Версия для печати Поиск
Главная Публикации в прессе

«1C:Предприятие 8.0» для автоматизации работы с документами

В.Бакланов / "Финансовая газета", № 51, декабрь, 2006

Для автоматизации работы с внутренними документами и корреспонденцией компания «Инфоресурс» (1С:Франчайзи, г. Красноярск) разработала прикладное решение «Информационная система предприятия». Данный программный продукт реализован на платформе «1С:Предприятие 8.0» и представляет собой тиражное решение для работы с факсограммами, телефонными звонками, письмами, приказами, договорами и любыми другими документами организации. Использование программы позволяет автоматизировать, организовать и упорядочить обработку документов и различных событий, автоматизировать деятельность руководителя, секретаря, отдела делопроизводства, диспетчера производственных заказов и других работников организации.

Хранение документов и справочной информации

Основными объектами учета в системе являются электронные документы, которые могут являться как электронными копиями первичных документов, так и самостоятельными документами - «Сообщением», «Задачей», «Поручением» и т.д.

В системе электронные документы размещаются в каталогах, объединенных в иерархическую структуру, что позволяет хранить отдельно документы разного вида или назначения. Назначение прав доступа к каталогам позволяет легко организовать доступ сотрудников только к тем документам, работа с которыми входит в их должностные обязанности. Работники бухгалтерии, например, работают со счетами, накладными и доверенностями, работникам отдела кадров доступны кадровые приказы, а также анкеты сотрудников и соискателей вакансий. Для работы с персональными документами у каждого пользователя системы имеется свой персональный каталог «Личные папки», доступный только ему одному. В этом каталоге расположены предопределенные папки «Входящие», «Исходящие» и «Отправленные», которые используются системой для автоматического размещения документов. Письма, полученные пользователем по электронной почте, и документы, переданные ему на рассмотрение, автоматически помещаются в папку «Входящие». В папке «Исходящие» находятся письма, подготовленные к отправке по электронной почте, и исходящие документы. Отправленные документы помещаются в папку «Отправленные».

Для хранения контактной и служебной информации о контрагентах, а также для организации отборов в списках документов и группировки информации в отчетах используется справочник «Контрагенты». Список внутренних адресов электронной почты организации хранится в справочнике «Адресная книга».

Фактически система предоставляет пользователям среду для работы с электронными документами и электронными копиями первичных документов, которая содержит возможности для организации персональных и общих библиотек, для каталогизации и классификации документов, для хранения структуры взаимосвязей и данных о состоянии документов, а также для поиска по реквизитам и содержанию.

Регистрация документов

Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.

Ввод в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы «Регистрация документа». К электронному документу прикрепляется файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный с помощью специализированной программы-редактора.

В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов. Размещение документа в календарном графике позволяет запланировать выполнение каких-либо действий или обработку документа на определенную дату и время.

После размещения в системе электронный документ становится доступен для выполнения различных операций - передача от одного пользователя к другому, размещение в очереди обработки, присоединение других документов и файлов, контроль исполнения и др.

Обработка документов

Обработка документов в системе упорядочена в соответствии с формализованными схемами бизнес-процессов организации. При регистрации документа для него назначается последовательность обхода ответственных лиц, каждое из которых выполняет то или иное действие по обработке и передает документ дальше по маршруту обхода.

Рассмотрим, например, упрощенный вариант бизнес-процесса «Формирование счета-заказа на производство изделия и передача заказа в производство». В работе с документом «Счет-заказ» последовательно участвуют менеджер отдела продаж, руководитель отдела продаж и менеджер производственного отдела. Менеджер отдела продаж отвечает за подготовку заказа и передачу его на согласование. Руководитель отдела продаж утверждает заказ или вносит в него замечания. Менеджер производственного отдела занимается формированием производственного задания на основе заказа, передает его в производство и контролирует исполнение. Движение документа даже по такому маршруту может выполняться достаточно сложным образом. На каждом этапе согласования или формирования производственного задания могут появиться замечания, вследствие которых возникает необходимость вернуть документ на доработку или выполнить повторное согласование документа с заказчиком. Но несмотря на все сложности, возникающие в процессе выполнения заказа, система позволяет в любой момент получить точную информацию о стадии работы с документом, об ответственном лице, у которого он находится в работе, а также о времени, которое потребуется для завершения работы с ним. Специальные отчеты обеспечивают контроль за процессом обработки конкретного документа, а также получение информации о состоянии работ со всеми документами.

Для особо важных первичных документов в системе предусмотрен учет по местам хранения. После регистрации первичного документа с помощью служебного документа «Перемещение» в систему вводится информация о его физическом местонахождении. Каждое последующее перемещение документа, выдача его в подотчет или возврат из подотчета, передача контрагенту, списание или ликвидация должны отражаться посредством отдельных документов «Перемещение» с указанием вида соответствующей операции.

С помощью «Отчета о хранении» можно получить общие количественные остатки документов в разрезе мест хранения, складских ячеек или подотчетных лиц, а также отследить каждый документ и его перемещение по отдельности.

Контроль исполнения

В системе предусмотрен контроль исполнения документов. Для документа, работу с которым необходимо контролировать, вводятся контрольные даты, а также информация, позволяющая проконтролировать исполнение. Получить список неисполненных заданий можно с помощью отчета «Контроль исполнения». Отчет «Анализ исполнительской деятельности» обеспечивает анализ общего состояния исполнения документов.

«Информационная система» на производственном предприятии

В июле 2006 г. продукт «Информационная система предприятия» был внедрен в группе компаний «Спецэлектромаш» для автоматизации работы сотрудников документационного отдела. Группа компаний «Спецэлектромаш» специализируется на внедрении автоматизированных систем коммерческого учета электроэнергии и выполняет поставки и монтаж электрооборудования на крупных промышленных предприятиях и на объектах электроэнергетики федерального уровня.

В результате внедрения системы автоматизировано выполнение операций по регистрации и хранению документов, формированию заданий на исполнение, рассылке предупреждений и анализу исполнения документов. Это позволило повысить производительность труда сотрудников документационного отдела и на основе анализа исполнительской дисциплины объективно оценить исполнительскую дисциплину сотрудников компании.

Сегодня в системе регистрируется около 500 документов в месяц, сформирован архив из 5000 документов, основу которого составляют внутренние организационно-распорядительные документы.

Программный продукт является конфигурацией системы программ «1С:Предприятие 8.0». Для работы с программой требуется наличие установленной платформы «1С:Предприятие 8.0».

Конфигурация «Информационная система предприятия» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие 8.0».

В. Бакланов
1С:ФРАНЧАЙЗИ "ИНФОРЕСУРС"
Контактный телефон (3912) 78-15-25


Публикации по тематике: