Фирма 1С Система программ Решения Платформа Методическая поддержка Партнерам Другие сайты
Версия для печати Поиск Главная 1С:Документооборот 8

Антикризисный документооборот

  • Вебинары
  • "Антикризисные" отчеты:
  • Этапы обработки документов
  • Новые настройки шаблонов документов
  • Запрет на создание документов не по шаблону
  • Обязательное заполнение реквизита «Ответственный»
  • Обязательная установка связи
  • Список «Мои процессы»

     

    Вебинары

    Вебинар "Как наладить договорную работу при помощи 1С:Документооборота"

    Из вебинара вы узнаете, какие процессы включает в себя договорная работа, увидите, как с помощью "1С:Документооборота" можно сделать их более эффективными.

    Программа:

    1. Важность постановки договорной работы.
    2. Процессы договорной работы.
    3. Подготовка договора.
    4. Согласование договора.
    5. Учет сопроводительных документов.
    6. Контроль срока действия.
    7. Исполнение договора.
    8. Ответы на вопросы.

    Спикер: Максим Павлюнин, разработчик программ документооборота фирмы «1С».

    Смотреть вебинар

    Вебинар "1С:Документооборот – простые задачи решаются просто (на примере заявок в ИТ-службу)"

    Речь пойдет о том как наладить учет и исполнение заявок в ИТ-службу за несколько минут.
    Вы увидите, как «1С:Документооборот» поможет контролировать, анализировать и оптимизировать этот процесс.
    Спикер: Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы «1С».

    Смотреть вебинар

    Вебинар "1С:Документооборот за пару кликов"

    Вы узнаете, как сократить сроки и трудозатраты проекта внедрения. Речь пойдет о готовой упрощенной методике документооборота, которая включена в программу и устанавливается в несколько кликов.
    Вы увидите, как программа сама, буквально за считанные минуты, включает и настраивает все основные подсистемы (оргструктура, учет документов, процессы и другое), после чего можно сразу приступать к работе.
    Спикер: Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы «1С».

    Смотреть вебинар

    «Антикризисные» отчеты

    В период нестабильной экономической ситуации вопросы оптимизации работы предприятия встают на первый план. Предлагаем ряд удобных отчетов для анализа и контроля деятельности сотрудников, наблюдения за важными для предприятия процессами и оперативного поиска проблемных мест.

    Статистика работ над документами

    Отчет предусмотрен для своевременного выявления проблем в работе с документами. С помощью отчета можно узнать:

    • что и кто является причиной медленной работы с документами;
    • по каким видам документов есть проблемы;
    • сколько времени занимает работа над каждым видом документов;
    • какие процессы запущены по документам и сколько времени они занимают.

    Отчет включает пять вариантов:

    1. Статистика работ над документами,
    2. Средняя длительность процессов по документам,
    3. Документы по ответственным,
    4. Процессы по шаблонам,
    5. Процессы по авторам.
    Статистика работ над документами
    Щелкните для увеличения Вариант Статистика работ над документами – основной, остальные предназначены для его детализации. То есть, не переходя в другой отчет, можно получить необходимую информацию по всем вариантам.

    Статистика работ над документами

    Отчет показывает длительность работ по видам документов в разрезе различных типов процессов. Например, можно выяснить, что согласование или утверждение занимает более 50% жизненного цикла документа. В результате отказаться или переработать шаблоны этих процессов или обязать ответственных использовать заранее подготовленные шаблоны.

     

    Средняя длительность процессов по документам
    Щелкните для увеличения Отчет показывает длительность работ по процессам, запущенным как по шаблонам, так и произвольно, и позволит выявить виды процессов, занимающие больше всего рабочего времени сотрудников.

     

    Например, отчет поможет выявить сотрудников, запускающих процессы не по шаблону, а самостоятельно, допуская ошибки, отчего согласование идет неоправданно долго. Возможно, стоит разъяснить сотрудникам принципы работы с процессами по шаблонам.

     

    Документы по ответственным
    Щелкните для увеличения Вариант отчета показывает, по каким документам складывается средняя длительность работ и кто является ответственным за эти документы.
    Процессы по шаблонам
    Щелкните для увеличения Отчет показывает, по каким документам складывается средняя длительность работ по шаблонам и кто является ответственным за эти шаблоны.
    Процессы по авторам
    Щелкните для увеличения Данный вариант открывается как расшифровка для варианта Шаблоны процессов. Отражает длительность различных процессов для различных авторов процессов. В данном варианте отчета нет специальных расшифровок.

    Приведем меры повышения эффективности работы с документами, которые могут быть приняты после анализа отчета Статистика работ над документами:

    • решение регламентировать процессы работы над документами определенного вида;
    • отказ или переработка шаблонов процессов, работа по которым занимает слишком много времени;
    • разработать шаблоны для часто используемых процессов;
    • обязать сотрудников использовать заранее подготовленные шаблоны вместо создания произвольных процессов;
    • дополнить инструкции/положения по работе с документами определенного вида.

    Неотработанные документы

    Отчет позволяет найти документы, по которым не ведется никаких работ:

    • нет активных задач;
    • нет запущенных комплексных процессов;
    • при этом документ не отмечен, как недействующий, и не находится в состоянии, которое позволяет считать его отработанным (например, Исполнен, Согласован, Рассмотрен и т. д.).

    Щелкните для увеличения

    Данные сведения особенно важны при работе с договорами. Так как затерявшийся договор может нанести серьезный урон репутации предприятия и даже повлечь за собой штрафы за неисполнение прописанных в договоре условий.

    План-фактный анализ согласования

    Отчет поможет отследить проблемные места в процессе согласования.

    Раньше для проведения подобного анализа приходилось сравнивать большое количество показателей вручную. Теперь отчет позволит получить усредненные показатели по завершенным процессам согласования и быстро выявить возможные проблемы.

    Рекомендуется формировать отчет План-фактный анализ согласования регулярно, например, каждый месяц или квартал. Это позволит своевременно выявить проблемные места и принять меры по их устранению.

    Предусмотрены следующие варианты отчета:

    • Длительность задач согласования,
    • По авторам,
    • По видам документов,
    • По ролям и согласующим лицам,
    • По согласующим лицам,
    • По шаблонам.

    Длительность задач согласования – это полный перечень всех завершенных задач согласования. Отчет содержит полную информацию по согласованиям: предмет, задача, автор, согласующее лицо, дата начала, результат, плановая и фактическая дата и т. д. Поле Суммарная просрочка отражает общее количество дней, которые предприятие потеряло из-за сорванных сроков согласования.

    Щелкните для увеличения

    Отчеты По согласующим лицам и По ролям и согласующим лицам помогут найти сотрудников, которые замедляют процессы согласования. Для глубокого анализа несоблюдения сроков согласующими рекомендуется принять во внимание ряд показателей: количество задач согласующего, результаты их выполнения, среднее количество итераций. Не исключено, что необходимость включения данных сотрудников в лист согласования требует пересмотра.

    Отчет По авторам поможет выявить сотрудников, снижающих эффективность согласований. Принимая решение на базе результатов данного отчета необходимо учитывать среднее количество итераций и долю отрицательных результатов.

    Отчеты По видам документов и По шаблонам помогут найти участки с частым нарушением сроков. Возможно, данные показатели послужат сигналом для изменения шаблонов и регламентов на более реалистичные.

    Новое в отчетах по задачам

    Для более объективного анализа исполнения задач были доработаны отчеты:

    • Задачи,
    • Документооборот по организациям,
    • Справка об исполнительской дисциплине.

    Теперь в отчетах не учитываются циклы выполнения задач. Например, справка об исполнительской дисциплине теперь отображает количество задач реально выполненных (не выполненных) сотрудниками. Если пользователь выполнил задачу за семь циклов, то в справке будет учтена только последняя. Ранее было бы учтено семь.

    В некоторых вариантах этих отчетов добавлена информация о количестве переносов сроков. Вместо колонки Количество запросов на перенос срока теперь также отображается информация о количестве переносов сроков.

    Этапы обработки документов

    (только КОРП, ДГУ)

    В «1С:Документообороте» появился учет этапов обработки документов:

    • для каждого документа можно указать, какие этапы обработки он должен пройти, на каком этапе находится, какие остались;
    • можно учитывать сроки этапов;
    • формировать отчеты по количеству, срокам и датам прохождения этапов.

