Версия для печати Поиск
Главная Публикации в прессе

"1С:Предприятие 8" в университете потребительской кооперации

М. Королев / Финансовая газета / № 51 / декабрь 2009

В Белгородском университете потребительской кооперации (г. Белгород), основанном в 1978 г., в настоящее время обучаются с учетом всех форм обучения около 23 тыс. студентов. Сегодня студентам учебного заведения доступно получение высшего профессионального образования по 22 специальностям и 34 специализациям. В вузе также действуют программы среднего профессионального образования по 10 специальностям. Кроме того, университет занимается переподготовкой и повышением квалификации руководящих работников и специалистов, а также подготовкой научно-педагогических кадров, имеет 8 филиалов.

Для ведения оперативного учета в университете некоторое время использовали электронные таблицы. В связи с ростом количества студентов, который сопровождался увеличением объема обрабатываемой информации, службы вуза начали испытывать потребность в полноценной автоматизации работы приемной комиссии, а также участков учета оплаты за обучение и оплаты за общежитие.

Работы по проекту автоматизации были поручены специалистам компании "Матрица" (партнер фирмы "1С", г. Белгород).

В университете для ведения бухгалтерского и налогового учета в течение ряда лет применялось типовое прикладное решение "1С:Бухгалтерия 8".

Для выполнения проекта автоматизации специалисты компании "Матрица" предложили использовать программу "Матрица. ВУЗ: Учет взаиморасчетов за обучение 8" на платформе "1С:Предприятие 8". Данный программный продукт является дополнением к решению "1С:Бухгалтерия 8" и предназначен для автоматизации расчетов со студентами высших и средних учебных заведений.

Автоматизация приемной комиссии

Подсистема "Приемная комиссия" обеспечивает хранение в системе данных об абитуриентах. Она позволяет вести учет результатов Единого государственного экзамена, а также составлять отчеты о результатах сдачи вступительных экзаменов, итоговых отчетов о работе приемной комиссии и т.д.

Реализована возможность проводить анализ результата экзаменов, которая включает оценку контингента студентов по различным критериям и сравнение по годам. Предусмотрено формирование рейтингов школ, в которых обучались абитуриенты, и населенных пунктов, в которых они проживают. На основе этой информации более целенаправленно проводится работа по привлечению абитуриентов в университет со школьниками выпускных классов. Анализ знаний позволяет также более эффективно организовать подготовительные курсы.

Учет оплаты за обучение

Подсистема "Учет оплаты за обучение" обеспечивает ввод и хранение информации о студентах, филиалах учебного заведения, факультетах, специальностях, формах обучения и др.

Зачисление абитуриентов в состав студентов университета выполняется с помощью документа "Приказ". Этот документ используется также для указания стоимости обучения и регистрации различных событий в учебной жизни студентов – "перевод на курс", "изменение специальности (формы обучения)", "академический отпуск", "окончание обучения" и "отчисление".

При оформлении "Договора на оказание образовательных услуг" в качестве плательщика можно указать студента, одного из родителей, предприятие и т.д. В программе предусмотрено автоматическое формирование заявлений, договоров на обучение, дополнительных соглашений и других документов в формате редактора MS Word. В комплект поставки входит несколько шаблонов для создания стандартного набора документов, который при необходимости может быть расширен пользователями.

Реализован учет как основных, так и дополнительных образовательных услуг, таких, например, как обучение на курсах повышения квалификации, обучение дополнительной специальности, углубленный курс иностранного языка и т.д.
В системе можно использовать не­ограниченное количество тарифов, включая индивидуальные и льготные. Тариф на обучение действует в течение заданного периода. При этом назначение и корректировка тарифа выполняются только на основании приказа.

Расчет стоимости образовательных услуг выполняется в программе автоматически. Автоматически выполняется и расчет предполагаемого дохода от оказания образовательных услуг в будущем периоде.
В программе ведется учет взаиморасчетов. При начислении оплаты за обучение и регистрации факта оплаты в системе формируются бухгалтерские проводки. В случае перевода или отчисления студента реализовано формирование сторно-проводок.

Для получения разнообразной информации в программе используются отчеты – "Задолженность за обучение", "Лицевой счет студента", "Взаиморасчеты по оплате за обучение", "Списки академических групп" и т.д.

Учет оплаты за общежитие

Подсистема "Учет оплаты за общежитие" позволяет формировать ордера на размещение в общежитии и приказы об отселении. Предусмотрен расчет стоимости проживания физических лиц, которые прибыли в командировку или для обучения на курсах.

Данные, накопленные в информационной базе, представляют ценность и необходимы для составления учебных планов, графиков учебного процесса, определения плановой учебной нагрузки по факультетам и кафедрам и т.д. В связи этим в программе реализован обмен данными с информационными системами деканатов и кафедр.

Результат внедрения

Внедрение системы обеспечило выполнение основных задач автоматизации. Повысились точность информации и оперативность ее предоставления руководству университета. Прекращено ведение учета в электронных таблицах и, следовательно, исключена необходимость в обмене данными между электронными таблицами и программой "1С:Бухгалтерия 8". Уменьшились затраты времени, необходимые для ввода и обработки данных. Отчет о контингенте обучающихся, например, теперь представляется руководству по первому требованию и содержит всю необходимую информацию с детализацией в нужных разрезах. До внедрения системы данный отчет формировался в течение нескольких дней, при этом отклонение значений представленных данных от фактических могло составлять до 10%.

Система предоставляет возможности для анализа экономической эффективности работы филиалов, факультетов и обучения различным специальностям. Это позволяет оптимизировать ценовую политику, обеспечить более равномерное поступление денежных средств, а также учесть региональные особенности филиалов.

Полностью устранены причины для претензий студентов по взаиморасчетам. Каждый студент теперь может получить расчетный листок с информацией о всех поступлениях и списаниях денежных средств за любой период обучения с расшифровкой причин, со ссылкой на приказы и установленные тарифы. Устранено дублирование информации при регистрации приема студентов, а также при оформлении оплаты за обучение в кассе или через банк.

Для работы с программой "Матрица: ВУЗ. Учет взаиморасчетов за обучение 8" необходимо наличие прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8". Решение "Матрица: ВУЗ. Учет взаиморасчетов за обучение 8" получило от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".

М. Королев
1С:Партнер "Матрица"
Контактный телефон (4722) 52-87-11


Публикации по тематике: