Версия для печати Поиск
Главная Публикации в прессе

"1С:Предприятие 8" в санаторно-курортных учреждениях

М. Петрова / "Финансовая газета" / № 51 / декабрь / 2010

Для автоматизации отделов бронирования и размещения отдыхающих фирма "КомпасПлюс" (1С:Франчайзи, г. Пятигорск) разработала на платформе "1С:Предприятие 8" прикладное решение "КомпасПлюс: Регистратура санатория". При разработке программного продукта был проанализирован и учтен опыт, полученный при автоматизации более 20 санаториев Кавказских Минеральных Вод.

Решение позволяет автоматизировать учет номерного фонда, процедуру предварительного бронирования, в том числе группового с заездом по графику, а также расселение отдыхающих. Значительно облегчают работу с программой сервисы, позволяющие получать графическое представление занятости номерного фонда, а также выполнять автоподбор номеров. Рассмотрим некоторые возможности прикладного решения более подробно.

Автоматизация отдела маркетинга

В функции отдела маркетинга входят бронирование номеров и формирование счетов на оплату для частных лиц, коммерческих и бюджетных организаций, туристических фирм, а также дилеров-распространителей путевок. Кроме того, отдел маркетинга составляет графики заезда отдыхающих и контролирует во избежание перегрузки занятость номерного фонда.

Бронирование номеров выполняется с помощью документа "Заявка на бронь", в котором определяются сроки заезда и категория выбранной услуги, например одноместный или двухместный номер и т.д. В документе также указываются сведения о заказчике и отдыхающих, фиксируется категория заказчика – "Бюджет", "Хозрасчет", "Дилер" и другие данные.

Для оптимизации работы специалиста отдела маркетинга используется форма "Диаграмма занятости номеров", в которой графически отображается занятость всех номеров по дням в выбранном периоде в разрезе корпусов, этажей и категорий. Кроме того, ускорить работу позволяет механизм группового бронирования, предусмотренный в документе "График", а также автоматический подбор номеров. При автоподборе номеров учитываются такие параметры, как срок заезда, категория услуги, пол и возраст отдыхающего, наличие или отсутствие согласия отдыхающего на подселение. В процессе автоподбора система позволяет минимизировать количество номеров, которые остаются свободными между заездами.

В системе реализован механизм для автоматического снятия "просроченной" брони, заезд по которой не состоялся на заданную дату. При этом снятие брони выполняется по правилам, которые определены в настройках для каждой категории заказчиков.

Для формирования счетов на оплату предназначен документ "Счет". Программа предусматривает создание как счета на основании документа бронирования, так и документ бронирования на основании счета. Отражение в системе планируемой занятости номерного фонда для иных целей, например для ремонта, размещения командированных сотрудников, выполняется с помощью документа "Прочая занятость номеров".

Получить информацию о существующей брони в разнообразных разрезах позволяет универсальный отчет по забронированным номерам, созданный с использованием гибкой системы компоновки данных платформы "1С:Предприятие 8".

Автоматизация регистратуры

Факт заезда отдыхающего в санаторий фиксируется в системе посредством документа "Регистрация отдыхающего", в котором указываются даты планового и фактического заезда, а также предполагаемого выезда, категория услуги, сведения о плательщике и отдыхающем. В случае заезда по брони документ "Регистрация отдыхающего" можно создать на основании документа "Заявка на бронь".

Использование общих механизмов по учету номерного фонда позволяет контролировать занятость номеров и заселять отдыхающего непосредственно в забронированный номер. Возможна ситуация, в которой отдыхающего заселяют в номер, который забронирован для другого клиента. В этом случае система обеспечивает поиск аналогичного номера среди свободных и перенос брони клиента на найденный номер.

В прикладном решении предусмотрена возможность учета гостиничных услуг, в том числе почасового проживания, а также услуг питания – "Завтрак", "Обед", "Ужин" и "Дополнительное VIP-питание".

Для изменения срока или условий проживания используется документ "Заявление", который позволяет оформить такие операции, как переселение, продление путевки, досрочный отъезд, временная отлучка и восстановление проживания после отлучки. Расчет сумм доплаты или возврата в документе выполняется автоматически. Предусмотрено корректное отражение ситуаций, в которых путевку оплачивает организация, а доплату осуществляет отдыхающий. Программа позволяет оформлять и получение оплаты за путевку от нескольких плательщиков.

