Директору по закупкам и логистике

Решение «1С:ERP. Управление холдингом» предоставляет руководителям служб снабжения, закупок и логистических подразделений следующие возможности:

управление закупками;
оптимизация структуры поставщиков;
правильный выбор поставщиков;
сокращение дополнительных затрат при закупках;
управление складами;
оптимизация складских запасов;
оптимизация материальных потоков;
снижение затрат на хранение и обслуживание.

Общая схема управления закупками в «1С:ERP. Управление холдингом»:

С помощью системы регистрируются и консолидируются потребности, производится поиск источников их удовлетворения и оптимизация, готовятся и проводятся закупочные процедуры. Результатом процесса являются договоры с поставщиками.

Управление складом и запасами

Возможности для руководителей и специалистов служб материального обеспечения:

адресное хранение товаров и материалов позволяет управлять раскладкой по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разукомплектацией;
автоматический подбор оптимальные места хранения при размещении и сборке;
создание рабочих зон для оптимального доступа к складским ячейкам, формирование порядка обхода складских ячеек;
различные стратегии отбора для оптимизации размещения в ячейках;
механизм упреждающей подпитки ячеек адресного склада (помещения) позволяет повысить скорость отбора при отгрузке товаров со склада;
многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков, раздельное отражение излишков и недостач;
оптимизация процесса доставки товаров клиентам, а также процесса доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями.

Основные функциональные возможности подсистемы управления складом и запасами:

сложная иерархическая структура складов;
управление ячеистым складом;
обособленный учет по заказам — резервирование потребностей;
упрощенное и расширенное поддержание запасов на складе;
мобильные рабочие места работников складов;
учет многооборотной тары;
управление инвентаризацией товаров;
управление перемещением товаров между складами и помещениями;
статистический анализ запасов, хранение результатов ABC/XYZ анализа;
расчет прогнозируемого спроса;
учет товаров на складах в разрезе серий и сроков годности;
управление доставкой;
товарный календарь.

Для каждой номенклатуры в разрезе склада назначается способ поддержания запаса. Поддерживаются стратегии «мин-макс», расчет по норме и расчет по статистике. Потребность, как правило, порождается заказами клиентов, на внутреннее потребление, на производство, на ремонт, либо обобщенными планами.

Способ обеспечения потребности определяется номенклатурой и складом. Это может быть собственное производство, перемещение, сборка или закупка. Закупка проводится по действующим соглашениям с поставщиками.

Корпоративные закупки

В дополнение к средствам управления запасами по законтрактованным объемам, подсистема «Корпоративные закупки», повышает эффективность долгосрочного управления запасами и покрывает типичные задачи субъектов 223-ФЗ благодаря возможностям, представленным на схеме:

Повышение эффективности корпоративных закупок

Данная подсистема разработана при методологической поддержке EY и повышает эффективность долгосрочного управления закупками крупных компаний.

С помощью «1С:ERP. Управление холдингом» можно консолидировать потребности бизнес-единиц в запасах и услугах, централизовано или децентрализовано обеспечивать потребности. В системе имеются механизмы для проведения заявочных кампаний или импорта сформированной потребности из других информационных систем, ее последующей консолидации и унификации. Это позволяет определить источники покрытия потребности, автоматизировать проведение закупочных процедур, процессы контрактации и контроля исполнения заключенных договоров. Функционал подсистемы может использоваться в условиях групп компаний, бизнес-единицы которых используют различные системы управления запасами.

Потребность бизнес-единиц может быть введена в ходе заявочной кампании или определена системой автоматически на основании анализа складских запасов, заключенных договоров на поставку по этой потребности. Консолидированная потребность может быть покрыта за счет:

действующих договоров;
складских запасов группы компаний;
проведения закупочных процедур.

Бюджетирование закупок

Потребность бизнес-единиц холдинга может быть введена в ходе заявочной кампании или загружена с помощью развитых средств интеграции из внешних систем. При необходимости система позволяет заменить заказанные позиции на унификаты или аналоги. Субъекты 223-ФЗ могут выгрузить измененные годовые планы закупок на zakupki.gov.ru.

