Версия для печати Поиск
Главная 1C:Бухгалтерия государственного учреждения

Архив электронных документов

Без бумаги

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г. устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности", пункт 12 стандарта "Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности". Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:

  • п.5 ст.9 "Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью"
  • п.6 ст.10 "Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью"
  • п.7.1 ст.13 "Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью"

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

"Безбумажная технология" работы реализуется за счет:

Единый порядок хранения бухгалтерской документации

В редакции 2 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Все виды "выходных форм" документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:

  • первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность.

Щелкните для увеличения

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи"). Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Щелкните для увеличения

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или "в облаке" по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта "1С:Документооборот государственного учреждения". За счет интеграции типовых конфигураций "1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0" и "1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4":

  • пользователи "1С:Документооборота государственного учреждения" смогут работать с электронными документами, формируемыми в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения" и хранящимися в "1С:Документообороте государственного учреждения".
  • пользователи "1С:Бухгалтерии государственного учреждения" смогут, не запуская "1С:Документооборот государственного учреждения", пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.