С помощью универсального отчета "Список отдыхающих" можно получить информацию об отдыхающих, которые заехали, выехали или проживали в указанном периоде в различных разрезах. Отчет можно сформировать, например, в виде обычного журнала регистрации отдыхающих или ведомости заездов по контрагентам. Можно также получить список детей отдыхающих, именинников, сводные отчеты по регионам или социальным статусам и т.д. В отчетах "Сводка и движения" и "Табель" представлена информация о движении отдыхающих по дням в указанном месяце, а также о проведенных койко-днях.

Учет реализации услуг

Для получения сведений о реализованных услугах в суммовом выражении применяется "Сводный отчет по реализации услуг". Заметим, что достаточно часто даты заезда и выезда отдыхающего по путевке попадают в разные налоговые периоды. В то же время при учете услуг необходимо исходить из количества койко-дней, фактически предоставленных отдыхающему в данном периоде. Это означает, что часть койко-дней по "переходящей" путевке будет относиться к одному периоду, а другая часть дней – к последующему. В "Сводном отчете по реализации услуг" предусмотрено разделение "переходящих" путевок по периодам, ведется подсчет койко-дней, которые были фактически реализованы в каждом периоде. Данный отчет также является универсальным и формируется во многих разрезах.

Предусмотренная в программе выгрузка данных в прикладное решение "1С:Бухгалтерия предприятия 8" позволяет отразить в бухгалтерском учете фактическую реализацию услуг, а также списать использованные бланки строгой отчетности.

Учет в санатории "Лесной"

Санаторий "Лесной" (пос. Иноземцево, Ставропольский край), основанный в 1992 г., располагается у подножья горы Бештау в одном из живописных мест Кавказских Минеральных Вод. В 2009 г. в связи с увеличением количества отдыхающих в учреждении появилась необходимость в автоматизации учета номерного фонда.

Программа, которая использовалась в санатории на тот момент, позволяла автоматизировать выписку документов для отдыхающих, а также сформировать необходимые отчеты. В то же время она была недостаточно приспособлена для работы с большим количеством заявок на бронирование, которые поступали от туристических фирм.

Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в учреждении использовалось прикладное решение "1С:Бухгалтерия 8" на платформе "1С:Предприятие 8". Поэтому руководство приняло решение об автоматизации отделов маркетинга и размещения с помощью программного продукта также на этой платформе.

Внедрение прикладного решения "КомпасПлюс:Регистратура санатория" в санатории "Лесной" было выполнено специалистами фирмы "КомпасПлюс".

Бронирование номеров в учреждении имеет свои особенности. В рамках сотрудничества с туристическими фирмами санаторий выделяет им некоторую квоту номеров. Номера, которые вошли в квоту, считаются забронированными на срок, определенный в договоре с туристической фирмой. В случае если за 14 дней до заезда заявка на бронирование от туристической фирмы отсутствует, то квота должна автоматически аннулироваться. После этого услуги по поселению в такие номера становятся доступны отделу маркетинга для реализации. Для отражения этой особенности в системе создана специальная категория заказчика "Квоты турфирмам", для которой настроены свои правила автоматического снятия брони – за 14 дней до заезда. При подтверждении бронирования выполняется переоформление заказчиков в другие категории.

Другой особенностью учреждения является учет времени заезда по гостиничным правилам, при этом расчетный час назначен на 8.00 утра. Это создавало некоторые проблемы при выезде отдыхающего, который происходил, как правило, позже расчетного часа. Для отражения этой особенности система была настроена таким образом, чтобы время выезда учитывалось по факту, но "лишний" день, а именно день выезда, при этом не засчитывался. В системе также реализован отчет, позволяющий рассчитать количество приемов пищи, которые посетил отдыхающий. Расчет производится на основании данных о фактическом времени, проведенном в санатории с учетом расписания работы столовой. Универсальные отчеты системы позволяют получать практически все формы, которыми раньше пользовались сотрудники.

Решение "КомпасПлюс:Регистратура санатория" получило от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".

М. Петрова
1С:Франчайзи "КомпасПлюс"
Контактный телефон (8793) 32-89-10


Публикации по тематике: