Версия для печати Поиск
Главная Методическая поддержка Книги, буклеты, статьи

"1С:Документооборот 8": автоматизация документооборота управляющей компании

Ю. Гурьянова / "Финансовая газета" / № 42 (1034) / октябрь / 2011

Управляющая компания "СОЛО" была создана в результате слияния нескольких девелоперских компаний, действовавших на рынке Санкт-Петербурга более десяти лет. Она имеет богатый опыт работы с самыми сложными объектами недвижимости и предоставляет весь спектр услуг, которые необходимы инвестору, занятому в сфере недвижимого имущества.

В процессе становления и развития в компании был накоплен большой объем положений и регламентов в виде внутренних документов. В ходе увеличения бумажного документооборота документы стали чаще теряться, контролировать сроки исполнения и согласования документов стало сложнее.

Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение о начале перехода с 1 января 2010 г. на электронный документооборот. Проект автоматизации включал две приоритетные задачи – упорядочение хранения накопленных внутренних документов, а также систематизацию входящих и исходящих документов.

После отбора среди претендентов работы по проекту были поручены специалистам группы компаний "СофтБаланс" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).

В результате выбора системы автоматизации управляющая компания "Соло" остановилась на программном продукте "1С:Документооборот 8". Основными критериями для выбора послужили функциональность решения, уверенность в платформе "1С:Предприятие 8" и положительный опыт использования других систем на базе "1С:Предприятие 8". Возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства "1С:Предприятие 8" позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.

Рассмотрим более подробно возможности прикладного решения "1С:Документооборот 8".

Возможности решения "1С:Документооборот 8"

Прикладное решение "1С:Документооборот 8" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2". Возможности этой платформы обеспечивают высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений на ее основе. Платформа "1С:Предприятие 8.2" поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе по низкоскоростным каналам связи.

Решение "1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и в коммерческих организациях. Программа является универсальной и может быть легко настроена и адаптирована согласно специфике конкретной компании.

В системе предусмотрена возможность регистрации входящих и исходящих документов в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами. Прикладное решение поддерживает сквозную генерацию регистрационных номеров документов по сложным правилам. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Для документа в системе формируется учетно-регистрационная карточка. Пользователь имеет возможность самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документов. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

Предусмотрено хранение внутренних документов в структуре папок. Это позволяет упорядочить документы и установить права сотрудников на те или иные действия с ними.

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании исключаются благодаря механизму блокировки.

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации программа позволяет настроить номенклатуру дел, или томов. В последующем номенклатура дел используется для создания новых дел (томов), а также для списания в дело исполненных документов. Каждое дело является аналогом бумажной папки, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. В программе не предусмотрено списание документов в закрытое дело.

В решении реализован учет затрат рабочего времени сотрудников на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ определяет, как правило, ответственный за нормативно-справочную информацию.

Для анализа работы с документами в программе предусмотрено большое количество разнообразных отчетов.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры. Это позволяет, например, привлечь к работе сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса. Любой документ или файл системы можно отправить по электронной почте непосредственно при работе с ней.

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д.

Работы по проекту

Внедрение решения "1С:Документооборот 8" в управляющей компании и ввод системы в эксплуатацию были выполнены в кратчайший срок – за две недели. Это стало возможно благодаря большому набору функциональных возможностей прикладного решения и его гибкости.

На первом этапе в рамках проекта автоматизации были формализованы все процессы, связанные с документооборотом компании. Затем в рамках функциональных возможностей типового решения "1С:Документооборот 8" был построен эскиз системы, а также проработана структура справочной информации. Следующий этап был посвящен разработке шаблонов бизнес-процессов "Ознакомление", "Согласование" и "Исполнение" для внутренних и внешних документов. На завершающем этапе выполнено обучение пользователей работе с системой.

Результат автоматизации

В результате внедрения решения "1С:Документооборот 8" в компании была автоматизирована большая часть задач электронного документооборота.

Работа с входящими, исходящими и внутренними документами компании теперь упорядочена. Все документы регистрируются секретариатом в единой информационной базе. Для ведения учета документов разработана классификация их видов. Присвоение документам уникальных номеров производится в соответствии с данной классификацией.

Все входящие и исходящие документы связаны в системе с отправителем или с получателем документа. Это позволяет сотрудникам быстро получить доступ ко всей переписке с выбранным корреспондентом.

Внутренние документы хранятся в иерархическом справочнике, отражающем организационную структуру компании, а также виды внутренних документов. Использование данного справочника позволило систематизировать весь архив внутренних документов.

Согласование и исполнение документов, а также ознакомление с ними сотрудников выполняются теперь по соответствующим шаблонам. Автоматизация этих бизнес-процессов привела к повышению исполнительской дисциплины. Скорость движения документов внутри компании выросла примерно на 40%, случаи их потери полностью исключены.

Наличие в решении полнотекстового поиска позволяет сотрудникам оперативно находить необходимую информацию.

В решении "1С:Документооборот 8" предусмотрена гибкая настройка прав доступа к информации. Это дало возможность разграничить доступ сотрудников к документам и задачам по нескольким параметрам, например по видам документов, грифам секретности, авторам задач, а также по принадлежности документа подразделению.

Планы компании "Соло" предусматривают увеличение количества пользователей системы, а также дальнейшее развитие бизнес-процессов. Запланировано также внедрение подсистемы учета рабочего времени для расчета затрат времени сотрудников некоторых подразделений.

Ю. Гурьянова
1С:Франчайзи "СофтБаланс"
Контактный телефон (812) 325-44-00


Смотрите также: