Версия для печати Поиск
Главная Публикации в прессе

«1С:Предприятие 8.0» в центре фототоваров и услуг

М.Голубев / "Финансовая газета", № 29, июль, 2006

Центр фототоваров и услуг «Юпитер Digital Planet» (г. Москва, Новый Арбат) занимается реализацией широкого спектра фото- и видеотехники, а также расходных материалов и аксессуаров. Кроме того, экспресс-фотолаборатория центра предлагает большое количество разнообразных услуг - печать фотографий с любых носителей информации, цифровую обработку видеоданных, реставрацию старых фотографий, сканирование изображений, множительно-переплетные работы и др.

На некотором этапе деятельности магазину «Юпитер» потребовались современные инструменты управления предприятием.

Внедрение автоматизированной системы руководство центра поручило компании «Балко ГМ» (1С:Франчайзи, г. Калининград). Система была разработана на основе прикладного решения «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей», адаптированного к особенностям работы фотоцентра.

На этапе проектирования системы фотоцентр выделил ряд частных задач, например обеспечить раздельное ведение учета товаров по секциям. Было необходимо также отразить в системе специфику организации кассовых блоков, предусмотреть контроль расхода материалов и решить ряд других задач. Помимо этого требовалось обеспечить формирование специфических аналитических отчетов.

Внедрение автоматизированной системы проходило в атмосфере тесного сотрудничества с работниками фотоцентра. Удалось не только оптимизировать бизнес-процессы в соответствии с пожеланиями заказчика, но и внести значительные коррективы в существующие механизмы управления. Важно отметить, что при этом основная идеология работы организации была сохранена.

Рассмотрим некоторые бизнес-процессы, автоматизированные в системе.

Заказы на печать фотографий

На этапе приемки заказов на печать фотографий используется штрихкодирование. После ввода в документ «Заказ на фотоуслуги» информации о заказе формируется квитанция, на которую нанесен штрихкод. После получения от заказчика квитанции менеджер считывает сканером с квитанции штрихкод и видит на экране всю информацию о данном заказе, включая номера конвертов, в которые он упакован. Использование данной технологии позволяет значительно ускорить поиск заказов.

Контроль за выполнением заказа

Совместно с программистами корпорации Konica разработан протокол обмена данными между «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей» и программой печати фотографий на лабораториях Konica DigiNIP. В результате теперь можно отслеживать состояние заказа в автоматическом или полуавтоматическом режиме.

Контроль срока выдачи заказа

Автоматизированная система позволяет выполнять мониторинг заказов и формировать предупреждение о приближении сроков их выдачи.

Продажа товара

Все кассы в магазине представляют собой «выделенные кассовые блоки». Это означает, что кассы вынесены за пределы отделов и пробивают чеки для любого из них. В системе реализован механизм работы с выделенными кассовыми блоками. Предусмотрены возможность резервирования товаров в секциях, а также автоматическое формирование заказа на доставку товара с центрального склада.

Кроме того, в части складского учета реализовано управление складскими запасами, предусмотрен анализ ликвидности товаров. Для анализа торговой деятельности предназначено большое количество аналитических отчетов.

Система учета фотоуслуг проектировалась таким образом, чтобы обеспечить легкую настройку стандартных отчетов программы «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей» для отражения информации по фотоуслугам. Наряду с типовыми отчетами автоматизированная система позволяет менеджерам формировать специализированные отчеты. Это, например, отчет «Продажи фотоуслуг по видам оплаты», «Анализ продаж услуг в разрезе характеристик услуг и параметров заказов», «Количественно-суммовая выработка сотрудников, включая санкции за брак, в разрезе параметров заказов», «Выработка цифровой лаборатории». В отчете «Анализ продаж услуг в разрезе характеристик услуг и параметров заказов» представлена информация о количестве услуг (принятых, выполненных, выданных, оплаченных) и соответствующих суммах по группам и номенклатуре за период. С помощью отчета «Выработка цифровой лаборатории» можно получить информацию о параметрах заказов, сделанных отпечатках, в том числе бракованных, с группировкой брака по причинам его возникновения.

Внедренная автоматизированная система интегрирована с основными программными продуктами, которые используются в фотоцентре. После непродолжительного обучения, включающего два дня тренинга и неделю практики, ее внедрение было завершено.

В результате проделанной работы эффективность работы фотоцентра повысилась. Все бизнес-процессы стали более прозрачными и наглядными. Теперь руководство центра может оперативно получать ценную статистическую информацию, анализировать все необходимые финансовые и количественные показатели, а также принимать важные стратегические решения не «вслепую», а в условиях абсолютной ясности, информированности и понимания ситуации. Стало намного проще принимать кадровые решения, поскольку детализация и учет результатов по каждому работнику, реализованные в системе, позволяют выделить среди них самых деятельных и перспективных.

Результаты автоматизации сказались также на покупателях. Оптимизация информационных потоков позволила значительно снизить время оформления и выдачи заказов. Раньше длительность процесса приема или выдачи заказов составляла несколько минут. Сейчас эта длительность исчисляется секундами. В фотоцентре повысилась эффективность обслуживания, исчезли очереди. Кроме того, новая система автоматизации бизнес-процессов помогает избежать ошибок персонала при работе с заказами. Электронный документооборот позволил также отказаться от бумажных пояснительных записок к заказам. Вся информация о заказе хранится в электронном виде, клиент получает на руки квитанцию со штрихкодом, с помощью которого происходит идентификация заказа.

Таким образом, в результате проделанной работы крупнейший в Европе центр фотоуслуг получил гибкий и удобный инструмент, позволяющий оперативно контролировать качество сервиса и анализировать эффективность его работы.

Дальнейшие планы по развитию автоматизированной системы предусматривают расширение ее функциональных возможностей. Планируется внедрение подсистемы оповещения клиентов по SMS и электронной почте о готовности заказа. Запланированы также реализация гибкой системы скидок и внедрение многофункциональных карт клиента. Кроме того, предполагается реализация в системе всех функциональных возможностей дополнительного программного обеспечения, которое применяется сегодня.

М. Голубев
1С:Франчайзи "Балко ГМ"
Контактный телефон (4012) 95-74-44


Публикации по тематике: