Формирование INVOICE
В «Модуле 1С:EDI» есть возможность работы с документом Счет (INVOICE). Функция предназначена для работы с торговыми сетями, которые работают с данным документом.
EDI-документ INVOICE является сообщением, в котором содержатся данные по оплате услуг и товаров. В системе и прикладных решениях «1С» документу INVOICE соответствует документ Счет-фактура.
1. Документ INVOICE сформируется на вкладке Счет и УПД.
2. На форме вкладки Счет и УПД есть отдельная панель – схема процесса, которая отражает процессы и этапы документов Счет и УПД на протяжении жизненного цикла работы с документами.
Текущий активный этап выделяется черным цветом и жирным шрифтом текста, неначатый этап – серым, завершенный этап выделяется зеленым, этап с ошибкой или несогласованный – красный.
3. Для документов УПД есть возможность сохранения истории статусов. В истории можно будет увидеть, что происходило с документом детально – по времени и для каждого документа ЭДО, а также будет храниться уточняющая информация со стороны торговой сети.
В модуле поддерживаются два варианта работы с документом INVOICE:
1. Вариант с согласованием INVOICE (вариант сети Metro C&C).
2. Вариант без согласования INVOICE.
Можно работать с несколькими отгрузками в рамках одного заказа.
Вариант с согласованием «Счета»
Для торговой сети Metro C&C документ INVOICE является первичным, а документ УПД – вторичным. Сначала отправляется документ Счет, согласуется с торговой сетью и при положительном согласовании автоматически отправляется УПД с видом Счет-фактура (СЧФ) в торговую сеть. При работе такой схемы можно не использовать УКД. Таким образом, если документ INVOICE согласован и принят, то УПД считается автоматически согласованным и принятым. Если документ Счет не согласован, то требуется исправить документ и отправить заново, в истории состояния данные действия отразятся, а вот схема с прохождением этапов обновится для новой версии документов.
При переходе на вкладку Счет и УПД документ находится в состоянии Черновик. После нажатия на команду Подписать и отправить формируется файл INVOICE и отправляется в торговую сеть. В модуле это будет отображаться на схеме в виде завершенного этапа «Формирование счета и УПД» и начала выполнения процесса Согласование счета с подчиненным этапом «Счет отправлен».
Данное действие отразилось и в «Истории состояний EDI».
Как только торговая сеть согласует документ Счет, автоматически отправится УПД. Данные процессы будут отображены на схеме в виде завершенных этапов Счет согласован и УПД отправлен.
В истории состояния отобразятся процессы согласования счета и отправки УПД, также выводится информация о доставке документа на платформу провайдера. После того как торговая сеть получит документ, в модуле схема будет полностью зеленой с отметкой Готово, а в истории состояний отразится статус Выполнено.
На протяжении всех процессов – от отправки «Счета» и до подписания УПД торговой сетью – в списке документов главной формы Рекомендуемое действие у заказа будет УПД согласуется с покупателем.
При работе в личном кабинете 1С:EDI (Перейти к документу (все функции) документ Счет будет отображаться отдельной строкой в панели схемы регламента ЭДО.
В случае если документ Счет не согласован, на вкладку добавится уточняющая информация по документу, присланная торговой сетью, и дополнительная команда Исправить. Также данные действия от торговой сети отобразятся в «Истории состояния», и на схеме соответствующие этапы поменяют цвет на красный.
Для исправления документа необходимо:
1. Щелкнуть по команде Исправить.
2. Откроется учетный документ реализации, в нем необходимо сделать соответствующие исправления, присланные торговой сетью.
3. Провести и закрыть учетный документ реализации. Этап Счет и УПД обновится, сформируется заново УПД в состоянии Черновик, на схеме отобразятся для этой новой версии документа все этапы и процессы в начальном состоянии, а в «Историю» добавится информация о формировании черновика.
Далее документ подписывается и отправляется. Алгоритм согласования и прохождения документов Счет и УПД начинается заново.
Вариант без согласования «Счета»
Отличие данного варианта в том, что для отправки УПД не требуется согласование документа INVOICE. В этом варианте реализована одновременная отправка INVOICE и УПД. Документ INVOICE в этом случае не влияет на цепочку документов. Отдельная панель имеет меньше процессов и этапов.
Если по УПД поступят замечания от торговой сети, работа с УПД будет аналогична работе с УПД без использования счета, то есть необходимо создать УКД или Исправительный УПД.