1. Наименование Заказчика (наименование юридического лица Заказчика)?
2. Форма собственности Заказчика?
3. Является ли Заказчик источником комплектования государственного (муниципального архива) ? Если да — какого?
4. Входит ли Заказчик в какую-либо группу компаний? Если — да, то в какую?
5. Каковы основные направления деятельности Заказчика?
6. Какова текущая организационная структура Заказчика? В чем ее особенности?
7. Контактное лицо Заказчика (ФИО/Должность/Подразделение) для взаимодействия?
8. Данные контактного лица Заказчика:
1. Предмет закупки?
2. Вид закупки (единый поставщик / конкурс / аукцион / запрос котировок / запрос предложений)?
3. Форма проведения процедуры закупки?
4. Место проведения процедуры закупки?
5. Правовая основа проведения процедуры закупки?
6. Условия закупки?
7. Ограничения и особенности закупки?
1. Кто (какое подразделение) является инициатором внедрения системы?
2. Каковы цели внедрения системы?
3. Система планируется для организации оперативного или архивного хранения?
4. Каковы критерии достижения указанных целей?
5. Какие проблемы планируется решить за счет внедрения системы?
6. Каковы основные ожидаемые результаты внедрения системы?
1. Какие бизнес-процессы предполагается автоматизировать?
2. Каковы планируемые сроки начала и завершения проекта по внедрению системы?
3. Результатом внедрения системы будет являться (нужное подчеркнуть):
4. Насколько могут быть смещены сроки начала и завершения проекта во времени?
5. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, ведутся в настоящее время?
6. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, планируется начать?
7. Каковы сроки начала и завершения проектов, влияющих на внедрение системы?
8. Какие подразделения будут участвовать в проекте со стороны Заказчика?
9. Каковы роли участников проекта со стороны Заказчика?
10. Кто будет формулировать требования к внедряемой системе?
11. Кто будет утверждать* требования к внедряемой системе?
12. Есть ли лицо**, принимающее решение по вопросам проекта? Если есть, то какое подразделение представляет? Должность.
13. Будет ли назначен руководитель проекта со стороны Заказчика?
14. Предполагается ли участие ИТ-службы Заказчика в проекте?
15. Какие задачи готова взять на себя ИТ-служба Заказчика в проекте?
16. Как будут осуществляться коммуникации в рамках проекта?
17. Каковы формат и периодичность статусных встреч?
18. Есть ли регламент коммуникаций в проекте?
19. Предполагается ли запись встреч, дополнительно к протоколированию встреч?
20. В какой информационной системе Заказчика планируется вести список задач по проекту?
21. Как планируется контролировать сроки исполнения задач по проекту?
22. Как планируется передавать проектные документы на согласование?
23. Сколько согласующих со стороны Заказчика будет принимать участие в согласовании проектных документов?
24. Как ограничиваются сроки согласования проектных документов?
25. Как ограничивается число итераций согласования проектных документов?
26. Как планируется передавать замечания при тестировании доработок?
27. Будет ли осуществляться тестирование выполненных работ по проекту силами Заказчика?
28. Как будет осуществляться приемка выполненных работ по проекту?
29. Как будет осуществляться ввод системы в ОПЭ?
30. Возможно ли выполнение проекта в дистанционном формате в полном объеме?
31. Есть ли предпочтения к процессу обучения пользователей?
1. Какова численность сотрудников Заказчика, занимающихся архивным делом?
2. Какое количество автоматизируемых рабочих мест предполагается в рамках проекта?
3. Планируется ли увеличение количества автоматизированных рабочих мест в будущем? Если — да, то на какое количество?
4. Какое максимальное количество одновременно работающих пользователей ожидается в системе?
5. Предполагаемое количество объектов внедряемой системы (прирост в среднем за год)?
6. Предполагаемый объем внедряемой системы (прирост в среднем за год)?
7. С какими информационными системами планируется интеграция внедряемой системы?
1. Как организована работа с нормативно-справочной информацией (далее — НСИ)?
2. Существует ли формализованный регламент работы с НСИ? Если — да, просьба предоставить его для ознакомления.
3. Кто осуществляет добавление, изменение, удаление элементов НСИ?
4. Существует ли формализованная методология ведения справочников (наименований, классификации, кодирования и пр.)? Если — да, просьба предоставить ее для ознакомления.
5. Существует ли в настоящее время у Заказчика отдельное структурное подразделение, занимающееся НСИ? Если — да, то какова численность его персонала? Если — нет, то планируется ли его создание?
6. Существует ли мастер-система для НСИ? Если — да, то какая именно?
1. Планируется ли перенос архивных данных из других учетных систем?
2. Из каких учетных систем планируется перенос архивных данных?
3. За какой период планируется перенос архивных данных?
4. Каковы объем и количество объектов архивных данных, планируемых для переноса?
5. В какой последовательности планируется переносить архивные данные? От текущего периода к прошлому периоду («перенос назад») или с прошлого периода к текущему периоду («перенос вперед»)?
1. Какие контуры предполагается разворачивать в рамках проекта (продуктивный, тестовый, контур разработки, прочие контуры)?
2. Какие контуры будут отдельными, а какие совместными с другими программными продуктами?
3. Предполагается ли виртуализация?
4. Чьими силами (Заказчика или Исполнителя) будут разворачиваться различные контуры, устанавливаться и настраиваться серверное оборудование и настраиваться различное программное обеспечение?
5. Какие дополнительные требования предъявляются к серверному оборудованию и программному обеспечению?
6. Если используется текущий контур, каковы его характеристики и свободные ресурсы (процессор, оперативная память, дисковое пространство, пропускная способность сети и пр.)?
7. Если используется текущий контур, каковы характеристики его ПО (ОС сервера, СУБД, файловое хранилище, прочее установленное ПО)?
8. Используется ли платформа 1С:Предприятие? Если — да, то есть ли сервер лицензирования?
9. Какие дополнительные требования предъявляются к автоматическим тестам?
10. Какие дополнительные требования предъявляются к техническому долгу?
11. Какие дополнительные требования предъявляются к безопасности данных при разработке и внедрении (обезличивание, проверка политик доступа службой безопасности и пр.)?
12. Как осуществляется хранение и резервное копирование данных (где и как размещаются тома хранения файлов, используется ли отдельное программное обеспечение или директория на сервере / файловое хранилище)?
13. Требуется ли публикация базы для доступа через веб-интерфейс?
14. Какие нужно учесть требования по импортозамещению программного обеспечения?
15. Требуется ли проведение нагрузочного тестирования внедряемой системы?
16. Планируется ли использоваться кластеризация? Если — да, то есть ли минимальные требования к составу кластера?
17. Требуется ли Заказчику приобретать лицензии? Если — да, то в каком количестве?
1. Какими основными нормативными актами и отраслевыми стандартами Заказчик руководствуется в своей деятельности?
2. Какими документами регламентированы процессы, имеющие отношение к внедрению системы? Если — да, просьба предоставить их для ознакомления.
3. Регламентированы ли требования к разработке? Если — да, просьба предоставить их для ознакомления.
4. Регламентирована ли релизная политика? Если — да, просьба предоставить ее для ознакомления.
5. Существует ли техническое задание/формализованный список требований по внедрению системы? Если — да, просьба предоставить ее для ознакомления. Если — нет, то правильно ли мы понимаем, что он должен быть сформирован в процессе обследования?
6. Имеются ли иные (дополнительные) документы, касающиеся внедрения системы? Если — да, просьба предоставить их для ознакомления.
7. Есть ли на стороне Заказчика стандартный перечень подготавливаемой документации в рамках проекта по внедрению системы? Если — да, просьба предоставить его для ознакомления.
8. Каковы требования к оформлению документации по внедрению системы: подготовка документации ведется по ГОСТам, по формату Заказчика или по формату Исполнителя?
9. Необходима ли разработка методологических/методических документов, связанных с архивным делом Заказчика? Или предполагается, что методологические документы Заказчик разрабатывает самостоятельно?
10. Требуется ли заключение соглашения о конфиденциальности (NDA)?
2.1.1. Текущее состояние автоматизации
1. Используются ли Заказчиком в данный момент информационные системы для автоматизации процессов архивного дела? Если — да, то какие именно?
2. Оперативное хранение документации осуществляется в системах источниках или в единой информационной системе (указать название)?
3. Какие архивные операции автоматизированы на текущий момент?
4. Какой способ хранения документации используется:
Архивное дело
1. Существует ли в настоящее время архив как отдельное структурное подразделение? Если — да, то какова численность его персонала? Если — нет, то планируется ли его создание? Если нет — кто выполняется функции архива?
2. Есть ли регламент по архивному делу?
3. Ведется ли номенклатура дел? Просьба, представить номенклатуру дел для ознакомления.
4. Какой объем документов ежегодно сдается в архив?
5. Как проводится экспертиза ценности документов?
6. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?
7. Какие документы (виды, сроки хранения) сдаются в архив Заказчика?
8. Какие структурные подразделения сдают документы в архив Заказчика?
9. Какие документы сопровождают передачу документов в архив? (опись дел, акт приема-передачи)?
10. Какие учетные документы ведутся в архиве?
11. Как осуществляется уничтожение архивных дел, документов?
12. Какие документы сопровождают уничтожение дел, документов?
13. Существуют ли какие-то особенности архивного дела у Заказчика?
14. Какой объем использования документов в год (запросы, справки и др.)?
15. В каком виде исполняются запросы (копии, справки, выписки и др.) — внутренние и внешние?
16. Проводятся ли проверки сохранности документов, в том числе электронных? Каким образом, как это документируется?
2.2.1. Общие функциональные требования
Получение дел, документов из систем-источников
1. Какие виды документов планируется передавать на хранение в 1С:Архив?
2. Какие категории документов планируется передавать в 1С:Архив (временного хранения, долговременного хранения, постоянного хранения)?
3. Планируется ли передавать в 1С:Архив сканированные образы бумажных документов?
4. Будут ли сканированные образы бумажных документов заверяться электронной подписью?
5. Как будет происходить передача бумажных документов в архив и передача их сканированных образов в 1С:Архив? Независимо или согласованно? В каком порядке?
6. Планируется ли передача в 1С:Архив документов нескольких организаций / филиалов?
7. Какие документы должны сопровождать передачу документов из системы электронного документооборота в 1С:Архив? Как должна происходить обработка этих документов?
8. Как планируется осуществлять приемку дел, документов в 1С:Архив? Кто будет осуществлять проверку соответствия состава дел, документов описям дел и требованиям к архивному делу? Текущие сотрудники архива или иные лица?
9. Что должно происходить с документами и файлами в системе источнике при передаче их в 1С:Архив?
Хранение документов
1. Необходимо ли вести в системе учет физических мест хранения бумажных документов?
2. Где планируется хранить файлы архивных документов?
Использование документов
3. Планируется ли автоматизация и учет выдачи архивных справок, выписок?
4. Планируется ли предоставлять доступ к 1С:Архив только сотрудникам архива? Или он будет предоставляться более широкому кругу сотрудников?
5. Как планируется организовать предоставление доступа к архивным документам сотрудников, не имеющих доступа в 1С:Архив?
6. Как планируется организовать предоставление доступа третьим лицам к архивным документам / сведениям (запросы граждан)?
Уничтожение документов
7. Есть ли какие-то уникальности в процессе уничтожения архивных документов по истечении срока хранения в 1С:Архив?
8. Какие документы должны сопровождать уничтожение документов по истечении срока хранения? Как должна происходить обработка этих документов?
1. Какие информационные системы будут источниками нормативно-справочной информации для 1С:Архив?
2. Какие информационные системы будут источниками документов для 1С:Архив?
3. Для каких информационных систем источником нормативно-справочной информации будет 1С:Архив (при необходимости)?
4. Для каких информационных систем источником документов будет 1С:Архив (при необходимости)?
5. Планируется ли интеграция с электронным хранилищем государственного или муниципального архива?
1. Требуется ли последующее сопровождение (преимущественно — консультации/настройки) внедренной системы 1С: Архив? Если — да, то в течение какого времени? Или Заказчик будет делать это собственными силами?
2. Требуется ли последующее развитие (преимущественно — доработки) внедренной системы 1С: Архив? Если — да, то в течение какого времени? Или Заказчик будет делать это собственными силами?
* Как показывает практика, требования экспертов иногда противоречат друг другу или руководитель подразделения владельца процесса ДОУ имеет иное видение по требованиям к системе. Требуется эксперт. обладающий соответствующей компетенцией и наделенный правом принятия решений по данному вопросу.
** Лицо принимающее решение по ключевым вопросам проекта, разрешает споры и является арбитром.