Корпоративные закупки

Управление закупками — это подсистема «1С:ERP. Управление холдингом», предназначенная для консолидации потребности бизнес-единиц в запасах и услугах, ее централизованного или децентрализованного обеспечения. Подсистема включает в себя средства для проведения заявочных кампаний или импорта сформированной потребности из других информационных систем, ее последующей консолидации и унификации.

Система позволяет определить источники покрытия потребности, автоматизировать проведение закупочных процедур, процессы контрактации и контроля исполнения заключенных договоров. «1С:ERP. Управление холдингом» может использоваться в условиях групп компаний, бизнес-единицы которых используют различные системы управления запасами.

Функциональная архитектура централизованного управления закупками

В дополнение к средствам управления запасами по законтрактованным объемам, подсистема «Корпоративные закупки», разработанная при методологической поддержке EY, повышает эффективность долгосрочного управления запасами крупных компаний и покрывает типичные задачи субъектов 223-ФЗ благодаря следующим возможностям:

ввод, импорт из внешних учетных систем, а также консолидация потребности МТО от центров ответственности компании и ее дочерних обществ;
лимитирование потребности по данным бюджетов;
определение способов покрытия потребности;
формирование годового плана закупок;
подготовка и проведение закупочных процедур;
интеграция с ЕИС «Госзакупки» (zakupki.gov.ru);
интеграция с электронными торговыми площадками;
аккредитация и сервисы самообслуживания поставщиков;
анализ закупочной деятельности.

Планирование закупок

Потребность бизнес-единиц может быть введена в ходе заявочной кампании или загружена с помощью развитых средств интеграции из внешних систем (ERP, SCM, WMS, EAM, TMS). При необходимости система позволяет заменить заказанные позиции на унификаты или аналоги. Поддерживается работа как с отдельными позициями, так и товарными категориями.

Заявленная потребность автоматически контролируется на соответствие лимитам по бюджетам. Консолидированная потребность может быть покрыта за счет:

действующих договоров;
складских запасов группы компаний;
проведения закупочных процедур.

Результатом первичной обработки потребности являются уточненные календарные план покрытия потребности и план закупок, которые также могут использоваться при расчете показателей финансовых бюджетов группы компаний.

Интеграция с учетными решениями

«1С:ERP. Управление холдингом» ориентировано на эффективную работу в типичных для групп компаний неоднородных ИТ-ландшафтах и может быть интегрировано как с системами на платформе «1С», так и других вендоров. Имеющиеся средства по управлению мастер-данными позволяют унифицировать эталонные справочники, необходимые для организации закупочного процесса в группе компаний.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» и ЭТП

Система разработана с учетом требований:

Федерального закона N 223-ФЗ от 18.07.2011;
Постановлений правительства № 1352 от 11.12.2014, № 616 21.06.2012 и других.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» существенно снижает трудозатраты на предоставление обязательной отчетности субъектами 223-ФЗ. Возможная интеграция с электронными торговыми площадками кардинально снижает объем рутинных операций.

Аккредитация поставщиков. Сервисы самообслуживания

Предварительное формирование базы поставщиков (особенно по сложным товарным категориям) позволяет сократить сроки проведения закупочных процедур и транзакционные издержки, в том числе за счет эффективных сервисов самообслуживания поставщиков.

Потенциальный поставщик, пройдя процедуру авторизации, получает доступ в личный кабинет, где может:

познакомиться с правилами, регламентами и закупочной документацией организации;
указать регистрационную информацию и разместить пакет документов;
пройти процедуру аккредитации;
получить информацию о конкурсных процедурах и принять в них участие;
оформить претензию;
отслеживать оплаты и состояние взаиморасчетов по заключенным контрактам.

Подготовка закупочной процедуры

Успех закупочной процедуры во многом зависит от предварительной проработки требований к поставщикам, номенклатуре, условиям контракта, способу выбора поставщика, форме проведения торгов, методу оценки предложений. В помощь закупщику в системе реализован электронный аналог положения о закупках, на основании которого формируются лоты и проводятся закупочные процедуры.

Кроме этого, «1С:ERP. Управление холдингом» предлагает следующие возможности:

мастер создания лотов;
гибкие шаблоны заполнения условий контрактов;
инструменты определения начальной максимальной цены;
средства согласования закупочной документации.

Субъекты 223-ФЗ могут из системы выгрузить план-график закупок на ЕИС «Госзакупки» или электронную торговую площадку.

Проведение закупочной процедуры

Проведение конкурентных торгов позволяет добиться оптимальных условий поставки, значительно повысить прозрачность закупочной процедуры. Благодаря унификации процедуры и наличию базы аккредитованных поставщиков система позволяет сократить сроки ее проведения.

«1С:ERP. Управление холдингом» поддерживает процесс от подготовки документации до заключения договора с победителем. Автоматизировано проведение процедур различных форматов, включая многоэтапные, реализованы два метода оценки предложений участников торгов (по критериям, по ценам). В системе можно сформировать протоколы событий закупочной процедуры. Автоматические напоминания и оповещения позволяют закупщику сосредоточиться на действительно важных и срочных задачах.

Автоматизация закупочной процедуры

Управление договорами, взаиморасчетами и финансовыми рисками

Взаимодействие подсистемы «Корпоративные закупки» с подсистемами «Управление договорами» и «Казначейство» обеспечивает закупщика своевременной информацией об оплатах и взаиморасчетах, предоставляет инструменты по управлению валютными и кредитными рисками (включая интеграцию с «1СПАРК Риски»), различными видами обеспечительных мер, а также претензионно-исковой работой.

Анализ закупочной деятельности

Для анализа закупочной деятельности в «1С:ERP. Управление холдингом» имеются следующие возможности:

расширенный типовой пакет отчетов для анализа эффективности закупочной деятельности;
пакет регламентированных отчетов для субъектов 223-ФЗ;
сбалансированная система показателей, которая позволяет разработать систему KPI, увязанную с бюджетной моделью и системой мотивации, проводить анализ отклонений KPI с помощью наглядных дашбордов и карт целей, а также информировать ответственных об изменении ключевых показателей в их зоне ответственности.