О компании
Когда возникла необходимость в автоматизации процессов, «Сибирский Профиль» обратился
Организация «Сибирский профиль» приобретает металлопрокат и изготавливает из него продукцию различных цветов, видов покрытия и толщины — от штрипс до сложных сборных конструкций. Изготовленная в несколько этапов продукция реализуется оптом и в розницу. Среди оптовых покупателей есть и крупные федеральные сети строительных магазинов, например, «Бауцентр» и «Леруа Мерлен».
Предпосылки автоматизации
В рамках производственного цикла приобретается сырье — рулоны металлопроката, с различными характеристиками.
Сложность кроется в учете такого сырья. Закупка осуществляется в единицах массы (в тоннах), в производстве ведется учет в погонных метрах, а в прайсах и регламентированном учете — в квадратных метрах, либо в штуках единиц изделий. На складах хранится огромное количество рулонов, для расчета запасов сырья используются меры площади, а сами рулоны обладают непростой для подсчета формой. А ведь требуется не только верно оценить, покрывают ли остатки металла потребности производственных цехов, но и учесть невостребованные остатки и обрезки; они могут быть использованы для изготовления других, менее ресурсоемких, изделий.
Учитывая эти особенности, для компании крайне важно иметь возможность «в моменте» получать отчеты по оставшемуся количеству сырья в различных единицах измерения, его расходу на производство, в том числе в разрезе изготавливаемой номенклатуры. Требовалось настроить систему оперативного и производственного учета таким образом, чтобы было возможно отследить весь путь металла: начиная с поступления рулона металлопроката от поставщика и до передачи готовой продукции конечному потребителю.
Не менее важной задачей являлся расчет правильной цены для изделий. Цена на продукцию должна формироваться методом начисления процента на себестоимость, и у менеджера по продажам всегда должен быть актуальный прайс-лист, иначе информирование покупателей может оказаться некорректным, а это влечет за собой конфликты, недоверие и убытки. В то же время компания занимается изготовлением не только изделий по имеющимся спецификациям, для которых можно предварительно рассчитать себестоимость, но и производством по индивидуальным заказам. Ввиду высокой оборачиваемости сырья и специфики металлургической отрасли, изменение стоимости приобретения у поставщиков происходит ежедневно и даже чаще. А если учесть еще и сезонность, характерную уже для строительной отрасли в нашем регионе, широкий ассортимент и множество характеристик, расчет себестоимости становится не самой тривиальной задачей.
Первые попытки автоматизации производства и торговли компания «Сибирский Профиль» предприняла несколько лет назад, уже тогда в качестве основного программного обеспечения была выбрана «1С:Управление нашей фирмой». Однако вследствие ошибок, допущенных на этапе проектирования и внедрения, необходимый результат не был достигнут. Отчеты по отдельным складам и организации в целом показывали отрицательные остатки, хотя фактически материалы имелись в наличии. Сотрудникам приходилось много времени тратить сначала на подсчет вручную, а затем на правильный перенос операций в программу. Следствием являлись как неэффективное использование рабочего времени кадров, а значит и растрата ресурсов предприятия, так и недостоверные показатели в области управленческого учета, что мешало руководству компании принимать взвешенные решения и реализовывать свои амбиции на рынке.
Осознавая потребность в наведении порядка в учете и переходе на качественно новый уровень автоматизации, компания «Сибирский Профиль» обратилась к профессионалам — специалистам по внедрению программного обеспечения 1С для разных сфер бизнеса в лице нас, компании «Структура».
Цели автоматизации
- Перенастроить систему и устранить текущие типовые ошибки в работе с «1С:Управление нашей фирмой», тем самым подготовить почву для дальнейшей автоматизации компании «Сибирский Профиль».
- Организовать учет складских остатков от момента поступления сырья на склад и до реализации конечному потребителю готовой продукции.
- Внедрить инструменты для расчета и установки цен готовой продукции.
- Внедрить инструменты для расчета премий сотрудников компании: менеджеров по продажам, работников производства.
- Построить систему, позволяющую отслеживать и анализировать показатели бизнеса в режиме реального времени.
Определив список целей, наша команда в составе проект-менеджера, двух программистов 1С и двух специалистов-консультантов 1С приступила к активной работе. Для начала были проведены проектное обследование и исследование бизнес-процессов внутри компании. Выявлены пробелы и узкие места во внутреннем документообороте. Даны рекомендации по использованию программы, проведены консультации и обучение сотрудников.
Следующим этапом стал анализ уже имеющихся доработок и расширений конфигурации, сделанных под задачи компании ранее. Выяснилось, что часть из них утратила актуальность и не работала как следует, а часть и вовсе дублировала штатный функционал конфигурации «1С:Управление нашей фирмой». В результате наших работ часть расширений была адаптирована под современную версию программы, а часть вовсе удалена за ненадобностью.
Эти меры позволили обеспечить более комфортное взаимодействие персонала с программным продуктом, однако, не решали основные задачи. Тем не менее, эти работы позволили в сжатые сроки повысить эффективность сотрудников предприятия и сформировать конкретные задачи для следующего этапа работ, а издержки производства удалось сократить на 3% только этими мерами.
Оптимизация процесса производства
Получив первые результаты, мы продолжили работу уже в части оптимизации процесса производства. Внедрена полноценная система учета поставок рулонов металла.
Менеджеры собирают информацию от клиентов и формируют заказы покупателей. Работники цехов производства изучают поступившие заказы с помощью специального отчета, куда попадает информация о продукции, требуемой к производству, определяют вид и характеристики сырья, после чего передают информацию оператору. Оператор отражает производство в «1С:Управление нашей фирмой», с указанием конкретных партий материалов, использованных в данном цикле.
Для отслеживания информации по материалам, расходуемым в процессе производства, был создан отчет «Остатки металла», позволяющий получить данные о том когда, зачем и сколько (в разных единицах измерения, например, погонных и квадратных метрах) был задействован металл. Также отчет позволяет сразу получить информацию о затратах на производство в валюте учета и себестоимости продукции.
Чтобы закрыть потребность компании по отслеживанию жизненного цикла материалов, затраченному и утерянному в процессе производства (издержки) количеству металла и текущему остатку, был разработан «Отчет из заготовок». Данный инструмент позволяет не только следить за остатками сырья в разрезе характеристик и смотреть, куда он был расходован, но и быстро получить информацию по себестоимости и стоимости продукции с несколькими вариантами наценки, в зависимости от марки металла и места производства (цеха).
Что касается цен на готовую продукцию, то типовой механизм установки цен не вполне отвечал требованиям компании — в силу специфики металлургического производства каждый вид продукции представлен во множестве вариантов и каждый со своими характеристиками. Чтобы упростить работу персонала и сделать решение задачи по установке цен быстрее, мы внедрили доработку по расчету конечной цены. Этот функционал позволяет рассчитать цену на основании данных о закупочной цене рулона, использованного для производства продукции, и ее спецификации, а затем умножить на вводимый пользователем коэффициент.
Если ранее предприятие несло убытки из-за реализации продукции «в минус», поскольку менеджеры не обладали возможностью оперативного расчета цены изделий, то теперь произошло увеличение прибыли предприятия более чем на 5% за счет оперативной корректировки цен и адаптации под текущие рыночные условия.
Задача расчета премиальной части заработной платы сотрудников компании «Сибирский Профиль» также была решена при помощи доработки программы. В частности, разработан и внедрен вид начисления «Премия менеджеров и цеховых», позволяющий гибко настраивать формулу расчета в зависимости от должности, показателей сотрудников и текущих требований.
При разработке учтены функции типового механизма «1С:Управление нашей фирмой», что позволяет с минимальным вмешательством осуществлять синхронизацию с «1С:Бухгалтерия» и своевременно получать корректные данные не только для оперативного и управленческого, но и для регламентированного учета.
Вместе с тем разработан удобный инструмент — дополнительный вариант отчета «Расчет зарплаты» для ранее внедренного отчета «Реестр продаж». Он позволяет пользователю, например, менеджеру отдела продаж, в режиме реального времени увидеть какие заказы формируют его премию, какие из заказов оказались неприбыльными, а также в каком размере будет начислена премия в отчетном периоде.
Для соблюдения требований конфиденциальности внедрены отдельные роли пользователей: даже если отчет доступен для формирования и просмотра, данные будут выведены только по текущему пользователю.
В то же время руководитель организации, обладающий дополнительной ролью, может не только построить отчет по всем сотрудникам, но и воспользоваться отдельным вариантом отчета «Реестр продаж: подробно», где может получить данные о себестоимости реализованной продукции, цене продажи, прибыли в денежном и процентном выражении и, конечно, размере премии сотрудников.
Результаты
Таким образом, в течение двух лет сопровождения с нашей стороны, удалось закрыть задачи:
- по учету резервов металла и расходу сырья в производстве;
- по быстрой и удобной установке цен на готовую продукцию, устранению финансовых потерь от продаж «в минус»
- расчета и начисления премий сотрудников по прозрачной схеме, используемой в компании, и обеспечения сотрудников информацией о размере премии в режиме реального времени;
- по получению данных для руководителей о текущем состоянии дел в организации.
Поставленные перед нами цели были успешно достигнуты, дело компании «Сибирский Профиль» развивается. Вместе с тем развивается и наше сотрудничество. Так, уже до конца 2023 года будут поставлены цели следующего этапа доработки «1С:Управление нашей фирмой» под требования компании.
Когда нашим партнерам предстоит покорение новых вершин, неизменно появляются задачи по оптимизации бизнеса — и это задачи для нашей команды!
Работы по проекту выполнены компанией «Структура».
