Кейс внедрения "1С:Управление нашей фирмой" в автомойке «CarLeone»


О компании

Автомойка «CarLeone» г.Смоленск

Представляет собой автомоечный комплекс на 6 постов с современным оборудованием, качественной автохимией и высококвалифицированным персоналом.

Автомобили моют по двухфазной системе, не нанося вреда лакокрасочному покрытию.

Внедрение компании

«Простые решения» г.Смоленск

Отрасль: Услуги

Эффекты:

  • Автоматизирована база клиентов и автомобилей с учетом категорий
  • Расходы учитываются на каждую услугу, исходя из норм расходов на категорию автомобиля и процента заработной платы работникам
  • Выручка, расходы и прибыль оцениваются по каждому виду бизнеса и в целом по компании

Автомойка «CarLeone» предоставляет своим клиентам качественный сервис европейского уровня.

К каждому клиенту применяется индивидуальный подход с возможностью предварительной записи, расширенным перечнем предоставляемых услуг и гибкой системой скидок.

Имеет современную комнату отдыха, горячие и холодные напитки, бесплатный Wi-Fi.

1 Зачем автоматизация?

Открывая мойку, собственники увидели перед собой следующие задачи для автоматизации:

  • учесть клиентскую базу (ФИО клиента, информация о машине, возможность наличия у клиента несколько машин)
  • понять, сколько остатков автохимии в наличие и сколько расходуется на одну мойку
  • начислять зарплату мойщикам и мастерам в зависимости от стоимости услуги.

Начали выбирать инструмент для автоматизации учета. Для выбора программы обратились в компанию «Простые решения», партнеру фирмы «1С».

Компания «Простые решения» имеет статусы 1С:Франчайзи, Центр сертифицированного обучения, Центр сопровождения программ и информационных продуктов фирмы «1С», Центр реальной автоматизации.

Команда компании состоит из 83 человек. Сотрудники компании имеют 26 сертификатов специалистов фирмы «1С» и 73 сертификата 1С:Профессионал.

Для клиентов подбирают нужную программу, устанавливают, помогают с техническими вопросами.

Организовывают учет и работу в 1С. Оказывают поддержку клиентам.

Оценив задачи, специалисты компании «Простые решения» предложили программу «1С:Управление нашей фирмой» .

2 Цели и задачи

Перед началом проекта руководители ставили следующие цели:

1) Ведение клиентской базы:

  • Фамилия Имя Отчество
  • Номер телефона
  • Величина скидки
  • Прикрепление автомобиля к клиенту
  • Присвоение автомобилю категории и цен
    в зависимости от категории машины.

2) Учет материалов на услуги:

  • Приходовать расходные материалы
  • Списывать их на конкретную услугу согласно нормам расхода
  • Видеть актуальные остатки на складе материалов для мойки и шиномонтажа.

3) Начисление заработной платы по оказанным услугам мойщикам и мастерам.

4) Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете.

5) Предварительная запись клиентов (сейчас ведется на бумаге).

3 Ход проекта

На основании поставленных целей разработали поэтапный план работ, согласно которому и начали внедрение.

4 Что интересного?

Начали с введения в программу клиентской базы: ФИО, контактные данные, данные по автомобилям.

Задача:

Учесть, что у одного клиента может быть несколько автомобилей.

Присвоить каждому автомобилю категорию для расчета цены на услуги.

Решение:

Для занесения автомобиля используется справочник Договоры. Таким образом, на одного клиента может быть зарегистрировано несколько автомобилей.

Каждому автомобилю присваивается Категория (от 1 до 4), в зависимости от которой формируется цена услуг и нормы расхода автохимии.

Категория устанавливается в Договоре с клиентом. Для этого в документ Договор добавили дополнительный реквизит.

Задача:

Учесть произведенные работы, израсходованные на них материалы, заработную плату мойщикам и мастерам по шиномонтажу.

Решение:

Использование документа Заказ-наряд для учета каждой работы и
расходов на эту работу.

Настройка простого и понятного интерфейса для пользователей.

Для отражения работ и расходов по ним полностью подошел документ Заказ-наряд.
В нем фиксируются выполняемые работы, израсходованные материалы и начисляется зарплата мойщикам и мастерам.

Выписка Заказ-наряда начинается из справочника Контрагенты. Найти клиента можно по номеру автомобиля.

Из интерфейса убрали лишние кнопки и поля. Часть полей переименовали, чтобы работа пользователя с программой стала более понятной и простой.

Настройка интерфейса под особенности компании позволяет быстро обучать новых сотрудников.

Задача:

Учесть категории автомобиля при учете расходов на работы в Заказ-наряде.

Решение:

Для учета норм расхода ресурсов для каждой категории автомобилей использовали Характеристики работ.

Для более удобного заполнения Заказ-наряда было разработано Расширение, которое подставляет необходимую Характеристику для выбранной Работы.

Продажа сопутствующих товаров оформляется также через Заказ-наряд.

Если ведется учет остатков товаров, то используется закладка Товары (например, ароматизаторы).

Если учет остатков не ведется, то товар заносится как Работа (например, грузики для шиномонтажа).

Задача:

Начисление заработной платы как процент от выполненной работы.

Контроль начисленной заработной платы.

Решение:

В Заказ-наряде начисляется заработная плата работникам в зависимости от стоимости услуги.

По каждому Заказ-наряду автоматически начисляется зарплата исполнителю (процент от суммы). Исполнитель указывается на закладке Зарплата.

Форма документа Заказ-наряд оптимизирована под сотрудников компании: убрана не используемая информация, кнопки переименованы для более быстрого и понятного использования.

В конце месяца руководитель анализирует начисленную зарплату в отчете Начисления и удержания. Формирует выплату.

Задача:

Определение выручки, расходов как итого по компании, так и по видам бизнеса.

Решение:

Заполнение направления деятельности в документе Заказ-наряд и Акт выполненных работ позволяет сформировать прибыль итого и по каждому виду бизнеса.

Руководители в отчетах видят прибыль по каждому виду бизнеса и компании в целом.

5 Результаты
  • Внедрили программу «1С:Управление нашей фирмой» вместе с вводом данных, формированием схемы работы и обучением сотрудников за месяц.
    Для решения задач установили локальную однопользовательскую версию 1С:УНФ.
  • Собственники компании получили:
    • Автоматизированный учет клиентской базы
    • Автоматическое определение стоимости
      и начисление расходов по услугам в зависимости от категории автомобиля
    • Учет выручки, расходов, прибыли по заказу, по клиенту, по виду бизнесу.
  • Для возможности оперативного анализа финансовых результатов и результатов деятельности собственники решили перейти на использование программы в облачном сервисе 1cfreshcom.ru.
  • Благодаря использованию программы в облаке собственники могут анализировать работу компании
    из любого места и даже с мобильного телефона.
  • Переход на облачную версию выполнили с сохранением всех накопленных данных за один день.

И один из важных результатов внедрения программы – использование на 95% возможностей типовой конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» с минимальными доработками.

Следующим шагом работы с программой планируем использование блока предварительной записи клиентов на мойку в свободные боксы, используя новую функцию программы - журнал записи.