О компании
Компания «Любава» одна из лидеров в производстве плавленой продукции.
Работает на рынке молочной продукции с 1995 года. В компании работает свыше 100 человек.
Компания производит и реализует более 70 видов продукции: сыры плавленые, пастообразные, колбасные, ломтевые, блочные; масло сливочное, маргарин, майонез. Продукция компании продается в 20 регионах России в т. ч. Крыму, а также в Белоруссии и Казахстане. Представлена в крупных торговых сетях: Ашан, Лента, Мария-ра, Аникс, Ярче, Киприно, Холидей.
Внедрение компании
«АлаБайт» г. Барнаул
Отрасль: Производство и торговля
- Снижение трудозатрат по ведению учета в 3 раза
- Увеличение скорости подготовки отчетов в 5 раз
- Сокращение ошибок учета производства в 2 раза
- Прозрачное производство на 100%.
Зачем автоматизация?
До начала автоматизации бухгалтерский учет в компании вели в «1С:Бухгалтерия 7.7», управленческий учет — в Excel. Компания росла быстрыми темпами. Основатели компании Любовь и Сергей Зарковы начинали свою работу с торговой марки «Любазар». Для расширения производства приобрели ТМ «Алдес», последней запустили «The CHEESE MAG» .
Запускались новые производственные линии, цеха. Работая в две смены и непрерывно вводя новые мощности, компании удалось в 2017 году
увеличить в 2 раза выпуск масложировой и сырной продукции, на 20% — производство плавленых сыров. Запустили новую линейку творожных сыров.
В 2018 году запустили первый в Алтайском крае завод по производству маргарина. Планируют строительство складов готовой продукции с холодильным оборудованием площадью около 3 000 квадратных метров.
Рост объемов требовал обеспечения внутренними возможностями, в том числе и программным обеспечением. Управленческий учет в Excel стал очень трудозатратными и не обеспечивал своевременной информации для принятия решений.
Подготовка отчетов занимала много времени и информация теряла актуальность. Было очень много ручного труда и двойного ввода одной и той же информации. Например, рецептуры продукции технологи составляли в Excel. Рассчитывали на калькуляторе, что приводило к ошибкам.
Потребовался инструмент для удобного, единого ввода информации и получения оперативных отчетов.
Стало очевидным, что нужна автоматизация продаж, закупок, производства. Также было принято решение о разделение бухгалтерского регламентированного учета и управленческого учета.
Цели и задачи
«Любава» — торгово-производственная компания. Поставляет свою продукцию в крупные торговые сети: Ашан, Лента, Мария-ра, Холидей, Аникс, Ярче, Киприно.
Как выбирали программу для автоматизации?
Нужна была программа для автоматизации как производства, так и работы с заказами клиентов. Программа должна быть легко и быстро настраиваемая, понятная как для технологов, так и менеджеров по продажам.
Для реализации своих задач руководители встречались и рассматривали предложения различных компаний, занимающихся автоматизацией бизнеса. После проведенных встреч выбрали компанию «АлаБайт» — 1С:Франчайзи, Центр Сетевой компетенции, Центр реальной автоматизации и Сертифицированный сервисный партнер 1С.
- бухгалтерский учет — «1С:Бухгалтерия 8»;
- управленческий учет — «1С:Управление нашей фирмой».
С регулярным один раз в месяц обменом между программами.
Такое решение позволило разделить регламентированный и управленческий учет.
Ход проекта
После выбора, приобретения и установки программного обеспечения уточнили требования по каждой области автоматизации. На основании задач создали календарный план работ с детальным описанием каждого этапа.
Наиболее важными этапами стали: Закупки, Производство, Продажи.
Что интересного?
Задача
Прозрачный учет производства с минимизацией ошибок.
Решение
Создали цепочку документов учета производства: Рецептура — Спецификация — Производство с подбором и распределением материалов. Организовали учет по партиям.
Сырье для плавления компания закупает только у алтайских производителей, что позволяет сочетать в своем товаре доступную цену, большую пользу и высокое качество. В компании постоянно проводится входной контроль основных параметров сырья.На основе результатов входного тестирования сырья рассчитываются объемы закладки компонентов для обеспечении заданных рецептур. Помните, мы говорили о рецептурах на калькуляторе и в Excel? Что приводило к ошибкам, например, выбору уже израсходованного сырья. Конечно, нужно было реализовать этот в программе.
Для этого создали схему работы с документами производства:
Начинается работа с документа «Рецептура».
В документе указываются параметры сырья, партии нормативы готовой продукции для расчета спецификации. Есть возможность заполнить рецептуру по готовой спецификации. Учесть наличие материала на складе и подобрать партию.
На основании документа «Рецептура» создается документ «Спецификация».По которому формируется документ «Производство».
В документ «Производство» добавили табличную часть для более подробного распределения материалов. Табличная часть заполняется автоматически на основании спецификации. Реализовали учет по партиям от сырья до готовой продукции с возможностью отследить, какое сырье в какую продукцию попало, какому контрагенту было отгружено.
Таким образом, организовали цепочку ввода на основании друг друга производственных документов. Последовательный ввод, проверка наличия запасов и учет по партиям позволил сократить трудозатраты и ошибки в производственном учете.
В программе «1С:Управление нашей фирмой» стандартным возможностями легко настраивается разделение прав доступа по модулям. Каждому пользователю открывается доступ к документам того блока, с которым он работает: CRM, Продажи, Закупки, Работы, Производство, Деньги.
Помимо стандартных возможностей дополнительно сделали распределение прав пользователей вплоть до колонок в одном документе. Чтобы пользователи могли редактировать только свою часть документов.
Развитие проекта автоматизации
Внедрение производственного учета, закупок и продаж сделала учет прозрачным, ускорило получение отчетности. Компания развивалась и стало понятно, что для кадрового учета уже необходимо использовать «1С:Заработная плата и управление персоналом».
Следующим этапом установили программу и настроили обмен с базой «1С:Бухгалтерия».
Следующим этапом стала реализация задачи по интеграции Федеральной государственной информационной системы для розничной торговли по учету электронных ветеринарных сертификатов «Меркурий» с внедренными программами 1С с регулярным обновлением и обменом.
Задача
Интеграция ФГИС «Меркурий» с внедренными программами «1C». Регулярное обновление и обмен между всеми программами.
Решение
Настроили интеграцию через модуль «Визард», оперативное обновление и автоматический обмен между программами.
Был выбран и настроен модуль интеграции «Визард». В модуле настроили возможность вводить документы на основании документов «1С:Управление нашей фирмой». Настроили автоматические обновления и обмены данными. Для оптимизации обновления всех программ приняли решение использовать расширения. Именно возможность использования расширений сделал процесс обновления простым и менее трудозатратным.
Результаты проекта:
- Прозрачная схема движения документов производства с минимальными трудозатратами: Рецептура — Спецификация — Производство
- Автоматический обмен данными с ГИС «Меркурий»
- Оперативные, своевременные и достоверные отчеты.
Итоги проекта в цифрах:
- Количество одновременно работающих пользователей — 20
- Количество вводимых документов в день — 45
- Виды документов — 179
- Справочники — 95
- Отчеты — 149.
