1С:Предприятие 8
Система программ

Версия ПРОФ

Кадровый учет и делопроизводство

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:
  • регистрация работников, с которыми заключаются срочные и бессрочные трудовые договоры, в том числе при дистанционной и сезонной работе;
  • регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников, регистрация перевода сотрудника на другое место работы, регистрация увольнений;
  • изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников.

В программе автоматизировано кадровое делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм: оформление трудовых договоров, прием на работу (формы Т-1 и Т-1а), кадровые перемещения работников (формы Т-5 и Т-5а), увольнение из организации (формы Т-8 и Т-8а), оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы. Макеты печатных форм при необходимости можно отредактировать для создания собственных печатных документов.

По данным учета движения можно получать: актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов, данные о движении работников за выбранный период, статистическую информацию о количестве работников различных категорий, среднюю и среднесписочную численность работников. Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Работа с кадрами
«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов:
  • личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.) и данные удостоверения личности (паспортные данные);
  • ИНН и номер страхового свидетельства ПФР;
  • контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
  • сведения о гражданстве, страховом и налоговом статусе, данные о налоговых вычетах;
  • сведения об инвалидности;
  • информацию об образовании;
  • сведения о предыдущей трудовой деятельности;
  • состав семьи;
  • сведения воинского учета;
  • сведения о наградах, ученых степенях и званиях.

В программе можно создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например, резюме.

Функциональность программы позволяет обеспечить требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», актуальных нормативных документов ФСТЭК и Роскомнадзора. В программе реализована возможность регистрации ряда событий, в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным, обезличивания данных при отсутствии сотрудника согласия на обработку его персональных данных.

Воинский учет

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет:
  • вести учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету, пребывающих в запасе, стоящих на специальном воинском учете, забронированных за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации, военного положения или на военное время;
  • формировать отчеты для военных комиссариатов, извещения о приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету, листки сообщений об изменениях, ходатайства о бронировании, карточку учета организации и так далее.;
  • указывать сведения по должностям, относящимся к летно-подъемному составу и к плавсоставу при подготовке сведений о численности работающих и забронированных граждан.
Воинский учет

Штатное расписание

Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет сотрудников, полностью описывая место и условия их работы. Если впоследствии организация будет составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках, при этом можно внести некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).

В программе можно установить контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию или отказаться от него.

Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю его изменения. Это дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату и анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты.

При описании условий труда для позиции можно указать:
  • право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
  • класс условий труда (по результатам спецоценки);
  • произвольное текстовое описание условий работы;
  • график работы, характерный для этой позиции.
Расширенный функционал в версии КОРП!
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП » для позиции штатного расписания можно указать необходимость прохождения медкомиссии.
Позиция штатного расписания

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают. Начиная работу, легко заполнить штатное расписание по текущей расстановке сотрудников.

Ведение штатного расписания в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяет:
  • принимать и переводить сотрудников, автоматически формируя список начислений и их размер в соответствии с выбранной должностью в выбранном подразделении;
  • бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
  • в информационных целях хранить сведения о специальностях, которыми должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности;
  • при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
  • проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
  • помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
  • для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности — включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
  • сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Учет труда, рабочего времени и невыходов

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные используются для оформления необходимых документов кадрового учета и для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте, для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

Программа предоставляет возможности для создания и настройки разнообразных графиков работы сотрудников: пятидневка, шестидневка, сменный; суммированный учет; неполное рабочее время и другие.

Для заполнения графиков работы используются регламентированный федеральный или региональные производственные календари. Можно создавать типовые и индивидуальные графики работы конкретных сотрудников.

Отклонения от графика работы регистрируются документами неявок (отпуск; отпуск по уходу за ребенком; нетрудоспособность; командировка; прогул; отгул; дни ухода за детьми-инвалидами; отсутствие по прочим причинам) и переработок (при суммированном учете времени; в выходные и праздничные дни; сверхурочной работы). Все виды неявок исчисляются автоматически и учитываются.

При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

На основании графика и документов об отработанном сверх нормы и неотработанном времени производится расчет зарплаты (начислений, зависящих от времени) и формируется табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13

Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

В программе ведется учет стажей: общего, для расчета пособий ФСС, педагогического, северного, «вредного» и других.

Расширенный функционал в версии КОРП!
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП подсчет северного стажа автоматизирован на основании кадровых документов.

Учет отпусков

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами. Реализован учет прав на ежегодные основные (по умолчанию — 28 календарных дней) и дополнительные отпуска. Для отдельных категорий сотрудников (лица моложе 18 лет, работники образовательных учреждений, прокурорские работники и др.) основной отпуск удлинен, и программа позволяет установить его любую продолжительность. Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника.

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. В программе можно не только сформировать график отпусков в формате Т-7, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и их переносы.

График отпусков

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.

В программе вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску. В документе «Отпуск» рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ. Выплачивать отпускные в «1С:Зарплате и кадрах государственного учреждения 8» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период

Настройка систем оплаты труда, расчет и учет зарплаты

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяет автоматически начислять заработную плату, НДФЛ и страховые взносы в соответствии с законодательством, в том числе организациям с большим количеством сотрудников.

В программе реализованы все формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок), сдельная или с использованием премиальной системы. В соответствии с локальными актами организации в программе можно указать различные варианты премирования. Можно настроить любое начисление и удержание: фиксированной суммой либо произвольной формулой. В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания устанавливаются все характеристики, необходимые для расчета заработной платы, исчисления НДФЛ и взносов. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политикой организации.

Размеры всех тарифных ставок задаются в рублях с точностью, указанной при начальной настройке программы. Размеры ставок могут определяться тарифными сетками в соответствии с разрядами сотрудников. Для одного сотрудника может одновременно применяться несколько тарифных ставок. При начальной настройке можно указать варианты принятой в организации системы премирования.

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяет рассчитывать удержания:
  • по назначениям — профсоюзные взносы, исполнительный лист, вознаграждения платежного агента, удержания за неотработанные дни отпуска, добровольные взносы в НПФ или на накопительную часть пенсии, удержания в счет расчетов по прочим операциям, прочие удержания в пользу третьих лиц;
  • ежемесячно или только когда введено значение показателя;
  • иными способами — фиксированной суммой, до указанного предела или формулой на основании комбинации любых данных, доступных в регламентированных способах расчета.

В программе реализован контроль ограничения взысканий в соответствии с требованиями ст. 138 ТК РФ.

Взаиморасчеты с сотрудниками

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» автоматизирует и документирует весь трудоемкий процесс выплаты зарплаты. Зарплата может быть выплачена сотрудникам:
  • авансом — в результате предварительного расчет за первую половину месяца, фиксированной суммой, процентом от тарифа;
  • в межрасчетный период — отпускные, материальная помощь, командировочные, расчет при увольнении;
  • по результатам работы за месяц.

Выплаты по договорам ГПХ могут производится единовременно или на основании актов приемки этапов работы.

Расширенный функционал в версии КОРП!
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП можно оформлять выплаты физическим лицам.
Программа позволяет подготовить ведомости на выплату или перечисление денежных средств и автоматически заполнить:
  • списки сотрудников
  • суммы к выплате
  • НДФЛ к перечислению.

Программа формирует соответствующие печатные формы или файлы.

Выплачивать суммы сотруднику можно зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта, перечислением на счет в банке, через кассу или раздатчика (лицо, уполномоченное на передачу денег). Для удобства подготовки ведомостей в программе можно настроить способ, место выдачи и уполномоченное лицо для всей организации, для подразделения организации или для сотрудника.

Программа формирует в печатной и электронной форме документы, необходимые для оформления выплат сотрудникам разными способами. Для каждого способа (места) выплаты предусмотрена соответствующая ведомость.

Банковские счета сотрудникам могут открываться централизованно — в рамках так называемого зарплатного проекта. Причем организация может открыть одновременно несколько зарплатных проектов. Также сотрудник может указать личный банковский счет для перечисления зарплаты.

Реестры с указанием сумм и заявления об открытии лицевых счетов передаются в банк, как правило, в электронном виде. В этом случае файл можно отправить в банк по специальным каналам связи, например, через «Клиент-Банк», или передать на физическом носителе (флеш-карта, диск). Формат (структура) передаваемых файлов у банков может различаться. Фирмой «1С» совместно со Сбербанком разработан стандарт обмена электронной информацией на основе технологии XML, который поддержали и другие банки. Формирование файлов в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» реализовано по этому универсальному стандарту, что позволяет без дополнительных настроек организовать обмен c банками, которые поддерживают данный стандарт.

При выплате денег или перечислении на счет регистрируется удержание НДФЛ и формируется документ, подверждающий реальную дату получения дохода сотрудником для отражения в отчете 6-НДФЛ.

Отчисления с ФОТ, НДФЛ и отчетность в контролирующие органы

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» обеспечивает исчисление регламентированных законодательством взносов с фонда оплаты труда и НДФЛ:
  • налога на доходы физических лиц (НДФЛ);
  • страховых взносов в ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • страховых взносов на обязательное медицинское страхование в федеральный ФОМС, взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование;
  • страховых взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
НДФЛ к удержанию рассчитывается автоматически для каждого работника с учетом информации о его налоговых вычетах и налоговом статусе:
  • резидент / нерезидент;
  • беженец или получивший временное убежище на территории РФ;
  • высококвалифицированный иностранный специалист;
  • участник программы по переселению соотечественников;
  • член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов;
  • гражданин страны участника Договора о ЕАЭС;
  • нерезидент, работающий по найму на основании патента.
Налог на доходы
Расширенный функционал в версии КОРП!
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП предусмотрен расчет НДФЛ с доходов от зарубежных источников.
Страховые взносы рассчитываются автоматически по всевозможным видам тарифам, предусмотренным законодательством с учетом страхового статуса сотрудников:
  • граждане РФ;
  • иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, без долгосрочных трудовых договоров;
  • признанные беженцами иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, без долгосрочных трудовых договоров;
  • приравненные к гражданам РФ (постоянно проживающие, признанные беженцами, граждане стран — участниц Договора о ЕАЭС)
  • иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, не подлежащие страхованию; 
  • иностранные граждане, временно проживающие на территории РФ; 
  • высококвалифицированные иностранные специалисты и члены их семей, постоянно проживающие на территории РФ; 
  • высококвалифицированные иностранные специалисты и члены их семей, временно проживающие на территории РФ.

Для должностей, предусматривающих досрочный выход на пенсию, расчет ведется по дополнительным тарифам, которые могут быть установлены в соответствии со специальной оценкой условий труда (СОУТ), если она была проведена, или по ранее действовавшим правилам.

По результатам учета доходов сотрудников, сумм исчисленных налогов и взносов, данных об уплате в фонды, формируется регламентированная отчетность (для представления в органы ФНС, ФСС и ПФР России), статистическая и аналитическая отчетность:
  • ежеквартальный отчет 6-НДФЛ
  • справки о доходах 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и для выдачи сотрудникам;
  • сведения о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ;
  • расчеты по страховым взносам в ПФР, ФОМС и ФСС по форме КНД -1151111;
  • отчет в ФСС НС
  • персонифицированная отчетность по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, АДВ и прочую регламентированную отчетность по физлицам.

Встроенный в программу сервис «1С-Отчетность» позволяет буквально одним кликом сформировать отчетность в электронном виде, проверить и отправить ее прямо из программы в контролирующие органы, используя ЭЦП, отслеживать ее прохождение.

ЭЛН и пилотный проект ФСС

Новая система выплат пособий сотрудникам — напрямую из ФСС РФ — была запущена еще в 2011 году. Тогда к ней подключились Нижегородская область и Карачаево-Черкесская Республика. Ежегодно географии прямых выплат расширяется.

Средства программы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяют вести учет начислений и пособий участникам пилотного проекта и осуществлять автоматическую передачу реестров в ФСС.

В документе «Больничный лист» предусмотрено заполнение дополнительной информации, подлежащей включению в реестр для передачи в ФСС в рамках пилотного проекта.

С 1 июля 2017 года медицинские учреждения могут оформлять электронные листки нетрудоспособности наравне с бумажными больничными. Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» обеспечиваете взаимодействие с ФСС по обмену сведениями в целях формирования электронных больничных.

Поддержка НСОТ

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» полностью поддерживает системы оплаты труда сотрудников в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.2008 № 583. 
Реализованы классические схемы оплаты труда для бюджетной сферы:
  • должностной оклад (оклад по ПКГ/ПКУ);
  • должностной оклад (оклад по ПКГ/ПКУ) + квалификационная надбавка за занимаемую должность (по штатному расписанию);
  • должностной оклад (оклад по ПКГ/ПКУ) + квалификационная надбавка за профессионализм (индивидуальная для человека);
  • оклад по профессиональной квалификационной группе (должностной оклад).

Размеры окладов (должностных окладов), ставок заработной платы устанавливаются руководителем государственного учреждения на основании требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации, необходимым для осуществления деятельности по соответствующей профессиональной квалификационной группе. 

Профессиональные квалификационные группы (ПКГ) работников описываются в программе в одноименном справочнике. В позиции штатного расписания (должности) можно указать принадлежность к квалификационной группе (например, младший медицинский персонал, педагогический персонал, учебно-вспомогательный персонал и т. д.) и соответствующий уровень (ПКУ). 

При приеме на работу сотрудника на эту должность (позицию) программа автоматически предложит размер оклада согласно указанному уровню.

При кадровых изменениях система сама будет отслеживать изменения как уровня, так и группы в соответствии со штатным расписанием.

Дополнительные надбавки можно настроить начислением от базовой ставки группы, а не только от размера ставки конкретного уровня.

Настройка дополнительной надбавки

Надбавка за наличие квалификационной категории (квалификационная надбавка)

Квалификационная категория — это показатель, определяющий уровень профессиональных знаний и навыков работников для занимаемой должности. За наличие квалификационной категории руководитель учреждения может назначать сотруднику повышающий коэффициент (надбавку) к окладу.

В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» можно учитывать несколько шкал надбавок (например, для средней и старшей категорий персонала) и указывать для сотрудника присвоенную ему категорию. При приеме на работу сотруднику автоматически назначается квалификационная надбавка в соответствии с его категорией.

Квалификационная категория может указываться также для позиции штатного расписания. Это дает возможность использовать схему оплаты труда, при которой требования, предъявляемые к рабочему месту, имеют высший приоритет по отношению к личным компетенциям сотрудника, штатное расписание предполагает только определенный оклад, а размер надбавки зависит от личной квалификации сотрудника.

Для изменения категории сотрудника предусмотрен специальный документ «Изменение квалификационной категории». 

Специальности

Должность (позиция) может подразумевать одну или несколько специальностей, которыми должен владеть занимающий ее работник. По каждой специальности у сотрудника может быть своя квалификационная категория. В программе можно указать все имеющиеся у сотрудника специальности.

Специальности физических лиц

В штатном расписании можно учесть специальности, которые необходимы для занятия должности. При этом система может отслеживать в кадровых документах наличие квалификационных категорий у работников по соответствующей специальности и предлагать стимулирующую надбавку.

Например, если у сотрудника первая категория по специальности «вычислительная математика» и высшая категория по специальности «радиофизика», а для должности «преподаватель» в штатном расписании необходима специальность «вычислительная математика», то при приеме на работу (кадровом перемещении) сотруднику автоматически присвоится первая категория.