Используйте этот опросник для описания проекта внедрения «1С:Документооборота».
1.1.1. Наименование Заказчика (наименование юридического лица Заказчика)?
1.1.2. Форма собственности Заказчика?
1.1.3. Является ли Заказчик источником комплектования государственного (муниципального архива)? Если да — какого?
1.1.4. Входит ли Заказчик в какую-либо группу компаний? Если — да, то в какую?
1.1.5. Каковы основные направления деятельности Заказчика?
1.1.6. Какова текущая организационная структура Заказчика? В чем ее особенности?
1.1.7. Контактное лицо Заказчика (ФИО/ Должность/ Подразделение) для взаимодействия?
1.1.8. Контакты контактного лица Заказчика:
1.2.1. Предмет закупки?
1.2.2. Вид закупки (единый поставщик / конкурс / аукцион / запрос котировок / запрос предложений)?
1.2.3. Форма проведения процедуры закупки?
1.2.4. Место проведения процедуры закупки?
1.2.5. Правовая основа проведения процедуры закупки?
1.2.6. Условия закупки?
1.2.7. Ограничения и особенности закупки?
1.3.1. Кто (какое подразделение) является инициатором внедрения системы?
1.3.2. Каковы цели внедрения системы?
1.3.3. Каковы критерии достижения указанных целей?
1.3.4. Какие проблемы планируется решить за счет внедрения системы?
1.3.5. Каковы основные ожидаемые результаты внедрения системы?
1.4.1. Какие бизнес-процессы предполагается автоматизировать?
1.4.2. Каковы планируемые сроки начала и завершения проекта по внедрению системы?
1.4.3. Результатом внедрения системы будет являться (нужное подчеркнуть):
1.4.4. Насколько могут быть смещены сроки начала и завершения проекта во времени?
1.4.5. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, ведутся в настоящее время?
1.4.6. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, планируется начать?
1.4.7. Каковы сроки начала и завершения проектов, влияющих на внедрение системы?
1.4.8. Какие подразделения будут участвовать в проекте со стороны Заказчика?
1.4.9. Каковы роли участников проекта со стороны Заказчика?
1.4.10. Кто будет формулировать требования к внедряемой системе?
1.4.11. Кто будет утверждать [1] требования к внедряемой системе?
1.4.12. Есть ли лицо [2], принимающее решение по вопросам проекта? Если есть, то какое подразделение представляет? Должность.
1.4.13. Будет ли назначен руководитель проекта со стороны Заказчика?
1.4.14. Предполагается ли участие ИТ-службы Заказчика в проекте?
1.4.15. Какие задачи готова взять на себя ИТ-служба Заказчика в проекте?
1.4.16. Как будут осуществляться коммуникации в рамках проекта?
1.4.17. Каковы формат и периодичность статусных встреч?
1.4.18. Предполагается ли запись встреч, дополнительно к протоколированию встреч?
1.4.19. В какой информационной системе Заказчика планируется вести список задач по проекту?
1.4.20. Как планируется контролировать сроки исполнения задач по проекту?
1.4.21. Как планируется передавать проектные документы на согласование?
1.4.22. Сколько согласующих со стороны Заказчика будет принимать участие в согласовании проектных документов?
1.4.23. Как ограничиваются сроки согласования проектных документов?
1.4.24. Как ограничивается число итераций согласования проектных документов?
1.4.25. Как планируется передавать замечания при тестировании доработок?
1.4.26. Будет ли осуществляться тестирование выполненных работ по проекту силами Заказчика?
1.4.27. Как будет осуществляться приемка выполненных работ по проекту?
1.4.28. Как будет осуществляться ввод системы в ОПЭ?
1.4.29. Возможно ли выполнение проекта в дистанционном формате в полном объеме?
1.4.30. Есть ли предпочтения к процессу обучения пользователей?
1.5.1. Какова общая численность сотрудников Заказчика, участвующих в процессе делопроизводства в СЭД?
1.5.2. Каково количество автоматизируемых рабочих мест предполагается в рамках проекта?
1.5.3. Планируется ли увеличение количества автоматизированных рабочих мест в будущем? Если — да, то на какое количество?
1.5.4. Какое максимальное количество одновременно работающих пользователей ожидается в системе?
1.5.5. Предполагаемое количество объектов внедряемой системы (прирост в среднем за год)?
1.5.6. Предполагаемый объем внедряемой системы (прирост в среднем за год)?
1.6.1. Как организована работа с нормативно-справочной информацией (далее — НСИ)?
1.6.2. Существует ли формализованный регламент работы с НСИ? Если — да, просьба предоставить его для ознакомления.
1.6.3. Кто осуществляет добавление, изменение, удаление элементов НСИ?
1.6.4. Существует ли формализованная методология ведения справочников (наименований, классификации, кодирования и пр.)? Если — да, просьба предоставить ее для ознакомления.
1.6.5. Существует ли в настоящее время у Заказчика отдельное структурное подразделение, занимающееся НСИ? Если — да, то какова численность его персонала? Если — нет, то планируется ли его создание?
1.6.6. Существует ли мастер-система для НСИ? Если — да, то какая именно?
1.7.1. Планируется ли перенос исторических данных [3] из других учетных систем?
1.7.2. Из каких учетных систем планируется перенос исторических данных?
1.7.3. Есть ли предпочтения из какой системы исторические данные переносятся в первую очередь?
1.7.4. За какой период планируется перенос исторических данных?
1.7.5. Каков объем и количество объектов исторических данных, планируемых для переноса?
1.7.6. В какой последовательности планируется переносить исторические данные? От текущего периода к прошлому периоду («перенос назад») или с прошлого периода к текущему периоду («перенос вперед»)?
1.7.7. Какая концепция работы Заказчику предпочтительна:
1.7.8. Планируется ли переносить контрольные поручения/ документы на исполнение в новую СЭД или их исполнение завершится в старой СЭД.
1.7.9. Готов Заказчик предоставить методику работы с контрольными документами в период ОПЭ новой СЭД или разработка будет выполнена на этапе подготовки к внедрению силами Исполнителя?
1.8.1. Какие контуры предполагается разворачивать в рамках проекта (продуктивный, тестовый, контур разработки, прочие контуры)?
1.8.2. Какие контуры будут отдельными, а какие совместными с другими программными продуктами?
1.8.3. Предполагается ли виртуализация?
1.8.4. Чьими силами (Заказчика или Исполнителя) будут разворачиваться различные контуры, устанавливаться и настраиваться серверное оборудование и настраиваться различное программное обеспечение?
1.8.5. Какие дополнительные требования предъявляются к серверному оборудованию и программному обеспечению?
1.8.6. Если используется текущий контур, каковы его характеристики и свободные ресурсы (процессор, оперативная память, дисковое пространство, пропускная способность сети и пр.)?
1.8.7. Если используется текущий контур, каковы характеристики его ПО (ОС сервера, СУБД, файловое хранилище, прочее установленное ПО)?
1.8.8. Используется ли платформа 1С:Предприятие? Если — да, то есть ли сервер лицензирования?
1.8.9. Какие дополнительные требования предъявляются к автоматическим тестам?
1.8.10. Какие дополнительные требования предъявляются к техническому долгу?
1.8.11. Какие дополнительные требования предъявляются к безопасности данных при разработке и внедрении (обезличивание, проверка политик доступа службой безопасности и пр.)?
1.8.12. Как осуществляется хранение и резервное копирование данных (где и как размещаются тома хранения файлов, используется ли отдельное программное обеспечение или директория на сервере / файловое хранилище)?
1.8.13. Требуется ли публикация базы для доступа через веб-интерфейс?
1.8.14. Какие нужно учесть требования по импортозамещению программного обеспечения?
1.8.15. Требуется ли проведение нагрузочного тестирования внедряемой системы?
1.8.16. Планируется ли использоваться кластеризация? Если — да, то есть ли минимальные требования к составу кластера?
1.8.17. Требуется ли Заказчику приобретать лицензии? Если — да, то в каком количестве?
1.9.1. Какими основными нормативными актами и отраслевыми стандартами Заказчик руководствуется в своей деятельности?
1.9.2. Какими документами регламентированы процессы, имеющие отношение к внедрению системы? Если — да, просьба предоставить их для ознакомления.
1.9.3. Регламентированы ли требования к разработке? Если — да, просьба предоставить их для ознакомления.
1.9.4. Регламентирована ли релизная политика? Если — да, просьба предоставить ее для ознакомления.
1.9.5. Существует ли техническое задание/формализованный список требований по внедрению системы? Если — да, просьба предоставить ее для ознакомления. Если — нет, то правильно ли мы понимаем, что он должен быть сформирован в процессе обследования?
1.9.6. Имеются ли иные (дополнительные) документы, касающиеся внедрения системы? Если — да, просьба предоставить их для ознакомления.
1.9.7. Есть ли на стороне Заказчика стандартный перечень подготавливаемой документации в рамках проекта по внедрению системы? Если — да, просьба предоставить его для ознакомления.
1.9.8. Каковы требования к оформлению документации по внедрению системы: подготовка документации ведется по ГОСТам, по формату Заказчика или по формату Исполнителя?
1.9.9. Необходима ли разработка методологических/ методических документов или предполагается, что методологические/ методические документы Заказчик разрабатывает самостоятельно?
1.9.10. Требуется ли заключение соглашения о конфиденциальности (NDA)?
2.1.1.1. Используются ли у Заказчика системы автоматизации делопроизводства? Если — да, то какие именно?
2.1.1.2. Какие процессы делопроизводства автоматизированы в настоящее время:
2.1.2.1. Регламентировано ли делопроизводство Заказчика в настоящий момент?
2.1.2.2. Существует ли в настоящее время отдельное структурное подразделение, ответственное за организацию делопроизводства в организации? Если — да, то какова численность его персонала? Если — нет, то планируется ли его создание?
2.1.2.3. Какие виды документов используются в настоящее время при организации делопроизводства? Какие из них необходимо перенести в «1С:Документооборот 3.0»?
2.1.2.4. Есть ли в организации классификатор видов документов, описывающий видовой состав, атрибутивный состав и подразделения владельцев процессов, инициирующих конкретные виды документов?
2.1.2.5. Какие виды документов создаются вне действующей СЭД и поступают на обработку (согласование, подписание) в СЭД? Перечислите вид документа, в какой системе он создается и в какой системе принимается к учету +оперативное хранение.
2.1.2.9. Есть ли какие-либо особенности в сложившейся практики по работе с документами в части их:
2.1.2.10. Укажите каков средний объём создаваемых документов в месяц и в год с разбивкой по видам документов?
2.1.2.11. Укажите каков максимальный объем создаваемых в системе документов в месяц и в год (если возможно — с разбивкой по видам документов)?
2.1.2.12. Ведется ли номенклатура дел? Если — да, то по какому принципу она сформирована?
2.1.2.13. Используются ли в действующей СЭД маршруты обработки документов: исполнение, ознакомление, рассмотрение, согласование, утверждение, подписание?
2.1.2.14. Как организовано хранение файлов?
2.1.2.15. Используются ли электронные подписи? Если — да, то какие виды электронных подписей и для каких процессов используются?
2.1.2.16. Визуализируется ли электронная подпись:
2.1.2.17. Формируются ли файлы визуализации? Если — да, то в каком формате?
2.1.2.18. Используется ли шифрование документов?
2.1.2.19. Используется ли штрихкодирование?
2.1.2.20. Как организовано оперативное хранение документов?
2.1.2.21. Используется ли работа с документами ограниченного распространения в СЭД? Какие виды грифов/ пометок используются?
2.1.2.22. Есть ли регламент по работе с документами ограниченного распространения?
2.1.2.23. Используется ли ЭДО в организации? Какой оператор?
2.1.2.24. Существуют ли какие-то особенности делопроизводства у Заказчика?
2.2.2.1. Планируется ли использование распределенных информационных баз или планируется использование единой централизованной базы «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.2. Каково общее число пользователей «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.3. Каково среднее число пользователей, одновременно работающих в «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.4. Каково максимальное число пользователей, одновременно работающих в «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.5. В каком часовом поясе находятся ключевые пользователи «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.6. Каково территориальное распределение пользователей «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.7. Потребуется ли удаленный acceso к «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.8. Каков потенциальный объем базы «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.2.11. Предполагается ли внедрение новых процессов, которые приведут к резкому изменению числа пользователей или объема информационной базы?
2.2.3.1. Планируется ли ведение делопроизводства в системе по нескольким организациям Заказчика? Или только по одной организации?
2.2.3.2. Требуется ли организация сквозного процесса согласования проектов документов между организациями в СЭД?
2.2.4.1. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» подписывать документы электронными подписями?
2.2.4.2. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» зашифровывать документы для защиты информации от несанкционированного доступа?
2.2.4.3. Планируется ли в системе присваивать документам штрихкоды?
2.2.4.4. Планируется ли использовать встроенную почту «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.4.5. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» создавать мероприятия?
2.2.4.6. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» вести структуру помещений организации?
2.2.4.7. Планируется ли использование рабочего календаря в «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.4.8. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» вести информацию об отсутствии сотрудников на рабочем месте по любым причинам (в связи с болезнью, командировкой, отпуском, отгулом, удаленной работой и т. п.)?
2.2.4.9. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» вести данные по проектам?
2.2.4.10. Планируется ли в 1С:Документооборот 3.0. вести работу с проектами?
2.2.4.11. Планируется ли работа в «1С:Документооборот 3.0» с мобильных устройств?
2.2.4.12. Планируется ли работа «1С:Документооборот 3.0» через браузеры?
2.2.4.13. Планируется ли в «1С:Документооборот 3.0» использовать отчеты? Если — да, перечислите требуемые отчеты, по возможности -просьба приложить их примеры.
2.2.4.14. Планируется ли вести переписку между сотрудниками в режиме реального времени, создавать групповые чаты, звонить по аудио- и видеосвязи внутри «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.4.15. Планируется ли отправлять сотрудникам уведомления внутри «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.4.16. Планируется ли отправлять сотрудникам уведомления во внешние системы или мессенджеры? Если да, то какие, просьба перечислить.
2.2.5.1. Требуется ли в «1С:Документооборот 3.0» хранить разные версии файлов документов?
2.2.5.2. Имеется ли собственная система для организации архивного хранения документов? Если — да, то как называется система?
2.2.5.3. Необходимо ли вести в «1С:Документооборот 3.0» учет физических мест хранения бумажных документов?
2.2.5.4. Планируется ли ведение электронного журнала передачи оригиналов и копий бумажных документов?
2.2.5.5. Планируется ли организовать работу с номенклатурой дел?
2.2.5.6. Планируется ли передавать документы в архив (структурное подразделение) на хранение?
2.2.5.7. Планируется ли уничтожать документы после истечения срока хранения?
2.2.5.8. Планируется ли вести электронный документооборот с контрагентами?
2.2.5.9. При организации работы с резолюциями руководителей в документами, резолюции выносит по документу непосредственно руководитель или его помощник готовит проект резолюции и направляет на рассмотрение руководителю?
2.2.5.10. Какие виды связей между документами используются? Например в дополнение, создан на основании и т. п.
2.2.5.11. Необходима ли работа с обращениями граждан?
2.2.5.12. Является ли организация участником МЭДО или находиться на этапе включения в состав участников МЭДО?
2.2.5.13. Используются ли в организации шаблоны видов документов?
2.2.5.14. Какие требования к организации нумерации документов в системе? Временные номера, учетные номера, регистрационные номера.
2.2.5.15. Автоматическая или ручная регистрация документов?
2.2.6.1. Каков общий порядок создания новых документов у Заказчика?
2.2.6.2. В процессе обработки документов задачи могут формироваться на конкретного сотрудника или подразделение или роль? Например, всем регистраторам.
2.2.6.3. Существуют ли установленные сроки обработки документов (их согласования, исполнения и т. д.)?
2.2.6.4. Есть ли ограничения на количество циклов согласования?
2.2.6.5. Как планируется проводить контроль исполнения по документам?
2.2.6.6. Необходима ли возможность выполнения действий по документам (согласование, регистрация и т. д.) через электронную почту?
2.2.6.7. Предполагается ли использование автоматического выполнения задач?
2.2.6.8. Каким образом организован процесс контроля исполнения ОРД, протоколов, содержащих пункты по контролю?
2.2.6.9. Есть ли «витрина» ОРД/ЛНА в организации, где размещаются действующие ОРД/ЛНА? Если да, кто отвечает за актуализацию документов?
2.2.7.1. Будут ли пользователи разделены на категории с разным доступом к «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.7.2. Будут ли отличаться права у пользователей, которые выполняют разные роли у Заказчика?
2.2.7.3. Планируется ли настройка прав доступа к «1С:Документооборот 3.0» с разграничением по видам документов?
2.2.7.4. Планируется ли настройка прав доступа к «1С:Документооборот 3.0» с разграничением по подразделениям?
2.2.7.5. Планируется ли ограничивать доступ к документам для разных пользователей «1С:Документооборот 3.0» через грифы доступа?
2.2.7.6. Планируется ли ограничивать поля документов в зависимости от их состояния (например, документ становится недоступен для редактирования после согласования)?
2.2.8.1. Планируется ли перенос справочных данных (Контрагенты, Структура предприятия, Виды документов и т. д.) из других учетных систем в «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.8.2. Планируется перенос исторических документов из других учетных систем в «1С:Документооборот 3.0»?
2.2.8.3. Планируется ли интеграция «1С:Документооборот 3.0» с другими программами 1С, установленными или внедряемыми в настоящее время в организации Заказчика? Если — да, то с какими?
2.2.8.4. Планируется ли интеграция «1С:Документооборот 3.0» со сторонними программами? Если — да, то с какими?
2.2.8.5. Планируется ли интеграция «1С:Документооборот 3.0» с системой хранения документов (например, с «1С:Архив»)?
2.2.9.1. Требуется ли последующее сопровождение (преимущественно — консультации/настройки) внедренной системы «1С:Документооборот 3.0»? Если — да, то в течение какого времени? Или Заказчик будет делать это собственными силами?
2.2.9.2. Требуется ли последующее развитие (преимущественно — доработки) внедренной системы «1С:Документооборот 3.0»? Если — да, то в течение какого времени? Или Заказчик будет делать это собственными силами?
[1] Как показывает практика, требования экспертов иногда противоречат друг другу или руководитель подразделения владельца процесса ДОУ имеет иное видение по требованиям к системе. Требуется эксперт. обладающий соответствующей компетенцией и наделенный правом принятия решений по данному вопросу.
[2] Лицо, принимающее решение по ключевым вопросам проекта, разрешает споры и является арбитром.
[3] Под историческими данными следует понимать документы, по которым работа в системе источнике завершена.