Версия для печати Поиск
Главная 1C:Бухгалтерия государственного учреждения

Электронный документооборот

Использование юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) позволяет учреждениям и организациям исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, избежать ошибок и искажения информации, возможных при повторном вводе данных вручную, ускорить обмен документами со своими контрагентами и органами ФНС, уменьшить расходы на оплату бумаги, картриджей для принтеров, оплату труда курьеров и т.д.

 

Электронный документооборот vs. Бумажный документооборот

В 2019 г. в России начинается внедрение обязательной маркировки товаров. Для уведомления оператора системы маркировки о переходе права на товар, все участники оборота маркированных товаров, в том числе бюджетные учреждения, будут обязаны использовать ЭДО. С учетом того, что перечень групп товаров, подлежащих маркировке, со временем будет только расширяться, количество участников электронного документооборота, а значит, и потребность в механизмах ЭДО, будет только расти.

ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ПРОГРАММЕ "1С:БУХГАЛТЕРИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 8", РЕД. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

  • Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
  • Товарная накладная № ТОРГ-12;
  • Счет-фактура;
  • Исправительный счет-фактура;
  • Корректировочный счет-фактура;
  • Универсальный передаточный документ;
  • Универсальный корректировочный документ;*
  • Счет на оплату;
  • Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
  • Извещение (для централизованных поставок НФА).

*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.

Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:

  • сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
  • получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
  • обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
  • получить извещение покупателя о получении ЭД;
  • сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
  • просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
  • сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
  • вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
  • вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
  • вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Нормативно - правовая база для обмена электронными документами в настоящее время полностью сформирована.

С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

ГК РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).

Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ), и т.д.

ПРЕИМУЩЕСТВА 1С-ЭДО

Сервис 1С-ЭДО встроен в программы системы «1С:Предприятие» и это позволяет заменить бумажный документооборот (накладные, акты, счета-фактуры) с практически любыми поставщиками и покупателями из государственного или коммерческого сектора на юридически значимый ЭДО.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет получить значительные преимущества, в том числе:

  • Уменьшение количества ошибок в учете, связанных с человеческим фактором, благодаря автоматическому формированию в программных продуктах «1С» документов поступления на основании полученных электронных документов. Это особенно важно для участников оборота маркированных товаров.
  • Сокращение времени на документооборот с контрагентами. В результате закупки проводятся быстрее, оплата от покупателей поступает раньше. Информация о закупках своевременно обрабатывается в учете, и, следовательно, быстрее становится доступна в отчетах.
  • Удобство хранения электронных документов непосредственно в программе «1С». Документы не теряются, их легко найти, чтобы отправить в ИФНС ответ на требование.

Как работает ЭДО

Пример внедрения ЭДО

РЕГИСТРАЦИЯ В СЕРВИСЕ 1С-ЭДО

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и работа с входящими документами от контрагентов – бесплатная. Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) (https://portal.1c.ru/applications/30" \l "prices) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты. Исходящие электронные документы сверх установленного лимита на бесплатную отправку оплачиваются по цене 10 рублей за один комплект. Подробнее об условиях тарификации ЭДО.