Версия для печати Поиск
Главная Методическая поддержка Книги, буклеты, статьи

"1С:Предприятие 8": управление корпоративными финансами в сети ресторанов

И. Архипова / "Финансовая газета" / № 37 (1029) / сентябрь / 2011

В 2003 г. одна из компаний открыла в Санкт-Петербурге первый ресторан японской кухни. Сегодня сеть ресторанов японской кухни включает более 30 заведений в Санкт-Петербурге и Москве. Каждый ресторан является отдельной бизнес-единицей, имеет свой собственный бюджет и отчитывается за расходы и доходы относительно плановых показателей перед центральным офисом компании.

В связи с развитием бизнеса к 2011 г. у компании появилась потребность в повышении эффективности планирования и использования финансовых ресурсов. Для выполнения работ по проекту автоматизации предприятию был необходим партнер, который владеет методикой организации казначейства, имеет большой опыт автоматизации бюджетирования, а также может круглосуточно оказывать консультационную поддержку.

После отбора среди претендентов работы по проекту были поручены специалистам группы компаний "СофтБаланс" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург). По результатам изучения потребностей заказчика специалисты "СофтБаланс" реализовали в прикладном решении "1С:Управление корпоративными финансами 8" на платформе "1С:Предприятие 8" тестовый пример по выборочным задачам учета. Это позволило заказчику получить представление о возможных вариантах решения наиболее критичных задач с помощью типовых возможностей программного продукта и сформулировать техническое задание на разработку информационной системы.

Рассмотрим более подробно возможности прикладного решения "1С:Управление корпоративными финансами 8".

"1С:Управление корпоративными финансами 8"

Программный продукт "1С:Управление корпоративными финансами 8" является совместной разработкой фирмы "1С" и компании "1С-Рарус" (1С:Франчайзи, г. Москва). Он предназначен для автоматизации учета и управления финансами как обособленных предприятий, так и предприятий, объединенных в группы – холдинги, конгломераты, группы компаний и т.д. Использование программы позволяет предприятию не только управлять финансами, но и заниматься среднесрочным и долгосрочным бизнес-планированием, а также бюджетированием.

В состав прикладного решения входят подсистемы "Бухгалтерский и налоговый учет", "Учет по МСФО", "Управление денежными средствами", "Учет договоров" и "Бюджетное планирование".

Подсистема "Бухгалтерский и налоговый учет" реализована на основе типового прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8" – универсальной программы массового назначения, которая используется для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, в том числе для подготовки регламентированной отчетности.

Подсистема "Учет по МСФО" предоставляет финансовым службам готовую методическую основу для ведения учета в соответствии с МСФО и может быть адаптирована к особенностям применения стандартов на конкретном предприятии.
Для автоматизации оперативного планирования движения денежных средств используется подсистема "Управление денежными средствами". В решении предусмотрена двухступенчатая схема оформления денежных операций. На первой ступени в информационной базе регистрируются намерения по изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов. Регистрация намерения выполняется с помощью ввода в информационную базу заявок на расходование, а также запланированных поступлений денежных средств. Таким образом, заявки на расходование денежных средств формируют спрос на них от подразделений предприятия. Регистрация в информационной базе факта платежа выполняется на второй ступени и приводит к изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов.

При оформлении заявки предусмотрена возможность резервирования денежных средств в указанном месте хранения – на расчетном счете или в кассе. Снятие резерва по заявке выполняется автоматически при регистрации факта платежа. Отметим, что резервированию в заявке доступны денежные средства, которые не только фактически имеются в наличии, но и запланированные к поступлению. В подсистеме реализована возможность согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств.

Для просмотра сводной информации о заявках на расходование и планируемых поступлениях денежных средств, а также для анализа возможности исполнения оперативных финансовых планов предназначен отчет "Платежный календарь".

Подсистема "Бюджетное планирование" предоставляет возможности для составления оптимальной системы финансовых и операционных планов, взаимосвязанных между собой. Данная система может включать мастер-бюджет предприятия, функциональные бюджеты и бюджеты проектов. В состав мастер-бюджета предприятия входят бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет по балансовому листу (ББЛ) и инвестиционный бюджет.

К функциональным бюджетам относятся бюджеты продаж, производства, закупок, а также бюджет прямых затрат на оплату труда и прочие бюджеты.

Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы в целях текущего или уточненного планирования, так и на более длительные периоды в рамках стратегического или укрупненного планирования.

Связь подсистемы "Управление денежными средствами" с подсистемой "Бюджетирование" обеспечивает контроль за расходованием денежных средств на предмет непревышения бюджетных показателей.

В целом подсистема "Бюджетное планирование" позволяет выполнить экономический прогноз и проконтролировать результаты деятельности предприятия. Она является средством для координации деятельности подразделений предприятия и основой для принятия решений по его развитию.

Подсистема "Учет договоров" дает возможность организовать и контролировать процессы управления деятельностью предприятия, связанные с договорными отношениями.

Работы по проекту

Работы по проекту начались с переноса данных по бухгалтерскому и налоговому учету в решение "1С:Управление корпоративными финансами 8", а также с настройки интеграции этого решения с программой для ведения оперативного учета в ресторанах.

Затем специалисты "СофтБаланс" детально проанализировали бюджеты, существующие в компании. После этого они предложили и реализовали в системе изменения в их структуре. Например, с целью получения более детальной информации по основным направлениям деятельности компании некоторые крупные статьи бюджетов были детализированы по дополнительным аналитическим разрезам. В системе была разработана и реализована структура нового бюджета – проектного. Для проектного бюджета определен список бюджетных статей, а также аналитических отчетов, необходимых для работы с ним.

Реализованы маршруты согласования и утверждения бюджетов. Установлены круг лиц и последовательность их участия в процессе согласования и утверждения.

В процессе автоматизации работы с заявками на расходование денежных средств в системе реализован полный жизненный цикл заявок с момента создания заявки и до окончательного утверждения и оплаты по ней. В целях облегчения работы сотрудников ресторанов для них разработаны правила и инструкции, регламентирующие их действия при работе с заявками и формировании финансовой отчетности. Был также проработан процесс взаимодействия центрального офиса с отдельными ресторанами.

Финансовая отчетность в системе формируется в соответствии с требованиями центральной компании и акционеров, а также с учетом пожеланий конечных пользователей.

Результат автоматизации

В результате внедрения информационной системы в компании появился инструмент, позволяющий эффективно работать с бюджетами компании. Повысилась прозрачность и управляемость финансовой системы, предусмотрены новые возможности для контроля ключевых показателей.

Взаимоотношения центрального офиса и ресторанов стали более организованными. Детальная проработка бюджетов и сопутствующей аналитики позволила предоставить сотрудникам финансовой службы широкие возможности по расшифровке бюджетных показателей, в результате возросло доверие сотрудников к получаемой информации. В системе можно вести сквозной аналитический учет в разрезе проектов – регионов и ресторанов.

Реализован автоматический контроль заявок, обеспечивающий оперативное согласование и утверждение заявок от подразделений и филиалов на расходование денежных средств. В результате автоматизации произошло перераспределение ответственности между центральным аппаратом и ресторанами.

Новая информационная система помогает руководителям и собственникам компании, а также ресторанов принимать взвешенные и обоснованные стратегические решения, основанные на максимально полной и достоверной информации о финансовом положении компании в целом, и каждого конкретного ресторана в отдельности.

И. Архипова
1С:Франчайзи "СофтБаланс"
Контактный телефон: (812) 325-44-00


Смотрите также: