Управление договорами

«1С:ERP. Управление холдингом» позволяет вести учет коммерческих договоров и договоров финансирования. Модель состояний договоров, структура спецификаций и дополнительных соглашений, гибкие условия и параметры расчета графиков, а также возможность гибкого согласования договоров позволяют автоматизировать полный жизненный цикл договоров. Реализована опциональная интеграция с решением «1С:Документооборот 8» для хранения файлов и обработки договоров. Более подробно с возможностями интеграции можно ознакомиться в разделе «Совместное использование с «1С:Документооборот 8».

Договор в «1С:ERP. Управление холдингом» представляет собой формальное отражение обязательств и предназначен для отражения специфики учета и бизнес-логики отдельно взятого обязательства. Виды договоров в системе сгруппированы по группам:

продажи и покупки (13 видов);
привлечение средств (5 видов);
размещение средств (4 вида);
обеспечение (5 видов);
производные финансовые инструменты (5 видов);
прочие.

Виды договоров

Для каждого вида договора могут применяться функции контроля (лимиты, взаиморасчеты), согласования и другие.

Коммерческие договоры

Подсистема управления договорами позволяет:

провести анализ и ранжирование контрагентов по степени риска и доходности, определить для них типовые условия расчетов;
регистрировать требования к обеспечению, страхованию, гарантиям;
визуально управлять графиком расчетов по договору (задолженность, отклонение от плана, план, факт)
корректировать график расчетов по договору при регистрации первичных документов;
использовать тендерные процедуры.

Схема работы с коммерческими договорами

Договоры клиентов

Для отражения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо о того, используются или нет соглашения для регистрации правил продаж на предприятии. Договор заключается между организацией предприятия и контрагентом.

Для организации работы с клиентами «1С:ERP. Управление холдингом» позволяет в договорах устанавливать условия работы, регистрировать типовые условия продаж, применяемых к рыночному сегменту, а также задавать индивидуальные условия продаж. Более подробно об управлении продажами и договорах с клиентами можно ознакомиться в разделе «Управление продажами».

Договоры с поставщиками

Договоры с поставщиками формируются на основании «Соглашений об условиях закупок». Использование «Соглашения об условиях закупок» позволяет:

указать поставщика;
определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
указать склад поставки товаров от поставщика и другие параметры.

Управление соглашением об условиях закупок

Более подробно с возможностями системы по контрактной работе с поставщиками можно ознакомиться в разделе «Управление закупками».

Договоры финансирования

В подсистеме «Управление договорами» реализовано 11 видов финансовых инструментов, калькулятор графиков и ковенанты.

Графики платежей

На основании внесенных пользователем основных параметров договора финансирования (основные параметры, ограничения и проценты) система позволяет рассчитать график финансирования.

График платежей: финансовые договора

Кроме расчета, данные можно загрузить через буфер обмена, например, скопировав значения из файла формата MS Excel.

Импорт существующего графика

Калькулятор графиков, кроме плановых данных, позволяет актуализировать по фактическим операциям графики сделок привлечения финансирования:

кредиты и кредитные линии;
займы полученные;
факторинг;
овердрафты.

График оплаты по договору привлечения денежных средств

Универсальное привлечение ликвидности

Для реализации произвольных условий по финансовому договору в системе имеется возможность настройки графика от периодической операции:

займы выданные;
депозиты;
минимальный неснижаемый остаток по счету.

Универсальное привлечение денежных средств

Обеспечительные меры

В подсистеме «Управление договорами» реализован учет договоров страхования, финансовых ковенант, документарных операций (аккредитивов и банковских гарантий).

Аккредитив выданный

Для договоров вида «Залоги и поручительства входящие / исходящие» можно указать сведения об обеспечении. Обеспечение может быть нескольких видов (денежные средства, банковская гарантия, аккредитив, залог, поручительство), для выбранного вида доступен индивидуальный набор реквизитов.

Обеспечение по договору залога, поручительства

Договоры залогов и обеспечения — это отдельный вид договоров, назначение которого регистрация размера и условий предоставления обеспечения по договорам. В системе можно зарегистрировать как входящие, так и исходящие договоры.

Обеспечение: банковская гарантия

Ковенанты

Финансовый договор может содержать требования кредитора, при несоблюдении которых возможно прекращение или существенное изменение условий договора. Например, для кредита это может быть значительное повышение процентной ставки или досрочное востребование кредита на соответствующих нарушению условиях. Данные требования называются «финансовые ковенанты», они вносятся в параметры договоров в системе.

Прочие условия: ковенанты

Претензионно-исковая работа

В «1С:ERP. Управление холдингом» реализована претензионно-исковая работа. При этом различают претензии входящие (претензии предприятию) и исходящие (претензии контрагентам предприятия или третьим лицам).

Претензия

Инструмент предназначен для регистрации финансовых претензий, управления суммами и датами по дебиторской задолженности. Результат рассмотрения претензии — уточненный прогноз по возврату денежных средств.

Также в системе могут регистрироваться нефинансовые претензии.

Блок по работе с претензиями позволяет:

выполнять регистрацию входящих и исходящих финансовых и нефинансовых претензий;
управлять этапами и статусами претензионной работы;
автоматически формировать претензию в случае просрочки платежа, учитывать прогноз взыскания просроченной задолженности в бюджете движения денежных средств;
регистрировать события претензионно-исковой работы, формировать напоминания и уведомления о них;
отправлять напоминая и оповещения пользователям о предстоящем событии;
уточнять прогноз БДДС в зависимости от этапа претензии и вероятности ее закрытия.

Претензионно-исковая работа

Факторинг

Для повышения эффективности управления дебиторской задолженностью в подсистеме реализован учет операций факторинга. Суть этих операций в продаже дебиторской задолженности фактору за минусом стоимости услуг фактора, чем обеспечивается поддержание средств оборотного капитала в организации. Система имеет инструменты по ведению реестра уступленных требований, условий расчетов с фактором.

Схема факторинга

В параметрах договора с видом «Привлечение финансирования» для инструмента «Факторинг» регистрируется информация о пенях и основных условиях по расчетам с фактором (сумма комиссии, процентная ставка, размер аванса).

Договор факторинга

Взаиморасчеты

Подсистема взаиморасчетов «1С:ERP. Управление холдингом» отвечает за оценку состояния взаимных обязательств предприятия и его контрагентов, а также за их анализ:

учет фактической (безусловной) и планируемой (условной) задолженности;
учет взаиморасчетов с детализацией до объекта расчетов, расчетного/планового документа;
использование различных валют при проведении взаиморасчетов;
проведение взаимозачетов и списание задолженности;
формирование и согласование актов сверки;
анализ состояния расчетов, выявление просроченной задолженности.

Определение задолженности

С точки зрения момента возникновения обязательств перед поставщиками или покупателями задолженность можно разделить на планируемую (условную) и фактическую (безусловную).

Фактическая задолженность изменяется в момент перехода прав собственности на товары и в момент получения денежных средств одной из сторон. Она формируется при отражении соответствующих хозяйственных операций (отгрузка товаров, получение оплаты от клиента, получение товаров от поставщика, оплата поставщику и т. д.). Если есть фактическая задолженность предприятия перед клиентом или поставщиком на текущий момент времени, то такую задолженность будем называть «наш долг». Если есть задолженность перед нашим предприятием, то это «долг клиента» или «долг поставщика». Данные о фактической задолженности в системе всегда можно получить только на текущий момент времени.

Планируемая задолженность возникает по событиям, совершение которых планируется в будущем, и отражает выполнение обязательств каждой из сторон согласно некоторому плану — например, плану оплат или плану отгрузок (закупок). Планируемые даты оплаты и отгрузки (закупки) фиксируются либо в заказах клиентов (заказах поставщику), либо в документах отгрузки (поступления), оформленных без указания заказа. На основании планов движения товаров и денежных средств определяются ожидания по оплате (отгрузке) товаров и прогноз просроченной задолженности.

Порядок расчетов с контрагентами

Взаиморасчеты с партнерами (клиентами и поставщиками) ведутся со следующей детализацией:

организация — указывается в документах либо определяется автоматически по значениям других обязательных полей;
партнер — указывается во всех документах, изменяющих состояние расчетов;
контрагент (получатель или плательщик) ;
объект расчетов — уровень детализации расчетов, определяемый в первичных документах (договор, заказ, накладная, платежный документ), при этом детализация учета до договора, заказа или накладной может настраиваться;
расчетные документы — документы первоначального возникновения расчетов (накладные, платежные документы, взаимозачеты задолженности).

Детализация взаиморасчетов

Условия ведения расчетов (валюта, детализация расчетов, порядок оплаты) определяются в договоре или соглашении, если не используются договоры.

В зависимости от потребностей пользователя или выставляемых партнерами условий предусмотрены следующие варианты детализации расчетов:

По договорам — позволяет получить обобщенную информацию о состоянии расчетов в рамках конкретного договора:
- объектом расчетов является договор;
- график оплаты можно задать в договоре либо в заказе/накладной;
- если на договоре есть авансы, то предусмотрено автоматическое распределение авансов по заказам/накладным, оформленным в рамках этого договора (по принципу ФИФО);
- все оформленные в рамках договора оплаты также распределяются автоматически по документам отгрузки (поступления) по принципу ФИФО. При распределении будут учитываться все накладные, в том числе и те, которые оформлены по заказам;
- по договору доступен контроль просроченной дебиторской задолженности и контроль превышения суммы дебиторской задолженности;
- счет на оплату можно сформировать на основании заказа, договора и реализации.
По заказам — позволяет получить информацию о состоянии расчетов по каждому конкретному заказу, распределять оплаты по заказам, которые автоматически засчитываются по накладным, оформленных в рамках заказа (по принципу ФИФО):
- объектом расчетов является заказ;
- график оплаты задается в заказе;
- если оформлен авансовый платеж без указания заказа (по договору в целом), то необходимо вручную произвести распределение авансов по конкретным заказам;
- если на заказе есть авансы, оплаты, то выполняется автоматическое распределение авансов по накладным (по принципу ФИФО), оформленным в рамках этого заказа;
- контроль предоплаты выполняется при проведении заказа;
- если реализация по заказу, то статусы реализаций недоступны;
- предоплатный этап оплаты в графике оплат накладной не предусмотрен;
- если в графике оплаты заказа указано несколько предоплатных, кредитных вариантов оплаты, то в график оплаты накладной по такому заказу, попадают все кредитные этапы оплаты, уточненные от даты накладной с учетом сроков отсрочки;
- в графике оплат накладной заполняются заказы без детализации до вариантов оплаты;
- накладная уточняет график оплат по заказу — дата платежа пересчитывается от даты накладной;
- счет на оплату можно сформировать на основании заказа и реализации.
По накладным — позволяет получить информацию о состоянии расчетов по каждой накладной, управлять платежами и их распределением по накладным:
- объектом расчетов являются платежные документы и накладные;
- график оплаты задается в накладной;
- если есть авансы, оплаты, то необходимо вручную произвести распределение платежей по конкретным накладным;
- если реализация по заказу, то статусы реализаций недоступны;
- если накладная не по заказу, то можно принять предоплату (до отгрузки);
- счет на оплату можно сформировать на основании реализации.

Управление обязательствами

В крупных компаниях с большим документооборотом заключается большое количество договоров, которые приводят к взаимным обязательствам сторон:

платежи, которые необходимо осуществить поставщикам и кредиторам;
своевременная отгрузка покупателям;
получение денег по расчетам за отгруженные товары, выполненные услуги или выданные кредиты;
расчеты по долговым ценным бумагам;
гарантии исполнения обязательств;
резервы на покрытие кредитных рисов и обесценение.

Система предотвращает возникновение финансовых и репутационных потерь от сбоя выполнения вышеописанных обязательств.

Систему управления обязательствами можно разделить на взаимосвязанные блоки со своими наборами инструментов. Данные наборы инструментов помогают пользователю принимать своевременные решения.

Блок «Коммерческая политика»

Позволяет устанавливать правила взаимодействия с контрагентами, проводить квалификацию контрагентов в зависимости от степени риска работы с ними и категории их доходности.

Блок «Контрактация»

В момент контрактации общие настройки «Коммерческой политики» становятся индивидуальными:

требования к поставщику;
условия поставки;
характеристики поставок;
гарантийные обязательства.

Блок «Предупреждение отклонений»

После заключения договора специальное автоматизированное рабочее место (АРМ) «Управление отклонениями» своевременно предупреждает ответственных лиц организации о приближении определенных событий. В едином интерфейсе отражаются все виды обязательств:

Договоры с покупателями и поставщиками;
Договоры привлечения и размещения;
Ценные бумаги.

События по управлению начислений и оплат представлены в трех разрезах:

Просроченная задолженность. Выводится информация о просроченной задолженности (как кредиторской, так и дебиторской) с учетом структуры долга.

Расхождение плана с фактом. Выводятся строки графиков поставок и оплат и фактические данные по этим операциям и информация о расхождении данных по графикам и факту.

Расхождение плановых данных. Выводятся строки графиков оплат с датами их исполнения в соответствии с договором и данные по запланированным платежам (документ Заявка на оплату)

Таким образом, система фокусирует внимание пользователя на проблемных участках:

Просроченная задолженность;
Ошибки установки управленческих аналитик;
Расхождение графиков и заявок.

Для удобства работы с данными предназначен отбор по менеджеру (реквизит Ответственный, формы договора), а также отборы по контрагенту и организации.

Есть возможность вывода информации из данного рабочего места на начальную страницу системы и на электронную почту ответственного лица организации.

Блок «Реакция на отклонения»

Помогает совершать рассылку писем, формирование стоп-листов, инициировать претензионно-исковую работу, уточнять прогноз ДДС.