Версия для печати Поиск
Главная Публикации в прессе

Отражение товарооборота в учетной модели

А.Окунев / "Финансовая газета" (Региональный выпуск), №№ 1-2, январь, 2007

В каждой торговой или производственной компании есть склад, на котором хранятся товары и материалы, и очень часто бывает, что контроль и учет на этом складе оставляют желать лучшего.

Директор в очередной раз вызывает к себе программиста, оператора базы данных и кладовщика и пытается понять, почему никто в компании не знает складских остатков. Менеджер смотрит в отчеты по складским остаткам, сформированные в базе данных, и понимает, что они не соответствуют действительности. Кладовщик проводит инвентаризацию и подтверждает это печальное несовпадение. Знакомая ситуация – не правда ли? Руководитель должен понять, кто виноват – люди или программа. Поставив вопрос таким образом, мы уже делаем ошибку. Истина как всегда где-то посередине.

Итак, рассмотрим методологию складского учета, требования к системам учета, а также взаимодействие сотрудников компании между собой и программой учета. Попробуем разобраться, как должна выглядеть программа, которая корректно отражала бы состояние склада и позволяла видеть товарооборот компании. Для полноты охвата картины приведем варианты ведения складского учета в компаниях разного уровня.

Первый и самый простой вариант, когда мы имеем небольшой склад в небольшой компании с ограниченным ассортиментом порядка 100 позиций. При этом делаем допущение, что товары поступают и убывают со склада только с сопроводительными документами - приходными и расходными накладными. В этом случае мы имеем следующую модель учета (рис. 1). Поступление товара на склад сопровождается накладными, которые принимаются и проверяются логистом. Менеджер по продажам ведет торговлю согласно складским остаткам, формируя накладные на реализацию.

Рис. 1. Модель упрощенного складского учета

В данном случае для автоматизации участка склада, как правило, не требуется значительных усилий - достаточно корректной регистрации первичных документов на поступление и списание логистом и менеджером по продажам. Можно использовать любую программу, в которой есть приходная и расходная накладная и механизм, позволяющий рассчитывать складские остатки. Кроме того, неплохо было бы предусмотреть документы, позволяющие фиксировать отклонения между реальными остатками на складе и остатками, отраженными в базе данных, т.е. раз в неделю или месяц пересчитывать товар на складе и фиксировать расхождения, если они имеются. Для приведения данных в базе в соответствие с действительностью излишек товара приходуется и недостача списывается:

  • инвентаризация позволяет зафиксировать расхождение учетных данных с фактом;
  • оприходование обеспечивает учет обнаруженного на складе излишка товара;
  • при списании фиксируется недостача.

Итак, с документами, с помощью которых фиксируется движение товаров, мы разобрались. Количество товара можно всегда сосчитать и при необходимости откорректировать расхождения. Все данные о товарообороте на складе можно свести в табл. 1.

Таблица 1. Учет товара

Документ

Товар

Количество

Поступление товара № 1 от 01.02.06. г

Т1

+10

Поступление товара № 2 от 2.02.06 г.

Т1

+5

Реализация товара № 1 от 2.02.06 г.

Т1

-7

Просуммировав колонку «Количество» по каждому товару, мы получим его остаток.

Однако рассмотренная модель слишком упрощена. Например, нас интересует не только количество товара, но и его себестоимость. Это нужно хотя бы для того, чтобы не торговать в убыток, т.е. необходимо хранить информацию о том, на какую сумму хранится товар на складе и по какой себестоимости мы его продаем. Добавим колонку «Сумма» в табл. 1 (табл. 2).

Таблица 2

Документ

Товар

Количество

Сумма

Поступление товара № 1 от 1.02.06 г.

Т1

+10

+100

Поступление товара № 2 от 2.02.06 г.

Т1

+5

+20

Реализация товара № 1 от 2.02.06 г.

Т1

-7

?

В колонку «Сумма» при поступлении следует записывать стоимость всей партии принятого товара, а не цену за его единицу, в противном случае будет сложно получить корректную итоговую сумму по этой колонке. Таким образом, по колонке «Сумма» можно определить, на какую сумму хранится товар на складе. Но чтобы рассчитать стоимость товара на складе, при списании нужно установить сумму, на которую уменьшается его суммовой остаток, а для этого можно использовать одну из трех методик: FIFO, LIFO или «по среднему». Рассмотрим их.

Чтобы рассчитывать себестоимость отгружаемого товара, используя метод «по среднему», то на момент отгрузки необходимо определить остаток товара по колонкам «Количество» и «Сумма». Себестоимость списываемого товара рассчитывается по формуле:

Себестоимость =

Сумма (остаток товара)

х Количество (реализации).

Количество (остаток товара)

В нашем случае для товара Т1 себестоимость «по среднему» будет равна (табл. 3):

Себестоимость =

120

х 7 = 56.

15

Таблица 3

Документ

Товар

Количество

Сумма

Поступление товара № 1 от 1.02.06 г.

Т1

+10

+100

Поступление товара № 2 от 2.02.06 г.

Т1

+5

+20

Реализация товара № 1 от 2.02.06 г.

Т1

-7

-56

При методах FIFO и LIFO используется принцип партионного учета. Каждое поступление товара считается партией. Для каждой партии ведется учет себестоимости. В момент реализации товара стоимость списывается в разрезе партий.

Метод FIFO (First Input First Output – первый пришел первый ушел) подразумевает, что первой списывается более раннее поступление товара (табл. 4). Добавим колонку «Партия» в табл. 3 и рассчитаем.

Таблица 4

Документ

Партия

Товар

Количество

Сумма

Поступление товара №1 от 1.02.06 г.

№1

Т1

+10

+100

Поступление товара №2 от 2.02.06 г.

№2

Т1

+5

+20

Реализация товара №1 от 2.02.06 г.

№1

Т1

-7

-100/10 х 7= -70

Метод LIFO (Last Input First Output – последний пришел первый ушел) предполагает, что первой списывается более позднее поступление товара (табл. 5).

Таблица 5

Документ

Партия

Товар

Количество

Сумма

Поступление товара № 1 от 1.02.06 г.

№ 1

Т1

+10

+100

Поступление товара № 2 от 2.02.06 г.

№ 2

Т1

+5

+20

Реализация товара № 1 от 2.02.06 г.

№ 2

Т1

-5

-20

Реализация товара № 2 от 2.02.06г.

№ 1

Т1

-2

-100/10 х 2= -20

Как можно заметить, количество списываемого товара во всех примерах одинаковое, а себестоимость разная. Однако во всех случаях, когда весь товар, поступивший на склад, будет списан, его стоимость тоже будет равна нулю. Методы позволяют просто регламентировать способ списания себестоимости товара со склада, но если их не использовать, то мы никогда не узнаем, какая реальная прибыль была получена.

Итак, для небольшой компании следует выбрать готовый программный продукт, который бы обеспечил ведение описанной выше модели учета и сопровождающего ее документооборота и расчет себестоимости.

Данные требования могут удовлетворить следующие программы семейства «1С:Предприятие»: «1С:Предприятие 7.7. Аспект», «1С:Предприятие 7.7. Торговля и склад», «1С: Бухгалтерия 7.7», «1С:Предприятие 7.7. Производство+Услуги+Бухгалтерия», «1С:Предприятие 7.7. Комплексная конфигурация», «1С: Бухгалтерия 8.0». Однако следует отметить, что «1С: Бухгалтерия 7.7» дает возможность рассчитывать себестоимость только «по среднему».

Со временем компания расширяется, и руководитель с каждой инвентаризацией начинает понимать, что расхождения между учетным и фактическим количеством товаров на складе непомерно большое. Дело дошло до того, что менеджер уже не может опираться в своих сделках на отчет по складским остаткам в базе данных. Возникает вопрос: почему модель складского учета и программа, ее реализующая, не работают.

Причин может быть несколько: во-первых, поступление товаров на склад без сопроводительных документов, во-вторых, расхождение между сопроводительными документами на поступление - реализация и фактические отгрузки. Например, поставщик может доставлять товар несколькими партиями с интервалами в несколько дней и оформлять на него одну общую накладную. Менеджер может выписать одну накладную на товар, который будет забираться со склада в несколько этапов, вследствие его дефицита на складе. При этом он вынужден выписывать одну накладную сразу на весь товар, чтобы удовлетворить требования клиента и закрыть взаиморасчеты по бухгалтерской отчетности.

Фактически товарные накладные перестают быть сопроводительными документами и становятся документами на передачу права собственности. В этом случае для корректного отражения товарооборота вводятся дополнительные внутренние складские документы, т.е. все операции приема и отпуска со склада сопровождаются ордерами прихода и расхода товаров. Модель складского учета будет выглядеть, как показано на рис. 2.

 

Рис. 2. Модель ордерного складского учета

В данной модели склад включается в документооборот компании и формирует собственные документы. Из этого следует, что необходимо автоматизировать учет на складе.

Ордерные складские документы должны быть простые и связаны с остальным документооборотом компании.

Приходный ордер должен содержать ссылку на того, от кого принят товар, перечень товаров и их количество. Он может отражать следующие виды операций:

  • поступление от поставщика;
  • поступление от подотчетного лица (в случае, когда сотрудник компании покупает что-то за наличный расчет);
  • возврат от покупателя;
  • поступление в результате перемещения с другого склада.

В расходном ордере должны быть ссылки на основание для отгрузки, перечень товаров и их количество. Он может отражать следующие виды операций:

  • отгрузка покупателю;
  • поступление от подотчетного лица (в случае, когда сотрудник компании покупает что-то за наличный расчет);
  • возврат поставщику;
  • списание в результате перемещения на другой склад.

Помимо указанных документов нужно учитывать, по каким накладным на отгрузку не списан весь товар и на какие приходные ордера не оформлены сопроводительные документы. Для этого в системе должны быть соответствующие отчеты.

Фирмой «1С» разработаны следующие решения, позволяющие вести ордерный учет на складе: «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей» и «1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием». «Управление производственным предприятием» является более комплексным решением, включающим весь функционал «Управление торговлей».

Если компания выросла до таких размеров, когда знание о том, что товар есть на складе, становится неактуальным, поскольку сам склад занимает большую территорию в нескольких ангарах, в такой ситуации поиск товара может занимать довольно продолжительное время, а инвентаризация становится просто невозможна. Кладовщик не в состоянии быстро найти нужный товар. В этом случае следует принять решение о ведении складской логистики, так как необходимо внутри склада отслеживать перемещения товара между ячейками. Чтобы уменьшить временные затраты на его перемещение нужно оптимизировать хранение на складе, т.е. наиболее ходовой товар размещать в более близких ячейках.

Система учета в этом случае становится не намного сложнее, просто добавляются дополнительные таблицы, которые должны хранить информацию о нахождении товара на складе в определенной ячейке и о его перемещении по складу. Чтобы отражать товарооборот внутри склада потребуются следующие внутренние документы (рис. 3):

  • заявка на приемку товара;
  • задание на размещение товара с маршрутом, содержащим перечень складских ячеек;
  • внутрискладское перемещение для отражения перемещения товара по складу;
  • задание на отбор товара, содержащее перечень ячеек, из которых следует взять его на отгрузку;
  • сборка товара для отгрузки;
  • упаковка товара перед отгрузкой.

Рис. 3. Модель детализированной логистики склада

Сборка товара должна также включать функцию оптимизации его движения по складу и возможно подбора по партиям поступлений.

Инвентаризация на складе становится ежедневной процедурой, которая осуществляется в процессе работы. Остановить его работу для пересчета, как это было возможно в предыдущих случаях, нельзя, поэтому инвентаризация проводится в следующих вариантах:

пересчет только одной товарной позиции на складе (отгрузка по ней в этот момент блокируется);

инвентаризация в рамках одной складской зоны хранения (товарооборот в этой зоне на это время блокируется);

инвентаризация пустых ячеек (фиксируются ячейки, в которых отсутствует товар).

Чтобы системой могли пользоваться складские работники, она должна иметь простой интерфейс, возможность подключения торгового оборудования. Требования, изложенные в данной модели, реализованы в программном продукте «1С-Логистика:Управление складом», который легко встраивается в типовые решения «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей» и «1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием».

Таким образом, мы рассмотрели по степени возрастания сложности три модели складского учета (рис. 4).

Рис. 4. Три модели складского учета

На основе анализа данных моделей, можно сделать вывод, что чем больше товарооборот в компании, тем больше возникает промежуточных этапов и состояний в простых, казалось бы, операциях поступления и списания товаров на складе. Для корректного отслеживания состояний поступлений и отгрузок и истории товарооборота следует вводить специализированные внутренние документы. Для увеличения скорости работы логично эти документы формировать в базе данных и выводить для работников компании в максимально доступном виде.

Автоматизация моделей позволит уменьшить время общения между сотрудниками компании и складскими работниками, повысить производительность труда. Однако при автоматизации учета накладываются некоторые ограничения в последовательности действий сотрудников. Насколько полно отражены в модели системы возможные складские ситуации и насколько точно следуют инструкции сотрудники компании, настолько точно система «отражает» складские остатки.

Следовательно, для грамотной автоматизации склада необходимо понять, как часто возникают ситуации, которые опущены, упрощены в данной модели учета. Если упрощенная модель перестает действовать, то нужно или менять модель в сторону более сложной, или более жестко ограничить действия сотрудников, для того чтобы эти действия вписывались в правила и допущения учетной модели.

Ограничение выбора действий, конечно, делает компанию менее гибкой, однако позволяет избежать губительного процесса размышления сотрудников над вопросом «что делать?». Если модель и инструкции сотрудников продуманы заранее, то можно будет всегда иметь точные данные о состоянии склада.

А. Окунев
Компания "Софтека"


Публикации по тематике: