1. Кто (какое подразделение) является инициатором внедрения системы?
2. Каковы цели внедрения системы?
3. Каковы критерии достижения указанных целей?
4. Какие проблемы планируется решить за счет внедрения системы?
5. Каковы основные ожидаемые результаты внедрения системы?
6. Какие бизнес-процессы предполагается автоматизировать?
7. Каковы планируемые сроки начала и завершения проекта по внедрению системы?
8. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, ведутся в настоящее время?
9. Какие проекты, влияющие на внедрение системы, планируется начать?
10. Каковы сроки начала и завершения проектов, влияющих на внедрение системы?
11. Предполагается внедрение своими силами или силами партнера 1С?
12. Кто будет участвовать в проекте?
13. Каковы роли участников проекта?
14. Кто будет формулировать требования к внедряемой системе?
15. Кто будет руководителем проекта?
16. Какие задачи будет брать на себя ИТ-служба в проекте?
17. Какое количество автоматизируемых рабочих мест предполагается в рамках проекта?
18. Предполагаемое количество объектов (документов) во внедряемой системе (прирост в среднем за год)?
19. Кто осуществляет добавление, изменение, удаление элементов НСИ?
20. Существует ли мастер-система для НСИ? Если — да, то какая именно?
21. Планируется ли перенос исторических данных из других учетных систем? Если — да, то из каких?
22. За какой период планируется перенос исторических данных?
23. Каково количество объектов (документов) исторических данных, планируемых для переноса?
24. Используются в данный момент информационные системы для автоматизации процессов архивного дела? Если — да, то какие именно?
25. Какие архивные операции автоматизированы на текущий момент?
Документооборот
26. Каков текущий объем документооборота в месяц/год?
27. Ведется ли номенклатура дел? Если — да, то по какому признаку она сформирована?
28. Какой процент (примерно) документов, видов документов автоматизирован в используемой системе электронного документооборота?
29. С какими системами интегрирована система электронного документооборота?
30. Какие виды электронных подписей используются?
31. Какие форматы файлов подписываются электронной подписью?
32. Какие форматы электронных подписей используются?
33. Формируется ли файл визуализации? Если — да, то в каком формате?
34. Используется ли шифрование документов?
35. Используется ли штрихкодирование?
36. Как организовано оперативное хранение документов?
37. Существуют ли какие-то особенности делопроизводства?
Архивное дело
38. Является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива?
39. Какой объем документов ежегодно сдается в архив?
40. Как проводится экспертиза ценности документов?
41. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?
42. Какие документы сопровождают передачу документов в архив? (опись дел, акт приема-передачи)?
43. Как осуществляется уничтожение архивных дел, документов?
44. Какие документы сопровождают уничтожение дел, документов?
45. Существуют ли какие-то особенности архивного дела в организации?
Получение дел, документов из систем-источников
46. Какие виды документов планируется передавать на хранение в «1С:Архив»?
47. Какие категории документов планируется передавать в «1С:Архив» (временного (до 10 включительно), долговременного хранения, постоянного хранения)?
48. По каким дополнительным критериям планируется отбор документов к передаче в «1С:Архив»?
49. Планируется ли передавать в «1С:Архив» сканированные образы бумажных документов?
50. Будут ли сканированные образы бумажных документов заверяться электронной подписью?
51. Как будет происходить передача бумажных документов в архив и передача их сканированных образов в «1С:Архив»? Независимо или согласованно? В каком порядке?
52. Планируется ли передача в «1С:Архив» документов нескольких организаций / филиалов?
53. Какие документы должны сопровождать передачу документов из системы электронного документооборота в «1С:Архив»? Как должна происходить обработка этих документов?
54. Как планируется осуществлять приемку дел, документов в «1С:Архив»? Кто будет осуществлять проверку соответствия состава дел, документов описям дел и требованиям к архивному делу? Текущие сотрудники архива или иные лица?
55. Что должно происходить с документами и файлами в системе электронного документооборота при передаче их в «1С:Архив»?
Хранение документов
56. Необходимо ли вести в системе учет физических мест хранения бумажных документов?
57. Где планируется хранить файлы архивных документов?
Использование документов
58. Планируется ли автоматизация и учет выдачи архивных справок, выписок?
59. Планируется ли предоставлять доступ к «1С:Архив» только сотрудникам архива? Или он будет предоставляться более широкому кругу сотрудников?
60. Какое ориентировочное число сотрудников будет иметь доступ в «1С:Архив»?
61. Как планируется организовать предоставление доступа к архивным документам сотрудников, не имеющих доступа в «1С:Архив»?
62. Как планируется организовать предоставление доступа третьим лицам к архивным документам / сведениям (запросы граждан)?
Уничтожение документов
63. Планируется ли осуществлять уничтожение архивных документов по истечении срока хранения?
64. Какие документы должны сопровождать уничтожение документов по истечении срока хранения? Как должна происходить обработка этих документов?
65. Какие информационные системы будут источниками нормативно-справочной информации для «1С:Архив»?
66. Какие информационные системы будут источниками документов для «1С:Архив»?
67. Для каких информационных систем источником нормативно-справочной информации будет «1С:Архив» (при необходимости)?
68. Для каких информационных систем источником документов будет «1С:Архив» (при необходимости)?
69. Планируется ли интеграция с электронным хранилищем государственного или муниципального архива?