Версия для печати Поиск
Главная  Локализованные решения

Управление торговлей для Балтии

Программный продукт "1Средприятие 8. Управление торговлей для Балтии" включает технологическую платформу "1Средприятие 8" и конфигурацию (прикладное решение) "Управление торговлей для Балтии". Продукт поставляется только в ПРОФ версии и может использоваться на территории стран Балтии (Латвия, Литва, Эстония) без дополнительной адаптации.

Функциональные возможности

Прикладное решение "Управление торговлей для Балтии" (редакция 11) предназначено для автоматизации основных процессов торговой деятельности предприятий, занимающихся следующими видами торговли:

  • Дистрибьюция – продажа товара покупателям, занимающимся их дальнейшей реализацией. Как правило, работа с такими покупателями ведется на постоянной основе. Важную роль играют задачи контроля соблюдения условий продаж, четкая отработка большого объема заказов, эффективная организация снабжения, точная ценовая политика.
  • Продажа товаров предприятиям, являющимся конечными потребителями, мелким оптом и штучно. При этом важным является решение задач подготовки и поддержки продаж, выработка привлекательных и выгодных коммерческих предложений, повышение лояльности клиентов и расширение клиентской базы, организация работы "под заказ".

"1Средприятие 8. Управление торговлей для Балтии" может использоваться предприятиями различных форм собственности. Поддерживаются различные режимы налогообложения: общая система налогообложения, упрощенная система налогообложения, а также применение единого налога на вмененный доход в части розничных продаж. Обеспечивается возможность работы в одной информационной базе нескольких организаций как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Программа позволяет комплексно автоматизировать решение задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых, складских и финансовых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Благодаря большим возможностям настройки, программа способна выполнять все функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения аналитических отчетов, на основе которых руководители различных подразделений могут принимать обоснованные управленческие решения.

Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

  • Управление взаимоотношениями с клиентами: ведение сведений о контрагентах, регистрация и ведение сделок, подготовка продаж, анализ процессов.
  • Управление правилами продаж: назначение цен и скидок, проведение маркетинговых акций, регистрация и контроль ценовых, финансовых, объемно-календарных условий продаж.
  • Маркетинг: сегментация клиентов, автоматический ABC/XYZ-анализ, анализ динамики клиентской базы.
  • Управление продажами: оформление коммерческих предложений, управление процессами обработки заказов, фиксация и контроль графиков оплаты и отгрузки, контроль и анализ просроченной задолженности.
  • Управление торговыми представителями: закрепление за клиентами, назначение и контроль выполнения заданий, поддержка работы на КПК.
  • Управление денежными средствами: оформление и утверждение заявок на оплату, формирование платежного календаря, контроль наличных и безналичных денежных средств.
  • Управление запасами: резервирование товаров с учетом будущих поступлений, планирование остатков, расчет потребностей, управление перемещением товаров, поддержка ордерной схемы работы склада.
  • Управление закупками: подбор поставщиков, формирование и контроль заказов, регистрация и контроль графиков оплаты и поступления, контроль задолженности.
  • Финансовый учет: поддержка схем "Интеркампани", оптимизированный расчет себестоимости, учет и распределение прочих затрат и доходов, формирование и анализ финансовых результатов.

В конфигурации "Управление торговлей для Балтии" на основе введенных данных по торговым операциям можно произвести оперативную оценку суммы налога на добавленную стоимость с помощью сформированной книги продаж и книги покупок.

Однако конфигурация не предназначена для ведения полноценного бухгалтерского и налогового учета и формирования всех необходимых регламентных документов для предоставления их в государственные налоговые органы. Эти задачи решаются в бухгалтерских конфигурациях системы программ "1Средприятие 8". В программе "1Средприятие 8. Управление торговлей для Балтии" предусмотрена возможность выгрузки данных на уровне первичных документов в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия для Латвии" и "Бухгалтерия предприятия для Эстонии".

В этой главе мы рассмотрим основные термины и понятия, на которых базируется конфигурация "Управление торговлей для Балтии", разъясним принципы торгово-складского и управленческого учета, применяемые в конфигурации.

Обзор функциональных возможностей

Конфигурация позволяет вести учет от имени нескольких организаций на любом количестве складов. Такую совокупность организаций в дальнейшем будем именовать торговым предприятием.

Торговое предприятие состоит из различных подразделений, сотрудники которых обеспечивают взаимодействие предприятия с клиентами (поставщиками, покупателями и заказчиками) и представляют руководству различные отчеты о результате своей деятельности. Результаты торговой деятельности передаются в бухгалтерскую конфигурацию. На основе результатов торговой деятельности формируются регламентные отчеты, которые предоставляются в государственные органы.

Использование конфигурации "Управление торговлей для Балтии" позволяет произвести комплексную автоматизацию всех служб торгового предприятия.

Финансовые службы торгового предприятия смогут проводить комплексный анализ не только реальных денежных потоков при оформлении торговых операций, но и планировать эти потоки на основе данных о предстоящих поступлениях и расходах денежных средств.

Менеджеры служб управления торговлей и закупками товаров смогут отследить весь "жизненный цикл" товара, начиная с момента планирования закупок товаров на основе анализа различных потребностей в товаре до момента отгрузки товаров клиентам. При этом в конфигурации отслеживается весь цикл взаимоотношений с клиентом, начиная с первого обращения клиента в торговую компанию. Автоматизируется полный цикл операций как оптовой, так и розничной торговли с использованием различного торгового оборудования.

Работники склада смогут вести детальный оперативный учет товаров на складах. При этом обеспечивается полный контроль товарных запасов, оформление всех необходимых документов. При работе на складе может использоваться система адресного хранения товаров в ячейках (WMS-склад). Реализована также возможность работы с удаленными торговыми точками и розничными магазинами.

Руководитель предприятия сможет получать разнообразные отчеты, которые в кратком и удобном виде показывают текущее состояние дел в торговом предприятии.

Конфигурация "Управление торговлей для Балтии" состоит из различных подсистем, которые в совокупности решают задачи торгового предприятия.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

В конфигурации реализовано управление процессами продаж: регламентация этапов процесса, контроль выполнения процесса, анализ. В этих целях применяется механизм бизнес-процессов системы "1Средприятие", автоматически отслеживающий маршрут процесса и формирующий соответствующие задачи исполнителям. Кроме этого, реализован упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов с разным составом этапов. Поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и т. д., необходимых при отработке процесса.

Система накапливает статистику по выполняющимся процессам, позволяет рассчитывать вероятность доведения имеющегося потенциала продаж до успешного результата ("воронка продаж") и проводить анализ узких мест процессов.

Все начавшиеся продажи ("сделки") регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи, электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформленные заказы, счета, накладные, дополнительные файлы и т. д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам. Система позволяет регистрировать и анализировать окружение сделки: конкурентов, субподрядчиков, влиятельных лиц, их связи. На основании статистики сделок система позволяет оценить вероятность ее успешного совершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продажи, но и подготовку продаж.

Кроме этого, система позволяет анализировать несостоявшиеся сделки, что необходимо для совершенствования работы отдела продаж.

В новой редакции разделены списки контрагентов в понимании регламентированного учета (юридических и физических лиц) и объектов бизнес-взаимодействий (клиентов, поставщиков, конкурентов и пр. партнеров). Это позволяет вести учет и продаж, и истории отношений не только по "формальным" контрагентам, но и по компаниям (группам юридических лиц), по самостоятельно работающим подразделениям контрагентов и т. д. Поддерживается ведение информации о контактных лицах компаний-партнеров, о связях между партнерами.

Управление правилами продаж, маркетинг

Для управления правилами продаж введено понятие торгового соглашения с клиентом, объединяющего цены, условия оплаты и другие условия продаж. Система автоматически контролирует соблюдение условий и блокирует действия пользователей, нарушающие их. Соглашения могут быть как индивидуальными, так и типовыми, описывающими одинаковые условия продаж для сегмента клиентов.

Механизм сегментации позволяет определить устойчивые группы клиентов (например, "дилеры", "ненадежные дебиторы"). Для каждой группы клиентов могут быть определены свои правила продаж, как в части оплат (кредит, предоплата, поэтапная оплата и т.д.), так и в части ценовой политики (цены, скидки и т.д.). Поддерживаются ручной и автоматический (при помощи произвольного запроса) способы формирования сегментов. Аналогичным образом реализованы и сегменты товаров.

Механизм ценообразования позволяет использовать различные алгоритмы расчета цен в виде произвольных запросов к информационной базе (например, "получить среднюю цену закупки за прошлый месяц…") и в виде произвольных формул (Розничная = Оптовая * 1.2).

Механизм расчета автоматических скидок позволяет настроить различные виды скидок при соблюдении различных условий, а также правила одновременного применения нескольких скидок.

В системе реализована регистрация источников возникновения интереса у клиентов (как для новых клиентов, так и для повторных сделок) и их анализ. Это позволяет оптимизировать способы рекламного воздействия на потенциальных клиентов.

Управление продажами

В программе реализованы коммерческие предложения, позволяющие фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

Заказ клиента в программе является "центром управления" всеми последующими действиями по его отработке. Для этих целей используются статусы заказа (Не согласован, Согласован, К обеспечению, К отгрузке, Закрыт), описывающие этапы прохождения заказа. На основании статуса и сведений об оплате и отгрузке заказа автоматически рассчитывается его текущее состояние готовности (Ожидается аванс, Готов к отгрузке и т. д.).

Система автоматически контролирует соответствие условий, которые определены в заказе условиям торговых соглашений, не позволяя нарушать их пользователям, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения такие пользователи могут запускать бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих.

На разных этапах заказ может выступать в качестве распоряжения на обеспечение, на отгрузку, на оформление документов. Контроль выполнения распоряжений ведется с детализацией до отдельных позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" распоряжениярограмма предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента (как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности). График может формироваться с учетом выбранного календаря. Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Программа позволяет классифицировать просроченную задолженность по интервалам глубины просрочки.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. При этом работа пользователей существенно упрощена: ручной разнос поступивших платежей выполняется только по заказам, распределение по остальным аналитическим разрезам выполняется автоматически в фоновом режиме.

При оформлении отгрузок товаров в рамках договоров (без оформления предварительных заказов клиентов) предусмотрена возможность автоматического зачета оплаты в фоновом режиме.

Для организации возврата товара от покупателей могут использоваться заявки на возврат и замену товара, которые, как и заказы, управляют всем последующим процессом.

Аналогично продажам реализована работа с заказами поставщикам и ведение взаиморасчетов по закупкам.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление агентов за клиентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов. Фиксируются результаты отработки заданий, возможен план-фактный анализ.

На основе "Расширения для мобильных компьютеров" реализовано приложение, автоматизирующее работу торгового представителя на КПК. Приложение осуществляет обмен данными с информационной базой конфигурации "Управление торговлей для Балтии" и позволяет на КПК просматривать полученные задания, отмечать их отработку, просматривать остатки товаров, принимать у клиентов заказы, заполнять авансовые отчеты. Обмен с КПК возможен в том числе с использованием нового компонента обмена данными (без использования сервера мобильных приложений, подробнее см. http://v8.1c.ru/news/newsAbout.jsp?id=4420).

Денежные средства

В программе реализована функциональность заявок на расходование денежных средств, поддерживаются этапы формирования и утверждения заявок, контролируется выполнение платежей по заявкам. На основании заявок, а также графиков оплаты по заказам клиентов и заказам поставщикам система формирует платежный календарь, с помощью которого можно детально спланировать движение и остатки денежных средств, распределить исходящие платежи, выявить кассовые разрывы и принять меры к их устранению.

В учете безналичных денежных средств разделена регистрация оперативной информации о входящих и исходящих платежах (по первичным платежным документам) и регистрация выписок (реализованных отдельным документом). Это позволяет повысить оперативность учета (в частности, взаиморасчетов), не искажая при этом учет средств на расчетных счетах, облегчить обработку платежек и выписок, получить полный контроль над денежными средствами, находящимися в процессе зачисления, списания или перемещения.

Предусмотрена возможность учета расчетов с банком по эквайринговым операциям (оплата платежными картами). Дополнительно к возможности регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, предусмотрен этап регистрации отчетов от банков по зачислению платежей, списанию возвратов, удержанию комиссии. Это позволяет отследить каждую операцию от момента проведения эквайрингового платежа до поступления средств на расчетный счет

Управление складом

Для управления складом может применяться схема ордерного складского учета. Схема ордерного склада может включаться для операций отгрузки и поступления независимо. Складские ордера выписываются строго на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе предусмотрено адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе "мест хранения" (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара. Система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в программу, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении и сборке, следят за отсутствием коллизий при большой интенсивности складских операций.

Адресное хранение товаров можно использовать опционально. Помимо него поддерживается справочная привязка мест хранения товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Управление запасами

В программе предусмотрен механизм резервирования товаров. Система позволяет планировать отгрузки товаров со склада (по заказам клиента) с учетом будущих поступлений на склад (по заказам на поступление), контролируя при этом, чтобы получающийся в результате график остатков товаров не попадал в отрицательный диапазон.

При оформлении заказа клиента менеджер по продажам указывает желаемую дату отгрузки, система показывает наличие свободных остатков товаров на эту дату и при их отсутствии предлагает возможную ближайшую дату отгрузки. При расчете предполагаемой даты отгрузки учитываются не только уже запланированные поставки (заказы поставщикам), но и график, в соответствии с которым товар может быть поставлен на склад поставщиком или перемещен с другого склада (транспортные ограничения).

В программе не требуется "жесткого" распределения заказов на поступление между заказами на отгрузку. Сопоставление ведется только по планируемым датам поступления и отгрузки, что существенно упрощает работу пользователей.

Поддерживается как ручное, так и автоматическое скользящее управление границей, до которой осуществляется контроль графика остатков товаров. Контроль графика осуществляется как при оперативном вводе заказов на отгрузку, так и при их редактировании и проведении задним числом, что исключает возможность ошибок и в этих ситуациях.

Вместе с тем контроль может быть отключен полностью или переведен в режим, когда отгрузки обеспечиваются только из остатков товаров (без учета запланированных поступлений).

Программа позволяет автоматически рассчитывать потребность в запасах и вводить заказы на поступление товаров (от поставщика или с другого склада). Поддерживаются несколько стратегий пополнения запасов: объемно-календарное планирование на основе прогноза спроса, "заказ по точке перезаказа" (с фиксированным объемом или с регулярным интервалом поставки), "заказ под заказ". Разные стратегии пополнения могут быть назначены индивидуально каждому товару на каждом складе: автоматически, на основании ABC/XYZ-классификации запасов или вручную.

Финансовый учет

В программе поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций ("Интеркампани"). При этом в соответствии с настроенными правилами автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Учет себестоимости в программе ведется как по компании в целом, так и в разрезе организаций. Детализированный учет по организациям позволяет повысить сопоставимость с бухгалтерским учетом.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т. д.

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающиеся на аналитику продаж.

Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.

Регистрация и учет прочих расходов осуществляются в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, определяемой статьей расходов. Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в режиме редприятие. Например, дополнительные затраты на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, расходы на хранение – на склад и т. д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой по тем же самым объектам аналитики.

Прочие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или по настраиваемым правилам списаны непосредственно на направления деятельности, они могут быть учтены как расходы прошлых и будущих периодов.

Учет прочих доходов реализован аналогично учету прочих расходов.

Анализ деятельности торгового предприятия

Программа позволяет своевременно выявлять "проблемные" участки при оперативном управлении бизнесом торгового предприятия и помогает руководителю принимать правильные управленческие решения.

Руководитель может получить информацию по ключевым, интересующим его процессам. Список ключевых показателей настраивается в соответствии с особенностями ведения бизнеса в конкретном торговом предприятии.

Программа позволяет не только контролировать текущее состояние показателей. В соответствии с установленными пороговыми значениями показателя программа автоматически информирует руководителя в ситуациях, когда состояние показателя еще допустимое, но приближается к критичному значению (превентивное вмешательство). Также автоматически отмечаются те ситуации, когда показатель резко вышел за границы допустимого (вмешательство по факту наступления события).

Информация о текущем состоянии показателей может быть выведена на рабочий стол руководителя. При этом руководитель каждого подразделения может настроить свой список показателей.

Сервисные возможности

Оперативный контроль результатов проведения выполняется уже после формирования движений. Это решение позволяет полностью разделить логику проведения и логику контроля, что позволяет обеспечить повышение производительности системы.

При необходимости контроль выполняется и при перепроведении задним числом, и при отмене проведения документа. Например, программа не позволит отменить распоряжение об отгрузке товаров в той части, в которой оно уже было выполнено.

В программе реализована базовая функциональность автоматизации бизнес-процессов – универсальные механизмы настройки процессов, контроля и анализа их выполнения, поддерживающие встроенные в типовое решение бизнес-процессы и позволяющие на конкретном внедрении наращивать их состав с меньшими трудозатратами.

В программе реализован ряд подсистем, механизмов и технологий, предлагаемых в качестве стандартных для прикладных решений, разработанных в режиме "Управляемого приложения", в частности:

  • подключение внешнего оборудования (торгового и др.),
  • печать,
  • формирование документов в формате doc (Microsoft Word) и odt (OpenOffice),
  • работа с файлами,
  • версионирование документов и др.

Условия приобретения и сервисные услуги

Для приобретения программы вы можете обратиться к партнерам фирмы "1С". Текущие цены указаны в прайс-листе.

ПРОФ версия конфигурации включена в состав следующих продуктов:

  • 4601546105271 1Средприятие 8. Управление торговлей для Балтии

Для программных продуктов системы "1Средприятие 8" предусмотрено обслуживание по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС Международный).

Интернет-поддержка зарегистрированных пользователей версии ПРОФ.