«1С:ERP. Управление холдингом» позволяет в единой системе реализовать две стратегии бюджетирования закупок:

Сценарий «От потребности» (снизу вверх), характерен для производственных и торговых компаний, когда источниками является планы продаж, производства и остатков. На их основе составляется план закупок, ищутся возможности его оптимизации, уточняется и по плановым ценам составляется бюджет закупок.
Сценарий «От лимитов» (сверху вниз), характерен для планирования АХР и организаций, оказывающих услуги. Лимитирующие бюджеты, спускаемые управляющей компанией, ограничивают потребности ДЗО. Формируется потребность, передается в систему и далее процесс не отличается от первого варианта.

В обоих подходах для субъектов 223-ФЗ важным результатом бюджетного процесса является годовой план закупок, выгружаемый на сайт госзакупок.

Успех закупочной процедуры во многом зависит от предварительной проработки требований к поставщикам, номенклатуре, условиям контракта, способу выбора поставщика, форме проведения торгов, методу оценки предложений. В помощь закупщику в системе реализован электронный аналог положения о закупках, на основании которого формируются лоты и проводятся закупочные процедуры. При этом заявленная (сформированная) потребность автоматически контролируется на соответствие лимитам по бюджетам.

Управление взаимоотношениями с поставщиками

Ведение истории закупок у различных поставщиков в единой базе помогает, при необходимости, быстрее найти замену текущему поставщику и обсуждать с поставщиками наиболее выгодные условия исходя из истории взаимоотношений с ними. Таким образом, уменьшаются риски потери данных и снижения эффективности закупок при кадровых изменениях в отделе снабжения.

В «1С:ERP. Управление холдингом» можно эффективно автоматизировать закупочные процедуры (тендеры, аукционы и др.), минимизируя сроки проверки новых поставщиков и оптимизируя трудозатраты, обеспечивая при этом контроль на всех этапах взаимодействия с поставщиком (аккредитация, квалификация, проведение закупочной процедуры, контрактация, управление обязательствами, претензионно-исковая работа).

Для снижения рисков, сокращения сроков закупки и упрощения коммуникаций между внутренним заказчиком, закупочным подразделением и поставщиком, при подготовке и проведении закупочной процедуры реализован ряд инструментов: документы «Пояснительная записка к расчету начальной максимальной цены» конкурентных закупок и «Запрос на проведение закупки»; для каждого вида закупочной процедуры пользователь указывает и контролирует последовательность стадий, их длительность, результат стадии.

Поддерживаются уведомления об ожидаемых действиях пользователя в ходе закупочной процедуры, многокритериальная оценка поставщиков, централизованные и совместные закупки, личный кабинет поставщика с функцией самоакредитации, контроля взаиморасчетов.

Предварительное формирование базы поставщиков, особенно по сложным товарным категориям, позволяет сократить сроки проведения закупочных процедур и транзакционные издержки, в том числе за счет эффективных сервисов самообслуживания поставщиков.

Бенчмаркинг поставщиков и проведение конкурентных торгов позволяют добиться оптимальных условий поставки, значительно повысить прозрачность закупочной процедуры. Благодаря унификации процедуры и наличию базы аккредитованных поставщиков система позволяет сократить сроки ее проведения.

Для анализа закупочной деятельности в «1С:ERP. Управление холдингом» имеются следующие возможности:

расширенный типовой пакет отчетов для анализа эффективности закупочной деятельности;
пакет регламентированных отчетов для субъектов 223-ФЗ;
сбалансированная система показателей, позволяющая разработать систему KPI, увязанную с бюджетной моделью и системой мотивации, проводить анализ отклонений KPI с помощью наглядных дашбордов и карт целей, а также информировать ответственных об изменении ключевых показателей в их зоне ответственности.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» и ЭТП

«1С:ERP. Управление холдингом» разработана с учетом требований:

Федерального закона N 223-ФЗ от 18.07.2011;
Постановлений Правительства № 1352 от 11.12.2014, № 616 21.06.2012 и других.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» существенно снижает трудозатраты на предоставление обязательной отчетности субъектами 223-ФЗ. Возможная интеграция с электронными торговыми площадками снижает объем рутинных операций.