    Щелкните для увеличения

    Теперь можно в любой момент посмотреть, на каких этапах находятся интересующие вас документы, четче спрогнозировать завершение общего срока работ по документу и даже предотвратить возможный срыв срока, не спрашивая исполнителя о состоянии дел. Помимо контроля исполнения учет этапов полезен и при самоконтроле соблюдения сроков работ по документам.

    Новые настройки шаблонов документов

    Настройки шаблонов документов стали более гибкими. Теперь можно по отдельности наложить запрет на:

    • изменение реквизитов, заполненных из шаблона,
    • редактирование файлов, добавленных из шаблона документа,
    • удаление файлов, добавленных из шаблона документа.

    Если настройки запрета установлены, то:

    • поля документа, заполненные из шаблона, будут доступны только для чтения;
    • удаление и редактирование файлов, попавших в документ из шаблона документа, будет недоступно. Обратите внимание: на файлы, попавшие в документ не из шаблона документа, а например, вручную, этот запрет не распространяется.

    Запрет на создание документов не по шаблону

    Можно запретить создание документов не по заранее подготовленному корпоративному шаблону. Эта мера поможет унифицировать создаваемые на предприятии документы и снизить трудозатраты на их подготовку.

    Запрет устанавливается отдельно для каждого вида документа.

    Щелкните для увеличения

    Обязательное заполнение реквизита «Ответственный»

    Поле документа Ответственный можно сделать обязательным для заполнения.

    Обязательное заполнение поля Ответственный необходимо для правильной адресации уведомлений, интерактивного запуска процессов, корректного построения отчетов и пр. в тех случаях, когда автор и ответственный – разные сотрудники.

    Щелкните для увеличения

    Обязательная установка связи

    Установку связи для определенного вида документа можно сделать обязательной. При этом программа не позволит создать документ этого вида без указания связи.

    Щелкните для увеличения

    Например, у документа вида Дополнительное соглашение должна быть обязательная связь Относится к договору с документом вида Договор строительства. Если вы создали новое дополнительное соглашение и попытались записать его без указания связи, откроется список договоров строительства, из которых нужно выбрать документ для установки связи. При этом программа автоматически установит отборы согласно заполненным реквизитам документа, например, по организациям или корреспондентам.

    Список «Мои процессы»

    Управлять созданными вами процессами можно из единого списка – Мои процессы.

    Щелкните для увеличения

    В списке отображаются все созданные вами процессы, кроме ознакомлений.

    Список позволит оперативно выявить «проблемные» процессы, отследить затянувшиеся исполнения, несоблюдение сроков, проверить состояние дел по процессам с истекающими сроками, остановить или прервать малоэффективные процессы и прочее.

    Первоначальный анализ состояния дел выполняется прямо в списке Мои процессы без перехода в карточки процессов. Для дальнейшего анализа из области чтения можно открыть Все задачи по процессу: посмотреть всю иерархию или ознакомиться с задачами в работе.

    По результатам анализа процессов прямо из панели действий списка можно:

    • остановить или продолжить процесс,
    • прервать процесс,
    • изменить срок.

    Остановка/продолжение и прерывание процессов из окна Мои процессы недоступны в конфигурации ПРОФ.

     

    Вот над чем еще мы работаем прямо сейчас:

    Расширение функций контроля за договорными документами – для оперативного выявления "проблемных" контрагентов, отслеживания несоблюдения сроков договоров с обоих сторон и наблюдения на всех этапах за ходом работ, требующих вашего внимания. 

    Расширение функций контроля за исполнительской дисциплиной – для оценки ключевых показателей эффективности отдельных сотрудников или конкретных подразделений и анализа эффективности заведенных на предприятии процессов совместной работы.

    Серия кейсов для решения реальных практических задач и полезные советы по использованию программы в сложный экономический период. Например, вы узнаете, как повысить эффективность совместной работы сотрудников, как сэкономить на первоначальном заполнении справочников, как "1С:Документооборот" поможет сократить затраты и др.

    Есть вопросы и пожелания? Напишите нам на doc@1c.ru.

     

     

     

     

     

    Полезные ссылки:

  •  
       © ООО «1С»

    Отправить ваши замечания и предложения по сайту