Версия для печати Поиск
Главная Публикации в прессе

"1С:Предприятие 8" для учета работы автотранспорта

И. Муфтеев / "Финансовая газета" / № 12 / март / 2010

Учет работы автотранспорта является важной составляющей хозяйственной деятельности предприятия. На многих предприятиях данный учет ведется вручную или с помощью разрозненных программных продуктов. При большом количестве информации такая организация учета становится малоэффективной и неудобной для оперативного контроля работы автотранспорта, учета выработки водителей и списания горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Для организации оперативного учета работы автотранспорта компания "РеспектСофт Прикладные решения" (1С:Франчайзи, г. Уфа) предлагает прикладное решение "Респект:Учет путевых листов и ГСМ". Данный программный продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8" и позволяет автоматизировать контур учета горюче-смазочных материалов, контур учета работы автотранспорта, а также учет работы водителей. Программа предназначена для совместного использования с типовым прикладным решением "1С:Бухгалтерия 8".

Учет автотранспортного парка

Работа с программой начинается с ввода данных об автотранспорте предприятия и другой связанной информации. Структура карточки учета автотранспорта позволяет ввести все ключевые данные, необходимые для учета его работы.

Для удобства и упрощения работы в программу введены Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.08 г. № АМ-23-р. Эти нормы можно использовать при вводе в карточку учета автомобиля информации о норме расхода топлива.

Маршруты следования

Для учета регулярно выполняемых заданий в программе предусмотрен справочник предопределенных маршрутов. Реализована возможность создавать составный маршрут с помощью комбинации нескольких простых. Ввод плановых данных о пробеге облегчает контроль за отклонением фактических показателей от плановых. Информация о расстояниях между объектами по пути следования в дальнейшем автоматически проставляется в путевой лист.

Указанные механизмы позволяют значительно сокращать потери времени оператора при формировании данных о пробеге автотранспорта и исключать вероятность появления ошибок при вводе данных.

Нормирование расхода ГСМ

Расход ГСМ при эксплуатации автотранспорта в значительной степени зависит от территориальных и климатических условий. В связи с этим в программе предусмотрено использование поправочных коэффициентов для норм расхода топлива, учитывающих местные условия эксплуатации, указанных в распоряжении Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.08 г. № АМ-23-р. Это, например, "Сезонный климатический коэффициент", "Коэффициенты, применяемые для населенных пунктов с численностью от 250 тыс. до 3 млн и выше человек", "Коэффициент высоты дороги над уровнем моря", "Коэффициент класса дороги" и т.д.

Поправочные коэффициенты можно указать как для предприятия в целом, так и для отдельно взятых подразделений или автомобилей. При этом для коэффициентов можно указать периоды, в течение которых они будут использоваться. В дальнейшем программа автоматически будет применять для расчетов именно те значения поправочных коэффициентов, которые соответствуют указанному периоду.

Выписка путевых листов

Ключевым документом учета в программе является "Путевой лист". С помощью данного документа регистрируются время работы автотранспорта и водителя, пробег автотранспорта, расход топлива, а также полезная работа по перевозке грузов.

Предусмотрен вывод на печать путевых листов по ф. № 3, № 4-С и № 4-П. При наличии в "Путевом листе" ссылок на накладные по реализации товаров становится возможен вывод на печать товарно-транспортной накладной по ф. № 1-Т.

Формирование бухгалтерских проводок

Подсистема учета путевых листов и ГСМ интегрирована в типовое прикладное решение "1С:Бухгалтерия 8", что позволяет исключить операции по переносу данных между разными системами, связанные с этим потери времени, а также вероятные потери данных.

Для списания ГСМ в бухгалтерском учете используются два документа: "Списание ГСМ" и "Требование-накладная" – документ прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8". 

Документ "Списание ГСМ" используется в качестве инструмента отбора путевых листов в заданном периоде, для которых необходимо выполнить списание. Гибкий инструмент фильтрации по периоду работы, подразделениям и другим показателям дает возможность пользователю самостоятельно определить характер и объем списания ГСМ.

На основании документа "Списание ГСМ" формируется документ "Требование-накладная", при проведении которого формируются проводки по списанию ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете.

Аналитические отчеты

Для анализа информации в различных разрезах в программе применяются разнообразные аналитические отчеты. С помощью отчетов "Ведомость по остаткам ГСМ", "Поступление ГСМ" и "Списание ГСМ" можно получить всю необходимую информацию о движении горюче-смазочных материалов на предприятии в разрезе автотранспорта, водителей, видов топлива и других параметров.

Данные о пробеге автотранспорта, выработке водителей и грузоперевозках можно получить с помощью отчетов "Ведомость по пробегу автотранспорта", "Ведомость по выработке автотранспорта" и "Ведомость по выработке водителей". При этом информация может быть представлена не только в разрезе водителей и автотранспорта, но и в разрезе практически любого параметра путевого листа.

В программе также предусмотрено формирование "Журнала учета движения путевых листов" по ф. № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78.

Эффект от использования

Программный продукт "Респект:Учет путевых листов и ГСМ" предназначен для транспортных, логистических и бухгалтерских служб предприятия, а также для всех подразделений, связанных с учетом работы автотранспорта.

Сегодня прикладное решение "Респект:Учет путевых листов и ГСМ" успешно эксплуатируется на десятках предприятий России различной отраслевой принадлежности и величины – от малых предприятий до крупных холдингов: "ЦТО Торго", "Оскольская бумажная компания", "Мурманский морской торговый порт", "Алмазгидроспецстрой", Министерство внутренних дел Республики Татарстан, "СМУ-56", "Кромской маслодельный завод", "Флора и Дизайн" и др.

Простота прикладного решения позволяет быстро приступить к работе с ним. На практике сотрудники многих предприятий начинают пользоваться программой самостоятельно без привлечения ИТ-специалистов.

По оценке пользователей, внедрение программы приводит к увеличению скорости обработки информации и упрощению учета путевых листов и ГСМ.

Для работы с программой "Респект:Учет путевых листов и ГСМ" необходимо наличие прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8".

Прикладное решение "Респект:Учет путевых листов и ГСМ" получило от фирмы "1С" сертификат "1С:Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".

И. Муфтеев
1С:Франчайзи "РеспектСофт Прикладные решения"
Контактный телефон (347) 298-13-33


Публикации по тематике: