Работа с ЕГАИС в 1С:УНФ — подключение и передача данных

Назначение системы по учету алкогольной продукции.

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система для учета объемов производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции. Система была создана государством для регулирования оборота спиртосодержащей продукции. Этой работой занимается Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР), которая контролирует обширную базу данных о произведенных и реализованных алкогольных напитках на всей территории РФ.

Кто обязан подключаться к ЕГАИС?

ИП и организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции обязаны подключаться к системе для фиксирования следующих данных:

  • индивидуальные предприниматели и организации, закупающие только пиво и пивные напитки для розничной продажи — фиксируют в системе подтверждение факта закупки;
  • организации общественного питания, продающие в розницу алкоголь и пиво (рестораны, бары, кафе) — фиксируют в системе подтверждение факта закупки;
  • организации, продающие в розницу алкоголь в городских и сельских поселениях — фиксируют в системе подтверждение факта закупки и розничную продажу.

Организации, осуществляющие закупку, хранение и поставку алкогольной продукции оптом фиксируют в системе оборот.

Кто освобожден от подключения?

От обязанности фиксировать информацию в системе освобождены продавцы пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи и организации, продающие алкоголь в сельских поселениях с населением менее 3 000, где отсутствует возможность подключения к сети Интернет. Списки таких поселений должны определяться местными властями.

Также от подключения к ЕГАИС освобождены производители вина и игристого вина (шампанского) из собственного винограда, таможенные склады временного хранения (СВХ), магазины беспошлинной торговли (Dutyfree) и организации, которые закупают алкогольную продукцию для использования в качестве сырья, например, фармацевтические компании или кондитерские.

Оборудование и ПО для работы с системой.

Чтобы розничный магазин мог реализовывать алкогольную продукцию в соответствии с действующим законодательством, необходимы:

  • компьютер с выходом в Интернет;
  • УТМ (Универсальный транспортный модуль) — приложение для передачи данных о закупках и продажах на сервер Росалкогольрегулирования. Его можно самостоятельно загрузить на компьютер при регистрации личного кабинета на сайте egais.ru;
  • защищенный носитель JaCarta PKI\ГОСТ\SE и усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая будет использоваться для входа в личный кабинет на портале ЕГАИС, а также для подписания электронных документов перед их фиксацией в системе. Защищенный носитель и сертификат электронной подписи можно приобрести на сайте 1c-etp.ru;
  • кассовый аппарат, совместимый с ЕГАИС, и сканер двумерных штриховых кодов (2D-сканер PDF417);
  • товароучетная программа для обмена данными с УТМ — такой программой является «1С:УНФ», поддерживающая полную интеграцию с ЕГАИС.

Пошаговая инструкция для начала работы.

Чтобы подключить ЕГАИС организации необходимо выполнить пять шагов:

  1. Получить защищенный носитель JaCarta PKI\ГОСТ\SE и усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Для каждой торговой точки с уникальным КПП требуется свой отдельный носитель, даже если все точки принадлежат одному юридическому лицу. Если организация работает как ИП — достаточно одной подписи для всех торговых точек.
  2. Скачать универсальный транспортный модуль с сайта egais.ru и установить его на рабочий компьютер. Технические требования к компьютеру указаны в инструкции для УТМ.
  3. Подключить личный кабинет пользователя и получить сертификат для установки защищенного соединения с системой.
  4. Приобрести, установить и подключить оборудование для передачи всех необходимых данных в систему онлайн.
  5. Приобрести и установить «1С:УНФ» — программу, которая совместима с ЕГАИС.

Взаимодействие между поставщиками и получателями, продавцами и покупателями алкоголя.

Поставщик → получатель

Поставщик алкоголя (производитель, импортер или оптовик) отправляет продукцию получателю (розничному магазину, ресторану, кафе, компании-посреднику). При этом поставщик фиксирует расходные накладные в ЕГАИС, а получатель загружает их через Универсальный транспортный модуль.

По факту получения продукции получатель может:

  • принять накладную, если факт полностью ей соответствует. В этом случае он создает и отправляет в систему акт подтверждения ТТН;
  • отклонить накладную, если факт ей не соответствует, товар не пришел или есть иные причины для отклонения. В этом случае он отправляет в систему отказ ТТН;
  • сформировать акт расхождений, если обнаружена недостача или избыток по сравнению с накладной, но товар принимается.

Важно! Все накладные и акты, подтверждения и отказы строго фиксируются в хранилище ЕГАИС. ФСРАР обрабатывает все поступающие документы и через УТМ возвращает отправителю квитанции о фиксации данных в системе. Это позволяет поддерживать порядок при поставках алкогольной продукции и избежать спорных ситуаций между поставщиками и получателями.

Продавец → покупатель

На каждой бутылке алкоголя содержится двумерный штрих-код с информацией о наименовании, производителе, лицензии, дате розлива напитка и другие уникальные характеристики. При продаже алкогольной продукции в розничном магазине:

  1. Кассир считывает линейный штриховой код EAN-13 и двумерный штриховой код PDF-417 c ФСМ/АМ на бутылке, после чего товар добавляется в чек.
  2. Кассовое ПО генерирует xml-файл с информацией о продаваемой алкогольной продукцией и отправляет его в УТМ. Модуль формирует квитанцию и возвращает ее в кассу.
  3. Происходит закрытие чека с печатью на нем QR-кода алкогольной продукции. Покупатель может легко проверить легальность купленного алкоголя, считав QR-код с чека.

Используйте простую и эффективную программу от «1С» при реализации алкоголя.

Для учета алкогольной продукции при розничной продаже, помимо перечисленного оборудования, потребуется специальная программа для передачи данных в систему. Такой программой является «1С:Управление небольшой фирмой», с помощью которой торговые точки, заведения общепита и фирмы, реализующие алкогольную и спиртосодержащую продукцию в розницу, смогут оперативно передавать все необходимые данные в систему. Обратите внимание: «1С:УНФ» может использоваться только для продажи алкогольной продукции и не подходит для ее производителей.

«1С:УНФ» позволяет:

  • подключать Универсальный транспортный модуль (УТМ);
  • сопоставлять информацию в базах данных «1С:УНФ» и ЕГАИС;
  • получать товарно-транспортные накладные (ТТН) из системы;
  • подтверждать закупку и отправку данных о продажах;
  • автоматически заполнять журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Внимание! На странице наиболее частых вопросов по ЕГАИС вы сможете найти дополнительную важную информацию по работе с системой: сроки подключения, штрафы, необходимое оборудование, проверка документов и прочие аспекты, которые необходимо знать при реализации алкогольной продукции.