Используйте этот опросник для описания проекта внедрения «1С:Документооборота».
1. Кто (какое подразделение) является инициатором внедрения системы?
2. Каковы цели внедрения системы?
3. Каковы критерии достижения указанных целей?
4. Какие проблемы планируется решить за счет внедрения системы?
5. Каковы основные ожидаемые результаты внедрения системы?
6. Какие бизнес-процессы предполагается автоматизировать?
7. Каковы планируемые сроки начала и завершения проекта по внедрению системы?
8. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, ведутся в настоящее время?
9. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, планируется начать?
10. Каковы сроки начала и завершения проектов, влияющих на внедрение системы?
11. Кто будет участвовать в проекте?
12. Каковы роли участников проекта?
13. Кто будет формулировать требования к внедряемой системе?
14. Кто будет руководителем проекта?
15. Какие задачи готова взять на себя ИТ-служба в проекте?
16. Предполагается ли участие во внедрении партнеров 1С?
17. Каково количество автоматизируемых рабочих мест предполагается в рамках проекта?
18. Планируется ли увеличение количества автоматизированных рабочих мест в будущем? Если — да, то на какое количество?
19. Какое максимальное количество одновременно работающих пользователей ожидается в системе?
20. Каков уровень подготовки пользователей (в среднем)?
21. Предполагаемое количество объектов внедряемой системы (прирост в среднем за год)?
22. Предполагаемый объем внедряемой системы (прирост в среднем за год)?
23. Как организована работа с нормативно-справочной информацией (далее — НСИ)?
24. Существует ли формализованный регламент работы с НСИ?
25. Кто осуществляет добавление, изменение, удаление элементов НСИ?
26. Существует ли мастер-система для НСИ? Если — да, то какая именно?
27. Планируется ли перенос исторических данных из других учетных систем?
28. Из каких учетных систем планируется перенос исторических данных?
29. За какой период планируется перенос исторических данных?
30. Каков объем и количество объектов исторических данных, планируемых для переноса?
31. В какой последовательности планируется переносить исторические данные? От текущего периода к прошлому периоду («перенос назад») или с прошлого периода к текущему периоду («перенос вперед»)?
32. Используются ли системы автоматизации документооборота?
33. Какие процессы документооборота автоматизированы в настоящее время:
34. Регламентирован ли документооборот в настоящий момент?
35. Утверждены ли документы, регламентирующие деятельность документооборота, официально?
36. Если документооборот регламентирован, то какими именно документами?
37. Какие виды документов используются в настоящее время? Какие из них необходимо перенести в 1С:Документооборот 3.0?
38. Для создания новых документов используется унифицированные формы?
39. Каков «стандартный» (наиболее распространенный) жизненный цикл документа в организации?
40. Есть ли сложившиеся практики по работе с документами в части их:
41. Каков средний объём создаваемых документов в месяц и в год (с разбивкой по видам документов)?
42. Каков максимальный объем создаваемых документов в месяц и в год (с разбивкой по видам документов)?
43. Ведется ли номенклатура дел? Если — да, то по какому признаку она сформирована?
44. Используются ли маршруты обработки документов: исполнение, ознакомление, рассмотрение, согласование, утверждение, подписание?
45. Как организовано хранение файлов?
46. Используются ли электронные подписи? Если — да, то какие виды электронных подписей используются?
47. Формируется ли файлы визуализации? Если — да, то в каком формате?
48. Используется ли шифрование документов?
49. Используется ли штрихкодирование?
50. Как организовано оперативное хранение документов?
51. Существуют ли какие-то особенности делопроизводства?
52. Планируется ли использование распределенных информационных баз или планируется использование единой централизованной базы 1С:Документооборот 3.0?
53. Каково предполагаемое число пользователей 1С:Документооборот 3.0?
54. Каково предполагаемое среднее число пользователей, одновременно работающих в 1С:Документооборот 3.0?
55. Каково предполагаемое максимальное число пользователей, одновременно работающих в 1С:Документооборот 3.0?
56. Каково территориальное распределение пользователей 1С:Документооборот 3.0?
57. Потребуется ли удаленный доступ к 1С:Документооборот 3.0?
58. Можно ли укрупненно структурировать пользователей 1С:Документооборот 3.0, например, по характеру выполняемых в ней действий (однотипность действий) или какому-то другому существенному признаку (например, по ролям)?
59. Каков потенциальный объем базы 1С:Документооборот 3.0?
60. Предполагается ли внедрение новых процессов, которые приведут к резкому изменению числа пользователей или объема информационной базы?
61. Планируется ли ведение документооборота в системе по нескольким организациям или только по одной организации?
62. Планируется ли использовать вопросы деятельности организации при ведении документооборота в системе?
63. Где планируется хранить файлы: в самой системе «1С:Документооборот 3.0» или в специально отведенных томах хранения файлов?
64. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» подписывать документы электронными подписями?
65. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» зашифровывать документы для защиты информации от несанкционированного доступа?
66. Планируется ли загружать в систему отсканированные файлы? Если — да, то примерно в каком количестве?
67. Планируется ли в системе присваивать документам штрихкоды?
68. Планируется ли осуществлять поиск документов и файлов в 1С:Документооборот 3.0?
69. Планируется ли использовать встроенную почту 1С:Документооборот 3.0?
70. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» создавать мероприятия?
71. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» вести структуру помещений организации?
72. Планируется ли использование рабочего календаря в 1С:Документооборот 3.0?
73. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» вести информацию об отсутствии сотрудников на рабочем месте по любым причинам (в связи с болезнью, командировкой, отпуском, отгулом, удаленной работой и т. п.)?
74. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» вести данные по проектам?
75. Планируется ли работа в «1С:Документооборот 3.0» с мобильных устройств?
76. Планируется ли работа «1С:Документооборот 3.0» через браузеры?
77. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» использовать отчеты? Если — да, перечислите требуемые отчеты, по возможности — просьба приложить их примеры.
78. Планируется ли вести переписку между сотрудниками в режиме реального времени, создавать групповые чаты, звонить по аудио- и видеосвязи внутри 1С:Документооборот 3.0?
79. Планируется ли отправлять сотрудникам уведомления внутри 1С:Документооборот 3.0?
80. Требуется ли в «1С:Документооборот 3.0» хранить разные версии файлов документов?
81. Имеется ли собственный архив документов? Если — да, то, что из себя представляет?
82. Необходимо ли вести в «1С:Документооборот 3.0» учет физических мест хранения бумажных документов?
83. Планируется ли ведение электронного журнала передачи оригиналов и копий бумажных документов?
84. Планируется ли систематизировать документы в дела и номенклатуры дел?
85. Планируется ли передавать документы в архив на хранение?
86. Планируется ли уничтожать документы после истечения срока хранения?
87. Планируется ли вести электронный документооборот с контрагентами?
88. Требуется ли разделять документы на категории?
89. Используются ли резолюции руководителей в документах?
90. Нужно ли связывать документы между собой?
91. Необходима ли работа с обращениями граждан?
92. Нужно ли создавать шаблоны файлов, которые будут автоматически заполняться данными из карточки документа?
93. Есть ли правила, по которым нумеруются документы?
94. Каков общий порядок создания новых документов?
95. Какие виды действий при обработке документа (согласование, подписание, регистрация и т. д.) планируется производить с новыми документами и в каком порядке? Какие это виды документов?
96. Кто будет участвовать в обработке документа (сотрудники, рабочие группы, подразделения Заказчика)?
97. Существуют ли установленные сроки обработки документов (их согласования, исполнения и т. д.)?
98. Планируется ли проводить контроль исполнения по документам?
99. Необходима ли возможность выполнения действий по документам (согласование, регистрация и т.д.) через электронную почту?
100. Предполагается ли использование автоматического выполнения задач?
101. Что происходит с документами после того, как работа с ними завершена?
102. Будут ли пользователи разделены на категории с разным доступом к 1С:Документооборот 3.0?
103. Будут ли отличаться права у пользователей, которые выполняют разные роли?
104. Планируется ли настройка прав доступа к «1С:Документооборот 3.0» с разграничением по видам документов?
105. Планируется ли настройка прав доступа к «1С:Документооборот 3.0» с разграничением по подразделениям?
106. Планируется ли ограничивать доступ к документам для разных пользователей «1С:Документооборот 3.0» через грифы доступа?
107. Планируется ли ограничивать поля документов в зависимости от их состояния (например, документ становится недоступен для редактирования после согласования)?
108. Планируется ли перенос справочных данных (Контрагенты, Структура предприятия, Виды документов и т.д.) из других учетных систем в 1С:Документооборот 3.0?
109. Планируется перенос исторических документов из других учетных систем в 1С:Документооборот 3.0?
110. Планируется ли интеграция «1С:Документооборот 3.0» с другими программами 1С? Если — да, то с какими?
111. Планируется ли интеграция «1С:Документооборот 3.0» со сторонними программами? Если — да, то с какими?
112. Планируется ли интеграция «1С:Документооборот 3.0» с системой хранения документов (например, с «1С:Архив» )?