Фирма 1С Система программ Решения Платформа Методическая поддержка Партнерам Другие сайты
Версия для печати Поиск Главная 1С:Документооборот 8

Методика построения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ"

 

Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.

Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.

Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.

Пособие рассчитано на секретарей-делопроизводителей, специалистов в области информационных технологий, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов-управленцев, партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ". Пособие будет полезно также всем сотрудникам организации, занятым в процессе работы с документами.

Целевая аудитория

Пособие ориентировано на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.

Содержание пособия

Пособие включает комплект документов, в состав которого входят нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также перечень документов, необходимых для прохождения проверок надзорных органов.

Нормативные документы

Комплекс взаимоувязанных нормативных документов служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.

  • Инструкция по делопроизводству,
  • Положение о работе с договорной документацией,
  • Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.

Шаблоны документов

Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.

  • Приказ,
  • Распоряжение,
  • Договор,
  • Должностная инструкция,
  • Положение о подразделении,
  • Акт,
  • Служебная записка,
  • Объяснительная записка,
  • Протокол,
  • Коммерческое письмо,
  • Информационное письмо (продольный бланк),
  • Информационное письмо (угловой бланк),
  • Рекламное письмо,
  • Справка внешняя,
  • Справка внутренняя,
  • Телефонограмма входящая,
  • Телефонограмма исходящая,
  • Методика,
  • Инструкция,
  • Положение об объекте деятельности,
  • Технологическая карта операции.

Бланки документов

Бланки документов позволяют создавать новые шаблоны документов в том стандарте, который уже установлен Инструкцией по делопроизводству.

  • Бланк общий продольный,
  • Бланк общий угловой,
  • Бланк письма продольный,
  • Бланк письма угловой,
  • Бланк вида внутреннего документа,
  • Бланк вида исходящего документа,
  • Бланк письма должностного лица,
  • Бланк структурного подразделения.

С примерами заполнения шаблонов и бланков документов можно ознакомиться в демонстрационной базе (входит в состав приложенного диска CD). Включенные в демонстрационную базу документы являются образцами составления документов различных видов.

Перечень документов, необходимых для прохождения проверки надзорных органов

Перечень является приложением к Инструкции по делопроизводству и включает рекомендации по составлению документов, необходимых для прохождения проверки:

  • органами государственного пожарного надзора,
  • органами государственного санитарно-эпидемиологического надзора,
  • государственной инспекцией труда.

Содержание нормативных документов

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству разработана с учетом лучших практик успешных российских компаний. Отвечает требованиям общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Инструкция содержит методику ведения делопроизводства и документооборота с учетом роли секретаря-делопроизводителя и других подразделений, задействованных в процессах работы с документами. Инструкция включает последовательность операций, производимых в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Основные разделы Инструкции по делопроизводству:

  • Особенности электронного документооборота.
  • Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов (правила оформления реквизитов, параметры страниц, оформление бланков документов, состав документов организации).
  • Правила документооборота (автоматизация документооборота, прием и первичная обработка документов, регистрация входящих/внутренних/исходящих документов, предварительное рассмотрение, порядок рассмотрения должностными лицами, порядок исполнения, контроль исполнения, создание документов, отправка документов, утверждение, учет и анализ объемов документооборота).
  • Хранение документов (разработка и ведение номенклатуры дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка бумажных дел к передаче в архив, использование архивных документов, уничтожение документов).
  • Работа с печатями, штампами и бланками документов (порядок изготовления, учета, выдачи, хранения и использования).

Строгое следование положениям документа сводит к минимуму ошибочные действия исполнителей, такие как неверная маршрутизация документов, ошибочные списки согласующих лиц, неверный учет и хранение документов и многие другие.

Автоматизация делопроизводства обеспечивается программой "1С:Документооборот 8 ПРОФ", функциональные возможности которой соответствуют положениям Инструкции по делопроизводству.

Фрагмент Инструкции по делопроизводству:

Щелкните для увеличения

Положение о работе с договорной документацией

Регламентация договорной работы значительно повышает ее эффективность, а также минимизирует правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств. Несмотря на отраслевую специфику договорной работы, в ней есть стандартные процедуры, требующие упорядочения. Применение Положения о работе с договорной документацией повысит эффективность таких процессов, как:

  • подготовка договоров (договорные документы будут готовиться по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами);
  • согласование договоров (сократится время согласования и количество задействованных в согласовании участников);
  • учет договорной документации (исключены потери договоров и связанной с ними документации, быстрый поиск по документам), выполнение обязательств по договорам с обеих сторон (ответственные за работу с договорами будут иметь актуальную и структурированную информацию по заключенным договорам).

Положение представляет договорную работу в виде логичной последовательности операций с учетом функционального распределения ролей по конкретным исполнителям. Положение содержит полный жизненный цикл договора – от возникновения потребности в его заключении до передачи на хранение.

Основные разделы Положения:

  • Разработка типовой формы договора (ТФД): цель разработки, порядок подготовки, утверждение, регистрация и хранение, актуализация и отмена действия.
  • Автоматизация подготовки договора: создание шаблонов договоров и создание текстов договоров по шаблону.
  • Подготовка договора: выбор формы договора, подготовка договоров различных форм (типовой и нетиповой).
  • Оформление, подписание и регистрация договоров.

Управление договорами: хранение и использование оригиналов заключенных договоров, хранение электронных версий договоров, учет связанных документов, управление сроком действия договора, учет суммы договора, контроль исполнения договорных обязательств, расторжение договоров.

Положение регулирует деятельность инициатора заключения договора и работника бухгалтерии в рамках договорной работы. Значительное внимание в Положении уделено подготовке типовых форм договоров.

Использование типовых форм договоров является лучшим способом оптимизации договорной работы за счет сокращения времени подготовки договора, сокращения количества сотрудников, участвующих в согласовании, сокращения возможных рисков. При этом снижается нагрузка на руководство компании.

Положение содержит подробное описание процесса автоматизации договорной работы, включая создание шаблонов договоров, что исключает использование неутвержденных форм, контроль сроков и обязательств исполнения договоров, учет связанных документов и другие возможности автоматизированного управления договорными документами.

Положение проиллюстрировано двумя графическими схемами. Схема подготовки договора типовой формы показана на рисунке:

Щелкните для увеличения

Фрагмент раздела "Управление договорами" Положения о работе с договорной документацией:

Щелкните для увеличения

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Закрепляет должностные обязанности за секретарем-делопроизводителем, содержит детальное описание выполняемых операций. Устанавливает квалификационные требования к должности, что облегчает подбор кандидатов на вакансию секретаря-делопроизводителя. Позволяет новому сотруднику быстро освоить должностные обязанности.

Фрагмент Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя:

Щелкните для увеличения

Компакт-диск

На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:

  • каталог "RTF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами);
  • каталог "PDF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате PDF;
  • каталог "Схемы процессов" – схемы процессов, описанных в Положении о работе с договорной документацией. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема "1С:Предприятия 8");
  • каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы "1С:Документооборот" версии 1.2.6.2 "1cv8.dt", которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Демонстрационная база данных

Демонстрационная база данных (далее – демобаза) содержится в каталоге "Демобаза" на приложенном к книге компакт-диске. Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере дизайн-бюро интерьеров "Азбука стиля".

Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики организации делопроизводства и документооборота в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ". В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в комплекте нормативных документов. Демобаза может использоваться:

  • для демонстрации методики специалистам организации,
  • самостоятельного изучения методики специалистами организации,
  • создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

При создании информационной базы в вашей организации можно перенести из демобазы такие настройки и элементы, как:

  • виды документов,
  • шаблоны документов,
  • шаблоны процессов по видам документов,
  • структуру папок внутренних документов,
  • структуру папок файлов,
  • номенклатуру дел,
  • роли исполнителей,
  • примеры документов, размещенных в демобазе.

Предложенная в демобазе структура папок раздела Документы и файлы справочника Внутренние документы выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Инструкции по делопроизводству.

В демобазе показана работа с договорной документацией, включая процесс подготовки типовой формы договора.

Работа с организационно-распорядительной документацией продемонстрирована рядом приказов по основной деятельности и по личному составу (раздел Документы и файлы – справочник Внутренние документы – папка Организационно-распорядительная документация).

Фрагмент заполненной номенклатуры дел для административного отдела:

Щелкните для увеличения

Использование пособия

Пособие содержит план работ по постановке делопроизводства, в соответствии с которым требуется:

Назначить ответственного за ведение делопроизводства. Такая роль в комплекте документов отведена секретарю-делопроизводителю, должностные обязанности и квалификационные требования к которому содержатся в Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Провести аудит делопроизводственных процессов. Определить количество видов документов, используемых в организации. Выделить основных участников процессов работы с документами. Внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией (если требуется).

Утвердить приказом руководителя компании Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией.

Привести делопроизводственные процессы в соответствие утвержденным нормативным документам.

Внедрить программу "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с использованием демонстрационной базы данных для первоначальных настроек.

Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов. Например, одновременно с введением в действие Инструкции по делопроизводству вводятся в действие те модули программы, работа с которыми описана в данном нормативном документе: регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, номенклатура дел и др. Далее производятся настройки программы с учетом той последовательности операций, производимых в программе, которая содержится в Положении о работе с договорной документацией.

Преимущества использования пособия

В пособии заложен системный подход к управлению документами, что в целом повышает эффективность работы компании за счет:

  • снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и как следствие сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов,
  • сокращения сроков подготовки качественной документации,
  • сокращения сроков поиска нужной информации,
  • сокращения трудоемкости выполнения типовых операций,
  • принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой,
  • повышения исполнительской дисциплины,
  • четкого распределения функциональных обязанностей и зон ответственности между исполнителями,
  • оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации.

Как приобрести пособие

Код Наименование Рекоменд. розничная цена, НДС 18 %, руб. Дилер Постоянный партнер Дистрибьютор
4601546103697 "1С:Документооборот 8 ПРОФ". Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота 7 000 3 500 3 150 2 800

Для приобретения этого издания можно обращаться к партнерам-франчайзи фирмы "1С" (список франчайзи см. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp), а также в фирму "1С".

См. информационное письмо № 16191 от 30.01.2013.

Учебный курс

«Подготовка к автоматизации документооборота»

   © ООО «1С»

Отправить ваши замечания и предложения по сайту