности — суммы, за которую подотчетное лицо должно отчитаться в указанный срок.

Контроль операций с денежными средствами

«1С:ERP. Управление холдингом» позволяет планировать командировки сотрудников, а также вести учет возникающих расходов, связанных с командировками. Реализована интеграция с сервисом Smartway, используя который можно бронировать билеты, гостиницы, трансферы и работать с авансовыми отчетами. Созданные бронирования услуг в сервисе Smartway могут быть подгружены в систему для дальнейшей работы с этими документами.

Учет денежных документов

Любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными документами: оплаченными авиа и железнодорожными билетами, путевками, талонами на ГСМ.

Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

В рабочем месте «Денежные документы» выполняется:

• контроль ранее оформленных и имеющихся на остатке денежных документов;
• оформляются операции по движению денежных документов.

Управление взаиморасчетами

Подсистема взаиморасчетов отвечает за оценку состояния и анализ взаимных обязательств между предприятием и его контрагентами, она позволяет:

• вести учет фактической и планируемой задолженности;
• вести учет взаиморасчетов с детализацией до объекта расчетов: договора, заказа, накладной, платёжного документа;
• использовать различные валюты при проведении взаиморасчетов;
• отражать операции взаимозачетов и списания задолженности;
• формировать и согласовывать акты сверки взаиморасчетов;
• анализировать состояние расчетов, выявлять просроченную задолженность.

Поддерживается раздельный учет взаиморасчетов по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет). Возможность разделять взаиморасчеты с партнерами с точки зрения управленческого и регламентированного учета востребована в том случае, если партнер является корпорацией, которая состоит из нескольких юридических лиц.

Условия ведения расчетов (валюта, детализация расчетов, порядок оплаты) определяются в договоре или соглашении, если не используются договоры.

В зависимости от потребностей «1С:ERP. Управление холдингом» обеспечивает несколько вариантов детализации при ведении взаиморасчетов:

• по договорам — взаиморасчеты контролируются по договору в целом;
• по заказам — взаиморасчеты контролируются по каждому конкретному заказу, оплата распределяется по заказам, которые автоматически засчитываются по накладным, оформленным в рамках заказа (по принципу ФИФО);
• по расчетным документам — состояние расчётов контролируется по каждой накладной, платежи оформляются в привязке к накладным;
• аванс по заказам, долг по накладным — детализация позволяет получить информацию о состоянии расчетов, как по заказу, так и по накладной, управлять платежами и их распределением по накладным;
• аванс по договорам, долг по накладным — детализация позволяет получить информацию о состоянии расчетов, как по договору, так и накладной, управлять платежами и их распределением по накладным.

Порядок оплаты определяется в графике оплаты. Способ формирования графиков оплаты зависит от детализации расчетов.

Для анализа информации о текущем состоянии взаиморасчетов, сумме долга, сумме просроченной задолженности, суммах к оплате, суммах к отгрузке и к получению предусмотрены различные отчеты:

• ведомость расчетов с клиентами;
• задолженность клиентов;
• задолженность клиентов по срокам;
• сверка расчетов и другие.

Задолженность клиентов

Централизованное казначейство

Централизация управления ликвидностью группы компаний позволяет снизить потребность в заемном капитале и процентные расходы, получить дополнительную экономию за счет снижения транзакционных издержек на казначейскую функцию. ОЦО в качестве «Единого плательщика», а часто и «Единого заемщика» берет на себя функции взаимодействия с банками, привлечения, перераспределения и размещения ликвидности.

Для автоматизации функций подобного центра в системе предусмотрены следующие инструменты:

• кредитные лимиты холдинга для оценки величины доступного финансирования;
• кэш-пулинг на стороне клиента с возможностью автоматического перевода излишков на мастер-счета;
• удобное управление внутригрупповыми займами с симметричным отображением графиков платежей;
• распределение кредита, привлеченного ОЦО, по компаниям группы.

Для снижения затрат на обеспечение юридически значимого документооборота между организациями холдинга можно задействовать сервисы «1С-ЭДО», «1С-Такском», «1С:Подпись», «1С:Сверка».

В «1С:ERP. Управление холдингом» поддерживается учет операций с собственными и сторонними ценными бумагами (векселями, облигациями и акциями), реализован их количественный партионный учет, представлены информативные отчеты по операциям с ценными бумагами и расчетам с брокером.

Внешнеэкономическая деятельность

Поддерживается работа с валютными договорами. В случае, когда валюта расчетов отличается от валюты платежа, можно гибко указать правила определения курса пересчета, а также отразить интервальную оговорку. Возможно формирование заявлений на перевод, покупку и продажу иностранной валюты и загрузка валютной выписки в формате ISO 20022.

Поддерживаются требования валютного контроля, автоматически контролируются сроки и формируются напоминания о предоставлении документов по сделке в уполномоченный банк, что позволяет свести к минимуму риск неисполнения валютного законодательства. В контрактах возможно использование условий поставки по Incoterms 2010.

Механизмы валютного контроля:

1. Ввод сведений о паспортах сделок по договорам с нерезидентами;
2. Предусмотрена возможность формирования Справок о валютных операциях и Справок о подтверждающих документах, с опциональной привязкой к учетным документам, с возможностью формирования регламентированных печатных форм данных документов:

• паспорта сделок;
• справки о подтверждающих документах;
• справки о валютных операциях.

Механизмы валютного контроля

Для обеспечения валютного контроля система располагает следующими инструментами:

• отчет по сравнению данных договора и данных паспорта сделки;
• оповещение пользователей о приближении сроков ожидаемого срока закрытия задолженности по сделке и необходимости формирования документов СВО/СПД.

Отчет по контролю сроков валютных сделок

Управление финансовыми рисками

Разработанная при методической поддержке консультантов PwC функциональность позволяет повысить результативность управления задолженностью, кредитными, валютными и процентными рисками, сформировать оптимальные процедуры внутреннего контроля и следовать им.

Оценка и хеджирование валютных рисков:

• краткосрочная оценка влияния волатильности валютных курсов на платежный календарь и денежную позицию;
• среднесрочное интервальное стресс-тестирование открытой валютной позиции;
• в качестве типовых инструментов хеджирования валютных рисков реализованы:
• интервальная оговорка валютного контракта;
• валютный форвардный контракт;
• валютный своп.

Оценка и хеджирование процентных рисков:

• среднесрочное интервальное стресс-тестирование процентных рисков по плавающим ставкам;
• установка лимитов размещения и привлечения в разрезе банков и организаций группы компаний;
• отчеты по структуре, ставкам, стоимости, дюрации внешнего финансирования компании.

Кредитные риски:

• договоры страхования, обеспечительные меры и аккредитивы;
• претензионно-исковая работа;
• факторинг;
• регламентация кредитной политики.

Сервис «1СПАРК Риски»

Формирование двумерной матрицы «Риск-доходность» на основе анализа сроков старения и просрочки дебиторской задолженности позволяет определить сбалансированные лимиты и условия платежей. Предусмотрена возможность лимитирования остатков на расчетных счетах, депозитах, а также гарантий и аккредитивов банка.

Сервис «1С:Контрагент» позволит проанализировать сведения о контрагенте из открытых источников. Сервис «1СПАРК Риски» поможет оценить контрагентов на основании индексов СПАРК и получать оперативную информацию о событиях, связанных с кредитным риском контрагента. 

Корпоративный контроллинг

В «1С:ERP. Управление холдингом» есть возможность контроля двух пластов данных: непосредственно лимитов и резервов. Резервирование не является обязательной операцией. Его можно использовать, чтобы «забронировать» часть бюджета для важных операций, не допустить исчерпания лимитов менее важными заявками в начале бюджетного периода. Таким образом, резерв — это часть лимитов.

Система предоставляет широкие возможности для аналитической работы данных лимитирования, резервирования и планирования. В системе предусмотрено использование до 11 аналитик на каждую статью движения денежных средств. Правила лимитирования устанавливаются для каждой статьи движения денежных средств отдельно: можно контролировать статью в целом, можно контролировать по всем аналитикам статьи или по части аналитик. Правила устанавливаются на весь финансовый год. На следующий год есть возможность изменить правила.

В системе предусмотрено два способа установки лимитов:

1. Через подсистему бюджетирования: установка лимитов может производится по любым сценариям бюджетов, по закрытым или открытым периодам

2. Через документ операционный план (обычно используется, если процесс бюджетирования и расчет доступных лимитов ДДС происходит вне системы).

Предусмотрена вариативность корректировки лимитов:

• перепланирование;
• корректировка бюджета;
• заявка на корректировку бюджета;
• корректировка лимита.

Действия системы при нарушении лимитов определяются на финансовый год (могут иметь разные настройки для лимитов и для резервов):

• блокировка при проведении документа;
• информирование пользователей о превышении лимита (документ не блокируется в системе);
• отказ от использования контроля.

Система позволяет создавать бюджетную модель любой сложности, использовать единые интерфейсы для ввода планов, их комментирования, и анализа данных. Поддерживается работа через веб-клиент и специальный add-on-клиент для Microsoft Excel. Возможности прогнозирования показателей, What If анализа, «скользящего планирования», «планирования от достигнутого», «снизу вверх» и «сверху вниз», инструменты консолидации отчетности выверки и исключения внутригрупповых операций расширяют горизонт управления ликвидностью и денежными потоками до среднесрочных и долгосрочных.

Ввод, согласование и анализ бюджетов в едином интерфейсе

Инструменты регламентации бюджетного процесса, согласования по маршрутам любой сложности упрощают лимитирование расходов и распределение ответственности между инициаторами платежей. Утвержденные бюджеты выступают в качестве источника лимитов. В системе предусмотрены различные варианты реакции на превышение бюджетных лимитов, от максимально жесткой (автоматическое отклонение заявок, выходящих за рамки лимита) до более мягких (требование дополнительного обоснования или простое информирование ответственного).

Функциональная архитектура

Гибко настраиваемые директивы разрешения и запрета платежей позволяют запрещать платежи определенным контрагентам, по определенным договорам, «замораживать» средства на банковских счетах. Функции управления по KPI и бизнес-анализа включают в себя: наглядные мониторы KPI, аналитические панели, средства рассылки отчетности по расписанию или изменению индикатора KPI, расшифровка показателей отчетности до документов внешних информационных баз. 

Наглядное представление показателей

В системе имеется пакет из более 20 типовых отчетов по казначейскому процессу, в том числе с визуальным представлением данных.

Дополнительно для контроля и анализа целевых показателей деятельности предприятия можно использовать данные аналитической панели.

Преимущества:

• простота использования;
• гибкая система настроек;
• предопределенный набор настроек;
• возможность создания и контроля собственных показателей;
• получение информации, как в сжатом виде, так и в более развернутом виде.

Наглядное представление показателей