Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой»
в торгово-производственной компании «Любава»


О компании

Компания «Любава» одна из лидеров в производстве плавленой продукции.

Работает на рынке молочной продукции с 1995 года. В компании работает свыше 100 человек.

Компания производит и реализует более 70 видов продукции: сыры плавленые, пастообразные, колбасные, ломтевые, блочные; масло сливочное, маргарин, майонез.

Продукция компании продается в 20 регионах России в т.ч. Крыму,
а также в Белоруссии и Казахстане.

Представлена в крупных торговых сетях: Ашан, Лента, Мария-ра, Аникс, Ярче, Киприно, Холидей.

Внедрение компании

«АлаБайт» г.Барнаул

Отрасль: Производство и торговля

Эффекты:

  • Снижение трудозатрат по ведению учета в 3 раза
  • Увеличение скорости подготовки отчетов в 5 раз
  • Сокращение ошибок учета производства в 2 раза
  • Прозрачное производство на 100%.
1 Зачем автоматизация?

До начала автоматизации бухгалтерский учет в компании вели в «1С:Бухгалтерия 7.7», управленческий учет - в Excel. Компания росла быстрыми темпами.
Основатели компании Любовь и Сергей Зарковы начинали свою работу с торговой марки «Любазар».
Для расширения производства приобрели ТМ «Алдес», последней запустили «The CHEESE MAG» .

Запускались новые производственные линии, цеха. Работая в две смены и непрерывно вводя новые мощности, компании удалось в 2017 году
увеличить в 2 раза выпуск масложировой и сырной продукции, на 20% – производство плавленых сыров. Запустили новую линейку творожных сыров.

В 2018 году запустили первый в Алтайском крае завод по производству маргарина.
Планируют строительство складов готовой продукции с холодильным оборудованием площадью около 3 000 квадратных метров.

Рост объемов требовал обеспечения внутренними возможностями, в том числе и программным обеспечением.
Управленческий учет в Excel стал очень трудозатратными и не обеспечивал своевременной информации для принятия решений.

Подготовка отчетов занимала много времени и информация теряла актуальность. Было очень много ручного труда и двойного ввода одной и той же информации.
Например, рецептуры продукции технологи составляли в Excel. Рассчитывали на калькуляторе, что приводило к ошибкам.
Потребовался инструмент для удобного, единого ввода информации и получения оперативных отчетов.

Стало очевидным, что нужна автоматизация продаж, закупок, производства.
Также было принято решение о разделение бухгалтерского регламентированного учета и управленческого учета.

2 Цели и задачи

«Любава» - торгово-производственная компания. Поставляет свою продукцию в крупные торговые сети:
Ашан , Лента , Мария-ра , Холидей , Аникс , Ярче, Киприно .

Как выбирали программу для автоматизации?

Нужна была программа для автоматизации как производства, так и работы с заказами клиентов. Программа должна быть легко и быстро настраиваемая,
понятная как для технологов, так и менеджеров по продажам.

Для реализации своих задач руководители встречались и рассматривали предложения различных компаний, занимающихся автоматизацией бизнеса.
После проведенных встреч выбрали компанию «АлаБайт» - 1С:Франчайзи, Центр Сетевой компетенции, Центр реальной автоматизации и Сертифицированный сервисный партнер 1С.

Для решения задач компании специалисты «АлаБайт» предложили автоматизацию на базе двух программных продуктов:

  • бухгалтерский учет - «1С:Бухгалтерия 8»;
  • управленческий учет – «1С:Управление нашей фирмой».

С регулярным один раз в месяц обменом между программами.

Такое решение позволило разделить регламентированный и управленческий учет.

3 Ход проекта

После выбора, приобретения и установки программного обеспечения уточнили требования по каждой области автоматизации.
На основании задач создали календарный план работ с детальным описанием каждого этапа.

Наиболее важными этапами стали: Закупки, Производство, Продажи.

4 Что интересного?

Задача:

Прозрачный учет производства с минимизацией ошибок.

Решение:

Создали цепочку документов учета производства:

Рецептура - Спецификация - Производство с подбором и распределением материалов.

Организовали учет по партиям.

Сырье для плавления компания закупает только у алтайских производителей, что позволяет сочетать в своем товаре доступную цену, большую пользу
и высокое качество. В компании постоянно проводится входной контроль основных параметров сырья.На основе результатов входного тестирования сырья
рассчитываются объемы закладки компонентов для обеспечении заданных рецептур. Помните, мы говорили о рецептурах на калькуляторе и в Excel?
Что приводило к ошибкам, например, выбору уже израсходованного сырья. Конечно, нужно было реализовать этот в программе.

Для этого создали схему работы с документами производства:

Начинается работа с документа «Рецептура».

В документе указываются параметры сырья, партии нормативы готовой продукции для расчета спецификации.
Есть возможность заполнить рецептуру по готовой спецификации. Учесть наличие материала на складе и подобрать партию.

На основании документа «Рецептура» создается документ «Спецификация».По которому формируется документ «Производство».

В документ «Производство» добавили табличную часть для более подробного распределения материалов.
Табличная часть заполняется автоматически на основании спецификации.
Реализовали учет по партиям от сырья до готовой продукции с возможностью отследить, какое сырье в какую продукцию попало, какому контрагенту было отгружено.

Таким образом, организовали цепочку ввода на основании друг друга производственных документов.
Последовательный ввод, проверка наличия запасов и учет по партиям позволил сократить трудозатраты и ошибки в производственном учете.

В программе «1С:Управление нашей фирмой» стандартным возможностями легко настраивается разделение прав доступа по модулям.
Каждому пользователю открывается доступ к документам того блока, с которым он работает: CRM, Продажи, Закупки, Работы, Производство, Деньги.

Помимо стандартных возможностей дополнительно сделали распределение прав пользователей вплоть до колонок в одном документе.
Чтобы пользователи могли редактировать только свою часть документов.

Развитие проекта автоматизации

Внедрение производственного учета, закупок и продаж сделала учет прозрачным, ускорило получение отчетности.
Компания развивалась и стало понятно, что для кадрового учета уже необходимо использовать «1С:Заработная плата и управление персоналом».
Следующим этапом установили программу и настроили обмен с базой «1С:Бухгалтерия».

Следующим этапом стала реализация задачи по интеграции Федеральной государственной информационной системы для розничной торговли
по учету электронных ветеринарных сертификатов «Меркурий» с внедренными программами 1С с регулярным обновлением и обменом.

Задача:

Интеграция ФГИС «Меркурий» с внедренными программами «1C». Регулярное обновление и обмен между всеми программами.

Решение:

Настроили интеграцию через модуль «Визард», оперативное обновление и автоматический обмен между программами.

Был выбран и настроен модуль интеграции «Визард». В модуле настроили возможность вводить документы на основании документов «1С:Управление нашей фирмой». Настроили автоматические обновления и обмены данными. Для оптимизации обновления всех программ приняли решение использовать расширения. Именно возможность использования расширений сделал процесс обновления простым и менее трудозатратным.

5 Результаты

Результаты проекта:

  • Прозрачная схема движения документов производства с минимальными трудозатратами: Рецептура – Спецификация – Производство
  • Автоматический обмен данными с ГИС «Меркурий»
  • Оперативные, своевременные и достоверные отчеты.

Итоги проекта в цифрах:

  • Количество одновременно работающих пользователей - 20
  • Количество вводимых документов в день - 45
  • Виды документов - 179
  • Справочники - 95
  • Отчеты - 149.