Управление складом и запасами
Планирование запасов
Планирование помогает организовать эффективную работу предприятия, давая возможность системно управлять взаимосвязанными элементами: сбытом, производством и закупками.
Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия.
В процессе планирования составляется комплект планов, которые охватывают различные подразделения предприятия.
Для планирования запасов в «1C:ERP. Управление холдингом» используется подсистема «Бюджетирование и планирование». «Бюджетирование» — для составления бюджетов, контроля финансовых потоков. «Планирование» — для составления товарных планов и управления запасами.
«1C:ERP. Управление холдингом» позволяет планировать следующие процессы:
- продажи;
- производство;
- закупки;
- сборка и разборка товаров;
- прогнозирование остатков;
- внутреннее потребление товаров.
Связь планирования и обеспечения потребностей
Потребности в товарах можно условно разделить на следующие группы:
- планируемый объем закупок, продаж, сборки (разборки), производства;
- потребности по заказам на отгрузку (обеспечение потребностей «Заказ под заказ»);
- неснижаемый остаток.
Может возникать вопрос, в каких случаях применяются инструменты подсистемы «Планирование», а в каких — подсистемы «Обеспечение потребностей».
Для компании, выпускающей продукцию заранее «на склад» важной частью планирования деятельности является планирование продаж (прогнозирование спроса), поэтому в этом случае лучше применять «Планирование».
Для компании, выпускающей продукцию «под заказ» лучше применять «Обеспечение потребностей».
Основные возможности подсистемы «Планирования»
- Планировать от лица предприятия в целом (без учета организаций).
- Анализировать сходимость плановых данных между собой, сходимость потребления и обеспечения потребностей.
- Планировать в натуральной и суммовой оценке в выбранной валюте планирования.
- Составлять взаимосвязанные планы продаж, производства, закупок, сборки (разборки). И с помощью этих планов координировать деятельность подразделений.
- Формировать планы с различными горизонтами и периодами планирования.
- Рассчитывать детальные планы на основе укрупненных планов. Например, разбить месячный план по неделям.
- Использовать различные данные для составления планов: из системы и внешние. Например, накопленную в базе статистику по продажам, производству или закупкам; заказы клиентов. Загружать и выгружать файлы Excel.
- Настраивать различные формулы расчета планов.
- Моделировать различные сценарии развития событий. Например: «Оптимистичный», «Реалистичный» и «Пессимистичный» сценарий. В рамках каждого сценария формировать свои планы продаж, производства и закупок. Название сценария и набор планов внутри сценария могут быть любыми.
- Корректировать планы, в том числе используя методику «скользящего» перепланирования, когда новый план уточняет или полностью замещает старый.
- Организовывать процесс утверждения планов с помощью статусов и версий планов.
- Формировать заказы поставщику/на производство/на сборку (разборку)/на передачу в производство по планам закупок/производства/сборки (разборки).
Данные для составления планов
В качестве входной информации для планирования можно использовать:
- Статистику товарооборота. Можно составить план продаж, опираясь на статистику продаж прошлых периодов.
- Любые уже созданные планы могут быть источниками, на основе которых можно планировать. План закупок можно рассчитать на основе плана продаж.
- Заказы на отгрузку (заказы клиентов, поставщикам, на перемещение и др.). Например, при составлении плана продаж можно учесть уже имеющиеся заказы клиентов.
- Обороты бюджетов.
- Внешние данные: загруженные файлы из Excel, любые табличные данные о товаре и количестве.
На выходе есть возможности:
- Создать заказы на основе планов. Например, на основании плана закупок можно создать заказы поставщику.
- Создать другие планы. Например, после создания и утверждения годового плана продаж данные этого плана становятся доступными для построения плана продаж на ближайший месяц.
- Контролировать исполнение планов с помощью различных отчетов.
- Формировать обороты бюджетов — в зависимости от того, как выполняется планирование: если «сверху вниз», то данные бюджетирования являются источником планирования. Если «снизу вверх», то данные планирования являются источниками бюджетирования.
Управление складом и запасами
Для процесса управления складом предусмотрены следующие возможности:
- использование складов различной топологии, в том числе с выделением помещений и рабочих участков;
- разделение областей хранения в соответствии со складскими группами (молоко, рыба, мороженое, мебель и т. д.);
- возможность документального оформления отдельных складских операций ордерами независимо от оформления соответствующих финансовых документов;
- справочное ведение учета товаров на уровне складских ячеек;
- адресное хранение товаров на уровне складских ячеек с поддержкой различных стратегий оптимизации размещения и отбора;
- автоматизация внутреннего перемещения товаров;
- автоматизация внутреннего потребления;
- отражение операций сборки и разборки товаров;
- проведение и отражение результатов инвентаризации товаров на складах;
- поддержка терминалов сбора данных с использование мобильного рабочего места кассира;
- серийный учета товаров;
- управление запасами и поддержание складского остатка;
- возможность обособленного учета запасов на складах.
Справочное размещение товаров в ячейках
Складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка.
Адресное хранение товаров в ячейках
Адресное хранение остатков на складе позволяет оптимизировать размещение товаров в складские ячейки и отбор товаров из складских ячеек. Оно включает:
- автоматизированное описание структуры ячеек по заданным параметрам (рабочий участок, область хранения, типоразмер и др.);
- автоматизированный процесс размещения товаров в складские ячейки, отбора товаров из ячеек и перемещения товаров из одной ячейки в другую;
- контроль по весу и объему при размещении товаров в складские ячейки;
- применение различных стратегий отбора и размещения товаров в ячейки;
- контроль наполненности ячейки по весу и объему;
- размещение товаров в ячейки под конкретное назначение (хранение обособленных товаров);
- размещение товаров, как в упаковках, так и в мерных единицах хранения (весовые, линейные, объемные и площадные).
Размещение и отбор товаров осуществляются в соответствии с заданной стратегией размещения и отбора для области хранения.
Для оптимизации доступа к ячейкам при отборе товаров предусмотрена возможность создания рабочих участков и определение порядка обхода складских ячеек.
Операции перемещения товаров
Перемещение товаров на предприятии осуществляется между складами и помещениями, а также между филиалами организации.
Операции внутреннего потребления товаров
При оформлении внутреннего потребления товаров предусмотрена возможность отражать следующие виды операций:
- списание на расходы — товары/материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов;
- передача в эксплуатацию — товары/материалы передаются в пользование подразделению на определенный срок (с указанием ответственного физического лица, принимающего номенклатурную позицию в свой подотчет, статьи расходов с аналитикой расходов, категории эксплуатации).
Операции сборки (разборки) товаров
При оформлении сборки (разборки) можно отразить следующие виды операций:
- сборка товаров из комплектующих;
-
разборка товаров на комплектующие.
Операции прочего оприходования товаров
В рамках прочего оприходования товаров могут быть оформлены операции:
- возврат из эксплуатации — операция оформляется при возврате на склад позиций, которые ранее были переданы в эксплуатацию;
- сторно списания на расходы — возврат на склад материалов, которые ранее были списаны в подразделение по статье расходов;
-
прочее поступление товаров — операция используется при оприходовании товарно-материальных ценностей, полученных, например, при демонтаже или разборке ликвидируемого объекта основного средства.
Проведение инвентаризации товаров на складе
Целью проведения инвентаризации товаров являются контроль остатков товарно-материальных ценностей и сверка фактического количества товаров с учетным количеством.
Для отражения процесса инвентаризации товаров на складе предусмотрены следующие возможности:
- зафиксировать результаты пересчета товаров;
- зарегистрировать фактическое изменение остатков товаров на складе;
- оформить списание недостач товаров, пересортицу товаров, оприходование излишков товаров, порчу товаров в учете организаций;
- распределить излишки, недостачи и порчи товаров по организациям.
Инвентаризация товаров на складе может осуществляться как с пересчетом, так и без пересчета товаров (в процессе оперативной работы на складе).
При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить фактическое и учетное количество товаров, отклонения фактического количества от учетного.
Если на складе выявлены излишки, недостачи и обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в таких случаях для регистрации расхождений применяются ордера и отражение излишков, недостач и порчи товаров, изменяющие фактические остатки товаров на складе.
Мобильное рабочее место кладовщика
Процесс размещения и отбора товаров из складских ячеек адресного хранения может быть упрощен и полностью автоматизирован за счет использования мобильного рабочего места кладовщика, использование которого позволяет решать комплекс задач:
- формировать новые задания на отбор и размещение товаров, выполнять задания на размещение и отбор товаров из складских ячеек;
- размещать, перемещать товары из одной ячейки в другую;
- пересчитывать товары в рамках инвентаризации.
В процессе выполнения задания система последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить, например, отсканировать ячейку, отсканировать товар, отсканировать серию товара, что обеспечивает пошаговое выполнение всех операций.
Серийный учет товаров
Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета, могут указываться при поступлении, отгрузке товара и в документах внутреннего товарооборота для решения, например, следующих задач:
- управления рекламациями и организации постпродажного обслуживания — когда необходимо знать, от какого поставщика получен или какому покупателю передан конкретный экземпляр товара, комплектующие с какими сериями использованы в производстве конкретного экземпляра товара;
- учет и управление остатками товаров по срокам годности — необходимо знать, когда истекает срок годности запасов и какой на складе остаток товаров с определенным сроком годности;
- организация хранения товаров в отрезах, рулонах, бухтах и других единицах хранения переменного размера — в серии будет хранится фактический остаток материала в том или ином рулоне;
- учет товаров, потребительские свойства которых могут незначительно отличаться для разных производственных партий — например, обои из разных партий могут незначительно отличаться оттенками (разнотон) и при отгрузке товара клиенту необходимо подбирать товар одного тона (одной серии);
- расчет себестоимости товаров по сериям — различные задачи анализа рентабельности производства различных партий, работа с ГТД, товарами в пути и неотфактурованными поставками по сериям;
- учет маркируемых изделий — каждое изделие по законодательству маркируется контрольным знаком с номером, по которому отслеживается движение каждой единицы товара в Государственной информационной системе маркировки;
- для учета алкогольной продукции с целью отражения в ЕГАИС.
Управление запасами
Ключевыми целями процесса управления запасами являются:
- наличие запасов на складе в необходимом количестве;
- достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
- обеспечение производственной деятельности;
- снижение потребности в оборотных средствах;
- исключение дефицита материальных ресурсов;
- улучшение показателей оборачиваемости товаров;
- снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров;
- устранение избыточных запасов.
Упрощенный вариант поддержания запасов основан на двух параметрах: минимальном и максимальном остатке товаров. Оно позволяет решать следующие задачи:
- контроль текущего остатка товаров на складе;
- определение максимального и минимального запасов;
- расчет среднедневного потребления товаров;
- определение поставщика и условия работы с ним;
- формирование заказов поставщикам, на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.
Для поддержания запасов при расширенном варианте доступны различные методы обеспечения:
- Min-max — позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный — на обеспечиваемый период.
- Расчет по норме — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов.
- Расчет по статистике — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.
Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно различными способами:
- покупка у поставщика;
- перемещение с одного склада на другой;
- сборка;
- собственное производство;
- производство силами переработчика.
Обеспечение текущих заказов на отгрузку
Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:
- определение способа обеспечения потребностей;
- корректировка графиков поставки;
- контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей;
- определение источника обеспечения потребностей;
- контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку;
- выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
- формирование различных заказов.
Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:
- метод обеспечения «заказ под заказ» — позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку (определяется по умолчанию);
- способ обеспечения потребностей — позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).
Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:
- За счет запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса).
Например, по заказу на отгрузку требуется обеспечить товар в количестве 400 шт. На складе данный товар присутствует в свободном остатке в количестве 100 шт. Минимальный желаемый остаток этого товара составляет 100 шт., максимальный желаемый остаток — 300 шт.
Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 300 шт. — для поддержания запаса, поскольку текущий остаток товаров на складе равен минимальному желаемому остатку.
Получается, что 100 шт. товара уже обеспечено — текущий остаток товара на складе и ожидается поступление товара в количестве 300 шт. За счет этого количества запасов будет обеспечен товар по заказу на отгрузку в количестве 400 шт.
Независимо от поддержания запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.
Например, по заказу на отгрузку требуется товар в количестве 400 шт. При режиме обеспечения заказов независимо от поддержания запасов системой к заказу будет рекомендовано строго то количество товара, которое требуется по заказу на отгрузку, т. е. 400 шт.
